Статьи о сдаче и приеме исполнительной документации, цифровизации строительства, полезном софте, решениях для ПТО и многом другом — контент, который может пригодиться.

В рамках национального проекта «Цифровая экономика» производится внедрение цифровых технологий в экономическую и социальную сферы. Более 40 регионов уже подписали НПА о переносе исполнительной документации в электронный вид. О том, как новые изменения коснутся строительных компаний, и что нужно делать уже сейчас — в статье.

Уже более 40 российских регионов подписали НПА о переносе исполнительной документации при строительстве и реконструкции объектов капитального строительства в электронный вид. Кроме требований правительства, региональные НПА включают в себя требования к обеспечению повышения квалификации кадров, которые будут управлять новыми цифровыми системами. Весь процесс регулируется распоряжением Правительства РФ 3883-р от 27.12.2021г. Кроме того, с 1 сентября в силу вступил ряд приказов Министерства строительства, позволяющих полностью перейти на ЭДО: так, приказ N 1026/пр предоставляют возможность с 1 сентября больше не хранить бумажные версии журнала работ, а полностью вести документацию в цифровых системах.

В течение нескольких лет весь госконтроль строительства полностью перейдет в цифровые системы, и региональным строителям также будет необходимо переносить всю существующую документацию в электронный вид. Именно поэтому важно начать процесс цифрового перехода уже сейчас — сформировать цифровую проектную и исполнительную документацию, чтобы в будущем избежать повторного переноса всех данных в электронный вид в гораздо большем количестве в сокращенные сроки.

В регионах есть свои особенности ведения документации, как только компания выходит из одного региона — сталкивается с тем, что в другом регионе процессы выстроены иначе, документация ведется другим образом, по другим шаблонам. Основная задача цифровой трансформации сейчас — унифицировать все документы и привести в единый цифровой вид. В этом может помочь решение Exon для строительства.

Зачем нужна цифровизация строительства

Переход на цифровые рельсы решает сразу несколько основополагающих задач. Унификация процедур упрощает взаимодействие между государственными структурами — заказчиками и подрядными/проектными организациями. Переход на исключительно электронный обмен информацией между участниками строительной области и сокращение количества процедур уменьшает срок создания ПД и ИТД, а также переводит весь документооборот в юридически значимый цифровой вид.

«Создание единой цифровой системы координат даст отрасли сокращение сроков строительства на 20% и оптимизацию расходов на закупки до 15%. В целом с помощью цифровых инструментов срок строительства сокращается до 10%», – заявил вице-премьер РФ Марат Хуснуллин.

Для регионов переход на цифровую модель ведения документации означает сокращение временного разрыва между подписанием документации и выполнением работ, простоту ведения отчетности на любом этапе строительства и повышение качества самих работ, так как контроль осуществляется легче.

Кроме возможности в реальном времени контролировать и отслеживать процессы, общие преимущества цифровизации также в сокращении расходов на формирование и хранение бумажного фонда документов, унификация и сокращение ошибок в формальном оформлении, простота восстановления и исправления документации. А такие системы как Exon позволяют еще и постоянно отслеживать изменения и автоматически собирать, и подсвечивать важную информацию из всей документации.

Так, руководитель может получать и контролировать документацию централизовано – информация о всех сроках, объемах и прогрессе хранится в Exon и доступна всем участникам строительства. Итог — большая прозрачность, лучшее планирование и результаты.

С чего начать?

Первый шаг на пути к Цифровизации строительства в компании — это переход на электронный документооборот и электронные подписи. Новое законодательство не позволяет смешанных подписей на документах, поэтому перейти на ЭДО частично не получится — можно только полностью перейти на цифровую документацию или полностью дублировать все документы — подписывать всеми сторонами и в электронном, и в бумажном виде.

Здесь ключевой момент — получение ЭЦП, которую можно оформить в ФНС по стандартным документам. Далее оформить МЧД (машиночитаемую доверенность) на сотрудника на сайте ФНС. После чего загрузить данные на платформу Exon, которая уже полностью готова к работе с электронными документами.

Дальше — цифровизация существующих процессов создания документов, ведения и согласования. Exon позволяет формировать и согласовывать документы в электронном виде, используя готовые формы актов, обеспечивает процесс электронного согласования и передает замечания исполнителю, что существенно сокращает время работы над документом

Что может Exon?

Одним из главных преимуществ использования Exon можно считать многозадачность платформы, она включает в себя формирование документов, сбор аналитических данных, ведение исполнительной документации, планирование и мониторинг работ, согласование документации и контроль качества строительных работ и автоматизирует процессы.

Автоматизация строительства с Exon дает возможность автоматического заполнения документов на основании, уже занесенных в базу. Так система сама заполняет данные в конструкторе актов из исполнительной документации, принимая на себя часть рутинной работы. Интеграция с другими системами проходит быстрее чем за 1 минуту, загрузка документации занимает буквально 2 минуты.

