Управление строительством
Железные аргументы против бумажного документооборота. Как доказать, что цифра лучше
Вроде бы все понимают, что цифровое ведение строительной документации — это хорошо, онлайн-встречи — удобно, а digital — очень круто. Но порой этого не хватает, чтобы убедить коллег перейти на электронный документооборот в строительстве, логистике или любой другой сфере, ведь бумага крепко закрепилась везде.
Как раз поэтому мы собрали аргументы, чтобы вы могли пролоббировать электронное ведение документации и доказать, что цифра — это нужно, а дальше возможно и внедрение СЭД (в строительстве это была большая победа, например).
Экономия ресурсов
Для статьи журнала The Village было опрошено 10 крупных компаний (Билайн, Райффайзенбанк, Связной и др.), чтобы узнать, сколько товаров они заказывают для ежемесячного содержания офиса. По результатам опроса, в среднем на одного сотрудника уходит 1,5 пачки бумаги А4 в месяц. Если средняя цена пачки 300 рублей, а в компании работает 100 человек, то ежемесячные траты на бумагу составят 45 000 рублей.
Также к этому можно добавить затраты на пересылку документов. Отправить 1 лист А4 из Москвы в Санкт-Петербург с помощью обычной доставки Почты России стоит 24 рубля, но есть и курьерская доставка в 450 рублей.
Вопрос на засыпку: сколько стоит email-сообщение? Его значение стремится практически к нулю и чем это не повод экономить и освоить новый блок бюджета практически из воздуха.
Скорость работы с ЭДО
Снова возвращаясь к Почте России: на доставку 1 листа формата А4 из Москвы в Санкт-Петербург закладывается 6 дней, а на курьерскую доставку — 1 день. Довольно быстро, но снова вопрос на засыпку: сколько идет сообщение в Telegram? Меньше секунды.
При этом даже далекие от слова «прогрессивный» компании используют Telegram, как внутрикорпоративный мессенджер, а сотрудники с радостью ведут в нем деловую переписку с партнерами.
Командная работа
Случаи, когда в одном документе должно работать несколько человек встречаются часто, это может быть ежемесячный отчет отдела или презентация какого-либо проекта.
Олдскульный процесс выглядит так: 10 сотрудников открывают на своих компьютерах PowerPoint/Word/Excel и каждый заполняет свою часть. Но уже в ближайшее время начинается путаница: новые правки, десятки предыдущих версий, появление двух финальных документов, разный дизайн страниц, круговая пересылка и пересохранение. В итоге руководитель собирает все воедино, попутно отрабатывая новые правки, что занимает не один час.
Для примера, в соответствии с международными рекомендациями, непрерывное время работы синхронного переводчика не должно превышать 40 минут. Это связано с концентрацией внимания, то же самое с вычиткой и обработкой презентации — через 40 минут глаз замыливается и в разношерстную презентацию просачиваются различного рода недочеты.
Все эти сложности можно аннигилировать простым переходом на финансовый, технический, строительный электронный документооборот или облачный сервис. Здесь все находятся в одной среде, ведут параллельную работу, комментируют и исправляют в реальном времени, при этом сохраняется история изменений и при необходимости любую часть документа можно восстановить.
Всегда под рукой
Облачные сервисы дают возможность работать с документом из любого места и с любого устройства. Это эффективно влияет на скорость обратной связи и помогает быстро добраться до нужных данных даже вне офиса, что значительно проще, чем объяснять: «На моем столе, в левом ящике, в синей папке…».
Резервные копии
Потерять флешку, узнать, что компьютер больше ее не видит, или случайно выяснить, что у жесткого диска сгорело несколько кластеров — риск всего этого минимален, но он есть. Однако даже его можно исключить переходом на облачное хранилище.
Тот же Google предоставляет бесплатные облачные диски до 15 Гб и, например, параллельно с этим компания, почти уже 10 лет на законодательном уровне США использует беспилотные автомобили в городской среде и очень щепетильно относится к своей репутации. Если не доверить пару гигабайт инноваторам этого мира, то кому же их доверить?
Вывод
Порой нам не хватает лишь пары аргументов в пользу цифровизации строительных процессов, чтобы убедить коллег или партнеров. Используйте примеры из нашей подборки, и мы вместе сделаем мир лучше!
