Управление строительством
Документооборот в строительстве и его приемник ЭДО
Документооборот в строительной компании напрямую влияет на ее производительность. Отлаженный процесс обмена документами сокращает сроки сдачи работ и, как следствие, ускоряет денежные выплаты.
Все участники строительного рынка несут значительные издержки, связанные с бумажной документацией. Переход на ЭДО избавляет от большинства этих проблем. Но для начала важно понять главное — любому действию в строительстве сопутствуют ведение многостраничной документации. За 1-2 месяца при строительстве крупного завода легко может набраться 100 литровая бочка бумажных черновиков и 10 килограммов принятой и текущей документации.
Введение. Почему все так сложно
Даже самая простая работа в строительстве сопровождается пулом документации. Например, у подрядчика стоит заправленный бульдозер, чтобы приступить к земляным работам и снять верхний слой грунта. Почему стоит (а не работает)? Потому что есть определенный порядок сдачи исполнительной документации. Чтобы приступить к одному виду работ, сначала надо закрыть предыдущий. Предыдущим была вырубка деревьев и выкорчевка пней. Чтобы создать акт выполнения этой работы нужно: иметь уже согласованный проект, отрисовать план, далее заказчику необходимо зафиксировать количество выкорчеванных пней (поштучно), здесь же эти работы должен освидетельствовать технадзор, не исключен список и еще ряда ответственных лиц. Когда документ будет создан, требуется собрать все необходимые подписи и создать несколько подписанных копий этого акта. Если повезет, все нужные люди окажутся в одном месте, если всех участников удовлетворит работа и если документальная составляющая будет верна — когда все «если» сойдутся, наконец-то можно вывезти выкорчеванные пни с места и приступать к следующим работам.
Притом это лишь один акт строительной эпопеи и один пункт исполнительной документации. В это же время ведутся: общий журнал работ, журнал производства работ, журнал геодезических работ, табель, путевые листы и все это далеко не полный список, который даже не касается бухгалтерии, и все еще не предлагает удобных решений для управления строительством.
Проблемы ведения документации в строительстве
Сейчас документация ведется в бумажном виде, топорно, с множеством изменений в текущих документах из-за правок и версионности. И чаще всего большая часть документации сдается постфактум — задолго после выполнения работ. Все это приводит к высокой загрузке и тратам на отдел ПТО. Заказчик теряет реальное представление о происходящем на объекте, а подрядчик не успевает сдать закрывающую документацию и получить деньги за выполненные работы.
Документооборот сейчас
На небольших строительных объектах с одним заказчиком и подрядчиком процесс ведения документации относительно прозрачен. Для типовых задач есть стандартная документация: форма КС-2, АОСР и т.д. Но даже несмотря на это, найти общий язык не всегда просто, а если строительство предполагает множество участников — волей-неволей начинает формироваться хаос .
Лучше всего большие стройки проиллюстрирует один из самых первых примеров незаконченных объектов — Вавилонская башня. Процесс строительства величайшего строения полностью остановился из-за одного фактора: строители стали говорить на разных языках и перестали понимать друг друга.
В нашем мире это как ведение исполнительной документации: различные формы и «хотелки», множество субподрядчиков и отсутствие автоматизированной системы управления в строительстве. А отсутствие системы ведет к увеличению сроков сдачи или полной остановки строительства из-за выхода какого-нибудь важного участника проекта.
Однако, если с документацией все так долго, почему от нее нельзя отказаться? Ответить можно риторическим вопросом: «Вы бы хотели находиться в месте, которое не отвечает и половине современных требований, а на каждом этапе строительства сэкономлена значительная сумма?».
Решение: электронная документация в строительстве (ЭДО)
Единая система управления строительными проектами — программное обеспечение для мониторинга работ всех участников проекта, постановки задач, контроля временных сроков и бюджета.
Электронная подпись — если ответственное лицо «в полях» или в другом городе, он все равно сможет согласовать последнюю версию документа юридически законным способом.
Ведение строительной документации в электронном виде — сразу решает большой пласт проблем: приводит все формы документации к единому виду для всех организаций, позволяет быстро редактировать, исправлять и согласовывать, делает всю процедуру прозрачной (в любой момент можно увидеть, на ком остановился процесс, оставить комментарий или сравнить версию документа с предыдущей).
На самом деле таких условно простых функций уже достаточно, чтобы решить большее количество тяжб с документооборотом в строительстве, единственный нюанс — к этой системе должны прийти все.
Готовое решение
На рынке строительных сервисов уже есть платформы быстрого перехода для приема и сдачи документации в электронном виде. Одна из них — Exon.
Exon — это целый комплекс модулей, которые закрывают все первостепенные задачи, связанные с документооборотом:
- согласование проектно-исполнительной документации
- ведение исполнительной документации
- управление процессами стройконтроля
- планирование задач и объемов материалов
Благодаря единому сервису и объединению участников в одной среде, все работы становятся прозрачными, а согласование и ведение документации своевременным.
