Статьи о сдаче и приеме исполнительной документации, цифровизации строительства, полезном софте, решениях для ПТО и многом другом — контент, который может пригодиться.

Формирование актов о приемке выполненных работ — неотъемлемая часть строительного процесса. Ежемесячное выполнение строительно-монтажных работ (СМР) оформляется пакетом документов, подтверждающих виды и объемы произведенных работ подрядчиком. Именно акт, составляемый по форме КС-2 подтверждает объемы выполненных работ и запускает процесс оплаты работы подрядчиков.

Однако оформление актов может сопровождаться различными проблемами и трудностями, как результат — задержка выплат. В статье рассмотрим, как протекают процессы формирования акта о приемке выполненных работ сейчас и как их можно улучшить с помощью цифровизации.

Формирование актов о приемке выполненных работ без автоматизации

В соответствии с положениями статьи 753 Гражданского кодекса РФ, если подрядчик сообщает о готовности к сдаче результата выполненных работ, то заказчик обязан немедленно приступить к их проверке и приемке. Процесс официально оформляется в письменном виде: акт подписывают обе стороны договора строительного подряда. Составленный подрядчиком документ необходим как для отчетности перед заказчиком, так и для формирования платежных документов. Порядок, сроки приемки работ и подписания актов выполненных работ устанавливаются в договоре по соглашению сторон.

КС-2 и КС-3 — унифицированные формы для акта выполненных работ и справок о стоимости выполненных работ соответственно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. Но многие строительные организации продолжают использовать стандартные формы: удобно заполнять документы, и они соответствуют всем требованиям. 

Формирование, согласование и подписание актов в бумажном виде — времязатратный процесс, из-за которого стороны договора строительного подряда сталкиваются с рядом трудностей:

• Ошибки в расчетах. При проведении расчетов вручную возможны непроизвольные ошибки в силу человеческого фактора, что повлечет за собой переделывание акта и дополнительные временные затраты.
• Неизбежные изменения в документации. В процессе строительства не избежать изменений проектной документации, что приводит к изменениям в смете. Это влечет за собой дополнительные трудозатраты для ручного переноса накопительных данных и формирования корректировочного акта.
• Долгие процессы подписания и согласования. Проверкой актов занимается множество подразделений и десятки сотрудников со стороны заказчика. Пересылка и проверка бумажных документов занимает много времени, а если заказчик выявит ошибку, то внесение изменений и пересогласование затягивают процесс подписания акта.
• Задержка выплат по выполненным работам. Так как акты долго согласовываются и подписываются, при отсутствии автоматизации процессов подрядчики могут не получить выплаты вовремя.

Если строительные компании не применяют современные методы ведения документации, то обе стороны — заказчик и подрядчик — тратят дополнительные ресурсы, финансы и время. Внедрение платформы «Экзон» помогает ускорить приемку выполненных работ и минимизировать влияние человеческого фактора при составлении документов.

«Актирование» от «Экзон»: функционал модуля

Модуль «Актирование» от «Экзон» разработан для формирования, согласования и подписания актов о приемке выполненных работ, а также справок о стоимости выполненных работ. Коммуникация и работа над документами происходят в единой облачной платформе, что делает все процессы прозрачнее и ускоряет получение подписанных документов.

Работа с модулем начинается с загрузки сметы контракта, на основе которой в дальнейшем формируются акты. Смета любой структуры и уровня иерархии загружается в формате xls. Загруженный файл можно удалить, передать в работу или отправить на согласование. В последнем случае проверяющему придет уведомление в системе. Данные из загруженной сметы автоматически переносятся в конструктор актов.

Так как модули «Экзон» интегрированы между собой, пользователь может прикрепить комплект исполнительной документации к работе в конструкторе актов модуля Актирование через модуль ИТД. Расчет стоимости выполненных работ за отчетный период и с начала строительства также происходит автоматически на основе заполненных данных. Список выполненных работ можно сортировать по заданным условиям.

Функционалом модуля предусмотрено предварительное согласование конструктора актов за отчетный период. В случае возникновения замечаний, ответственный за проверку может оставить комментарии и вернуть конструктор на доработку.

На основе согласованного конструктора автоматически создаются акты по форме КС-2 и справки по форме КС-3. Все версии актов хранятся в реестре, откуда их можно выгрузить в формате xls или PDF. В системе предусмотрена функция параллельного согласования, что ускоряет процессы согласования и подписания актов. Каждый акт сопровождается листом согласования, в котором фиксируются все действия с документом. В интерфейсе просмотра также можно ознакомиться с историей согласования.