Вроде бы все понимают, что цифровое ведение строительной документации — это хорошо, онлайн-встречи — удобно, а digital — очень круто. Но порой этого не хватает, чтобы убедить коллег перейти на электронный документооборот в строительстве, логистике или любой другой сфере, ведь бумага крепко закрепилась везде.
Как раз поэтому мы собрали аргументы, чтобы вы могли пролоббировать электронное ведение документации и доказать, что цифра — это нужно, а дальше возможно и внедрение СЭД (в строительстве это была большая победа, например).
Экономия ресурсов
Для статьи журнала The Village было опрошено 10 крупных компаний (Билайн, Райффайзенбанк, Связной и др.), чтобы узнать, сколько товаров они заказывают для ежемесячного содержания офиса. По результатам опроса, в среднем на одного сотрудника уходит 1,5 пачки бумаги А4 в месяц. Если средняя цена пачки 300 рублей, а в компании работает 100 человек, то ежемесячные траты на бумагу составят 45 000 рублей.
Также к этому можно добавить затраты на пересылку документов. Отправить 1 лист А4 из Москвы в Санкт-Петербург с помощью обычной доставки Почты России стоит 24 рубля, но есть и курьерская доставка в 450 рублей.
Вопрос на засыпку: сколько стоит email-сообщение? Его значение стремится практически к нулю и чем это не повод экономить и освоить новый блок бюджета практически из воздуха.
Скорость работы с ЭДО
Снова возвращаясь к Почте России: на доставку 1 листа формата А4 из Москвы в Санкт-Петербург закладывается 6 дней, а на курьерскую доставку — 1 день. Довольно быстро, но снова вопрос на засыпку: сколько идет сообщение в Telegram? Меньше секунды.
При этом даже далекие от слова «прогрессивный» компании используют Telegram, как внутрикорпоративный мессенджер, а сотрудники с радостью ведут в нем деловую переписку с партнерами.
Командная работа
Случаи, когда в одном документе должно работать несколько человек встречаются часто, это может быть ежемесячный отчет отдела или презентация какого-либо проекта.
Олдскульный процесс выглядит так: 10 сотрудников открывают на своих компьютерах PowerPoint/Word/Excel и каждый заполняет свою часть. Но уже в ближайшее время начинается путаница: новые правки, десятки предыдущих версий, появление двух финальных документов, разный дизайн страниц, круговая пересылка и пересохранение. В итоге руководитель собирает все воедино, попутно отрабатывая новые правки, что занимает не один час.
Для примера, в соответствии с международными рекомендациями, непрерывное время работы синхронного переводчика не должно превышать 40 минут. Это связано с концентрацией внимания, то же самое с вычиткой и обработкой презентации — через 40 минут глаз замыливается и в разношерстную презентацию просачиваются различного рода недочеты.
Все эти сложности можно аннигилировать простым переходом на финансовый, технический, строительный электронный документооборот или облачный сервис. Здесь все находятся в одной среде, ведут параллельную работу, комментируют и исправляют в реальном времени, при этом сохраняется история изменений и при необходимости любую часть документа можно восстановить.
Всегда под рукой
Облачные сервисы дают возможность работать с документом из любого места и с любого устройства. Это эффективно влияет на скорость обратной связи и помогает быстро добраться до нужных данных даже вне офиса, что значительно проще, чем объяснять: «На моем столе, в левом ящике, в синей папке…».
Резервные копии
Потерять флешку, узнать, что компьютер больше ее не видит, или случайно выяснить, что у жесткого диска сгорело несколько кластеров — риск всего этого минимален, но он есть. Однако даже его можно исключить переходом на облачное хранилище.
Тот же Google предоставляет бесплатные облачные диски до 15 Гб и, например, параллельно с этим компания, почти уже 10 лет на законодательном уровне США использует беспилотные автомобили в городской среде и очень щепетильно относится к своей репутации. Если не доверить пару гигабайт инноваторам этого мира, то кому же их доверить?
Вывод
Порой нам не хватает лишь пары аргументов в пользу цифровизации строительных процессов, чтобы убедить коллег или партнеров. Используйте примеры из нашей подборки, и мы вместе сделаем мир лучше!