Документооборот в строительной компании напрямую влияет на ее производительность. Отлаженный процесс обмена документами сокращает сроки сдачи работ и, как следствие, ускоряет денежные выплаты.
Все участники строительного рынка несут значительные издержки, связанные с бумажной документацией. Переход на ЭДО избавляет от большинства этих проблем. Но для начала важно понять главное — любому действию в строительстве сопутствуют ведение многостраничной документации. За 1-2 месяца при строительстве крупного завода легко может набраться 100 литровая бочка бумажных черновиков и 10 килограммов принятой и текущей документации.
Введение. Почему все так сложно
Даже самая простая работа в строительстве сопровождается пулом документации. Например, у подрядчика стоит заправленный бульдозер, чтобы приступить к земляным работам и снять верхний слой грунта. Почему стоит (а не работает)? Потому что есть определенный порядок сдачи исполнительной документации. Чтобы приступить к одному виду работ, сначала надо закрыть предыдущий. Предыдущим была вырубка деревьев и выкорчевка пней. Чтобы создать акт выполнения этой работы нужно: иметь уже согласованный проект, отрисовать план, далее заказчику необходимо зафиксировать количество выкорчеванных пней (поштучно), здесь же эти работы должен освидетельствовать технадзор, не исключен список и еще ряда ответственных лиц. Когда документ будет создан, требуется собрать все необходимые подписи и создать несколько подписанных копий этого акта. Если повезет, все нужные люди окажутся в одном месте, если всех участников удовлетворит работа и если документальная составляющая будет верна — когда все «если» сойдутся, наконец-то можно вывезти выкорчеванные пни с места и приступать к следующим работам.
Притом это лишь один акт строительной эпопеи и один пункт исполнительной документации. В это же время ведутся: общий журнал работ, журнал производства работ, журнал геодезических работ, табель, путевые листы и все это далеко не полный список, который даже не касается бухгалтерии, и все еще не предлагает удобных решений для управления строительством.
Проблемы ведения документации в строительстве
Сейчас документация ведется в бумажном виде, топорно, с множеством изменений в текущих документах из-за правок и версионности. И чаще всего большая часть документации сдается постфактум — задолго после выполнения работ. Все это приводит к высокой загрузке и тратам на отдел ПТО. Заказчик теряет реальное представление о происходящем на объекте, а подрядчик не успевает сдать закрывающую документацию и получить деньги за выполненные работы.
Документооборот сейчас
На небольших строительных объектах с одним заказчиком и подрядчиком процесс ведения документации относительно прозрачен. Для типовых задач есть стандартная документация: форма КС-2, АОСР и т.д. Но даже несмотря на это, найти общий язык не всегда просто, а если строительство предполагает множество участников — волей-неволей начинает формироваться хаос .
Лучше всего большие стройки проиллюстрирует один из самых первых примеров незаконченных объектов — Вавилонская башня. Процесс строительства величайшего строения полностью остановился из-за одного фактора: строители стали говорить на разных языках и перестали понимать друг друга.
В нашем мире это как ведение исполнительной документации: различные формы и «хотелки», множество субподрядчиков и отсутствие автоматизированной системы управления в строительстве. А отсутствие системы ведет к увеличению сроков сдачи или полной остановки строительства из-за выхода какого-нибудь важного участника проекта.
Однако, если с документацией все так долго, почему от нее нельзя отказаться? Ответить можно риторическим вопросом: «Вы бы хотели находиться в месте, которое не отвечает и половине современных требований, а на каждом этапе строительства сэкономлена значительная сумма?».
Решение: электронная документация в строительстве (ЭДО)
Единая система управления строительными проектами — программное обеспечение для мониторинга работ всех участников проекта, постановки задач, контроля временных сроков и бюджета.
Электронная подпись — если ответственное лицо «в полях» или в другом городе, он все равно сможет согласовать последнюю версию документа юридически законным способом.
Ведение строительной документации в электронном виде — сразу решает большой пласт проблем: приводит все формы документации к единому виду для всех организаций, позволяет быстро редактировать, исправлять и согласовывать, делает всю процедуру прозрачной (в любой момент можно увидеть, на ком остановился процесс, оставить комментарий или сравнить версию документа с предыдущей).
На самом деле таких условно простых функций уже достаточно, чтобы решить большее количество тяжб с документооборотом в строительстве, единственный нюанс — к этой системе должны прийти все.
Готовое решение
На рынке строительных сервисов уже есть платформы быстрого перехода для приема и сдачи документации в электронном виде. Одна из них — Exon.
Exon — это целый комплекс модулей, которые закрывают все первостепенные задачи, связанные с документооборотом:
- согласование проектно-исполнительной документации
- ведение исполнительной документации
- управление процессами стройконтроля
- планирование задач и объемов материалов
Благодаря единому сервису и объединению участников в одной среде, все работы становятся прозрачными, а согласование и ведение документации своевременным.