Цифровизация строительства с Exon ускоряет взаимодействие с государством, сокращает сроки строительства и упрощает документооборот, а также унифицирует процедуры на уровне субъектов РФ и минимизирует «цифровое неравенство» регионов в сфере строительства. Процессы согласования сокращаются до 3-х дней, до пяти раз сокращается количество ошибок по причине человеческого фактора.

Кроме прочего, Exon полностью соответствует требованиям по безопасности ФСТЭК России: гарантирует полную конфиденциальность персональных данных и цифровых подписей. Все сервера находятся исключительно на территории РФ.

Главная задача платформы — облегчить переход строительства на новые цифровые технологии безопасно и быстро, объединить всех участников строительства и помочь в унификации всех процессов без лишних ресурсозатрат.

«Exon со временем начинает менять привычный уклад на цифровую трансформацию и поможет вести компании к цифровой экономике.» — комментирует Умяров Алмас, руководитель департамента внедрения IT-решений в сфере строительства «Гаскар Групп».

В среду 19 сентября в Иркутске прошла видеоконференция по цифровизации строительства. Участники обсудили переход на ЭДО без дублирования в бумажном виде. Представители «Гаскар Групп» рассказали о платформе Exon и поделились опытом успешного внедрения решения.

Согласно новому постановлению правительства Иркутской области №580-ПП, для всех контрактов, заключенных после 1 января 2024 года организации должны обеспечить формирование и ведение документации в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.Целью мероприятия стало обсудить новую цифровую вертикаль и первые шаги в масштабной цифровизации строительства. 

Руководитель коммерческого отдела «Гаскар Групп» Александр Дергачев и специалист департамента внедрения IT в строительстве Полина Зайцева рассказали компаниям о функционале Exon и продемонстрировали возможности системы на примере реальных пилотных проектов: пока экспериментально решение внедрено на трёх предприятиях, ещё четыре — готовятся к запуску платформы.

Участники конференции активно задавали вопросы о взаимодествии через систему с подрядчиками, работу с несколькими объектами строительства и ведении журналов. Компании высоко оценили решение и готовы применять его в работе.

По результатам конференции коллеги запланировали дальнейшие шаги по цифровизации строительства в регионе. В ближайшем будущем планируются новые встречи, на которых участники обсудят отдельные вопросы по внедрению цифровых платформ.
Встреча проводилась Министерством строительства Иркутской области совместно с «Гаскар Групп» и Ассоциацией РООР СРОСБР. В конференции приняло участие более 15 компаний.

С 1 сентября 2023 вступил в силу закон об обязательном использовании МЧД — машиночитаемой доверенности. Теперь компании, в которых документооборотом занимаются несколько сотрудников, должны будут подписывать документы с помощью электронной доверенности от руководителя. Как в связи с этим изменилась работа в системе Exon, и что нужно предпринять уже сейчас, — обсуждаем в статье.

Автоматизация процессов в строительной сфере происходит на разных уровнях и этапах, начиная от планирования работ до выпуска в производство. Благодаря электронному документообороту и возможности использовать юридически значимую электронную подпись (ЭП) система Exon позволяет сокращать сроки на формирование, согласование и подписание проектной, рабочей и исполнительной документации.

*КЭП (УКЭП) — усиленная квалифицированная электронная подпись. То же самое что и ЭЦП (ЭП), только с уточнением, что подпись создана с помощью именно квалифицированного сертификата.

До 1 сентября 2023 года для подписания документации на платформе Exon использовалась ЭП, выданная на юридическое лицо. Электронная подпись позволяет:

• ускорить процесс подписания, так как вы можете сделать это из любой точки мира,
• экономить бюджет, так как нет необходимости дублировать документацию в бумажном виде,
• повысить эффективность работы, вы можете найти необходимые электронные документы подписанные ЭП за несколько секунд,
• сократить риски финансовых потерь и повысить безопасность данных.

В Exon электронная подпись используется в модулях ПИР, ИТД, Актирование и Стройконтроль для подписания проектной, рабочей, исполнительной документации и актов КС-2 и КС-3.

Для пользователей, у которых есть действующая ЭП со сроком использования до 1 сентября 2024 года, остается возможность использовать ее для подписания документации на платформе Exon.

С 1 сентября 2023 года в силу вступил Федеральный закон от 19.12.2022 № 536 об обязательном использовании Машиночитаемой доверенности (МЧД). 

Машиночитаемая доверенность — это электронный аналог бумажной доверенности в формате XML, подписанный электронной подписью руководителя компании. Альтернатива бумажной доверенности имеет юридически значимую силу и содержит информацию о доверителе, представителе и полномочиях, которые он получает.

В связи с изменениями сотрудники могут подписывать документы только при наличии ЭП физического лица и машиночитаемой доверенности от руководителя, выданной на это физическое лицо.

Облачная платформа Exon для управления строительным процессом соответствует всем федеральным законам и нормативно-правовым актам, которые регулируют строительство. Exon входит в Реестр российского ПО Минцифры России и сертифицирован ФСТЭК. Изменения в ФЗ об использовании электронной подписи также были доработаны и протестированы в системе. С 1 сентября Exon позволяет подписывать документы в связке ЭП и МЧД.

Как соответствовать новому закону

В первую очередь вам как руководителю понадобится КЭП. Квалифицированную электронную подпись можно получить в ФНС. Для этого понадобятся стандартные документы — паспорт, СНИЛС, ИНН, а также защищенная USB-флешка для записи сертификата. ЭП руководителя можно получить только лично.

Затем нужно выпустить такую же ЭП на сотрудников. Это может сделать любой удостоверяющий центр. Подать документы может компания, но для получения физлицу нужно будет также явиться лично.

Следующий шаг — МЧД на сотрудника. Всё, что нужно сделать — заполнить несколько полей на сайте ФНС и выбрать передаваемые полномочия. Если на сайте налоговой при выборе полномочий не будет подходящих вариантов, обратитесь в другие удостоверяющие организации (Контур, 1С-отчетность, Астрал и т.д.). Здесь можно указать все необходимые полномочия в свободной форме, а система передаст их на сайт налоговой автоматически.

Последний важный шаг — загрузка документов на платформу Exon. Для этого нужно загрузить УКЭП и МЧД в «Сертификаты» в профиле пользователя. Подробнее о загрузке УКЭП — здесь. Процесс загрузки МЧД идентичен и описан в этой статье.

Обязательные требования к МЧД со стороны Exon:

В первую очередь доверенность должна быть создана в формате XML и подтверждена со стороны налоговой. Персональные данные в доверенности и УКЭП подписывающего лица должны полностью совпадать. В МЧД обязательно должна присутствовать подпись руководителя.

Система проверяет следующее:

• наименование и уникальный номер доверенности,
• сведения о доверителе — для физлиц, ИП или любого другого российского и иностранного юрлица,
• сведения о представителе и его персональные данные,
• дату создания и регистрации в ФНС, а также срок действия,
• перечень полномочий с идентификаторами по классификатору,
• данные о том, в какой системе была создана доверенность до загрузки в ФНС,
• УКЭП руководителя и подписанта.

Полезные ссылки:

1. Больше о том, как загрузить сертификат УКЭП в систему Exon: https://exon.usedocs.com/article/58059
2. О том, как получить МЧД и загрузить в систему “Exon”: https://exon.usedocs.com/article/57716
3. Сайт ФНС: https://m4d.nalog.gov.ru/EMCHD/create 
4. Контур: https://kontur.ru/mchd 
5. 1С-отчетность: https://its.1c.ru/db/elreps/content/115/hdoc 

Астрал: https://astral.ru/products/astral-doverennost/

Приглашаем вас на бесплатный вебинар от команды Exon. Мы расскажем «Как легко и быстро пройти все этапы цифровизации, соответствовать законодательству РФ и получить выгоду от нововведений»

Почему нужно разобраться в этом уже сейчас?

• Активный государственный курс на цифровизацию

Минстроем разработан план по цифровизации строительства до 2025 года. Каждую неделю новые регионы подписывают постановления о ведении исполнительной документации в электронном виде.

• Времени не так много, как кажется

До 1 января 2024 всего 4 месяца! Построение цифровой вертикали это сложный, многоуровневый процесс, который займет время на понимание, внедрение, обучение и эффективное использование. Будьте тем, кто первый разберется со всеми нововведениями и получит финансовую выгоду.

• Прозрачность строительства = сокращению рисков и расходов бюджета

Ведение документации в электронном виде позволит контролировать риски, бюджет компании, сократит время на согласование и подписание, а также сэкономит рабочее время сотрудников. Оптимизируйте процессы и начните экономить уже сейчас.

Программа вебинара:

Законодательная база строительства

• Последние законы
• Нововведения
• Что такое: ИСУП, Цифровая вертикаль, ТИМ?

Цели цифровизации строительства

• Зачем и кому это нужно?
• Когда мы к этому придем?
• Как на этом заработать?

Этапы цифровизации

• С чего начать?
• Какие нужны документы? (Что для этого нужно?)
• Сколько займет времени?
• Кто поможет?

Результаты

• Кто уже перешел?
• Чего добились?

Ответы на вопросы

Спикер

Умяров Алмас Рафаэлевич

Дата время место

11.08.2023            14:00 по MSK         В любом месте

Эффект цифровизации с Exon

Экономия до 2-х месяцев на формировании исполнительной документации

Контроль безлимитного количества участников проекта онлайн

Срок согласования комплектов ИД снижен в 4 раза

Время на формирование актов ИД снижено до 1-го дня

Сокращение ошибок и человеческого фактора в 3 раза