В случае изменения сметы контракта в процессе строительства в системе можно создать корректировочный акт. Данные из предыдущей и актуальной версии сметы автоматически сопоставляются, переносятся и пересчитываются, что сокращает время проверки акта, а также снижает шанс возникновения ошибок и влияние человеческого фактора. Старая смета и конструктор актов переносятся в архив, поэтому к ним можно вернуться при необходимости.

Модуль «Актирование» от «Экзон»: новые возможности

Внедряя модуль «Актирование» в строительный процесс, заказчик получает:

• Ускоренную проверку, согласование и подписание документов: сроки согласования актов сокращаются в 3 раза;
• Прозрачный процесс сдачи и согласования выполненных работ: каждое действие с актом отображается в листе согласования и в системе хранится история согласования документа;
• Хранение всех версий смет и выполнений в едином цифровом пространстве: все данные хранятся в системе, они не потеряются и к ним всегда можно вернуться.

Подрядчики в свою очередь получают:

• Быстрое и автоматическое формирование актов по форме КС-2 и справок по форме КС-3: формирование и выгрузка займет всего 30 секунд;
• Ускоренную проверку, приемку и оплату выполненных работ: сроки оплаты сокращаются в 3 раза;
• Минимизация ошибок и человеческого фактора: данные вносятся и пересчитываются автоматически;
• Быстрое обновление документа в случае изменение сметы: корректировочный акт формируется автоматически с сопоставлением и перерасчетом данных.

Внедрение системы и обучение сотрудников занимает всего неделю, поэтому все участники строительного проекта смогут быстро воспользоваться преимуществами, предоставляемыми платформой.

Модуль «Актирование» помогает быстро формировать акты по форме КС-2 и справки по форме КС-3 и согласовывать их в режиме онлайн. Автоматизация процессов ускоряет проверку и исправление документов, а также снижает количество ошибок. Прозрачная приемка выполненных работ и проведение оплат вовремя — «Актирование» от «Экзон».

В честь Международного дня памятников и исторических мест, Гаскар Групп поделится историями успеха в области реставрации культурных объектов с помощью инновационных технологий для управления строительством от “Экзон”.

Примеры таких объектов:

Московский государственный академический детский музыкальный театр имени Н.И. Сац – первый в мире профессиональный театр оперы, балета и симфонической музыки для детей, образованный в 1965 году. В 1979 году на юго-востоке Москвы специально для его нужд было построено здание, увенчанное скульптурой Синей птицы. При его реконструкции применялся «Экзон» для проектирования и формирования исполнительной документации. Так, в системе было заведено более 750 документов, 1055 записей в общий журнал работ, 308 исполнительных схем и 1265 видов материалов.

Ресторан “Колос” на ВДНХ, построенный в 1954 году по проекту архитектора А.В. Ефимова. Здание является объектом культурного наследия федерального значения.  С помощью модулей ПИР и ИТД «Экзон» согласовывалась проектная и исполнительная документация в цифровом формате при реставрации объекта. Все это позволило повысить эффективность строительных процессов благодаря возможности отслеживать статус всех задач в режиме реального времени.

Новый корпус Третьяковской галереи на Кадашевской набережной с фасадами, украшенными репродукциями 34 полотен русских живописцев. Здание площадью более 35 тысяч квадратных метров будет оснащено самым современным мультимедийным оборудованием, а также реставрационными мастерскими живописи и графики. Согласование проектной документации здания галереи проходили в модуле ПИР «Экзон» – около 700 документов проектной и рабочей документации были сформированы в системе, получено 2 заключения экспертизы, отражено проведение 3-х инспекций в процессе строительства. Использование системы позволило существенно сократить время на получение необходимых разрешений у надзорных органов благодаря уже готовым формам документов, соответствующих всем нормативам. Объект благодаря использованию ИТ-технологий был сдан на год раньше срока.

Центральный Московский ипподром – старейший в стране и первый в мире рысистый ипподром, основанный в 1834 году. Там разыгрывались главные и самые дорогостоящие в стране призы для рысаков. Его реконструкция проходит с использованием «Экзон» для подготовки и согласования проектной документации. Уже сейчас в программе сформировано около 200 документов, сделано 285 записей в общий журнал работ, подписано 8 актов и даны комментарии по итогу проведения 84 инспекций. Объект будет введен в эксплуатацию в 2026 году.

Создавать ИТ-продукт – это тоже искусство, перенесенное в цифровую плоскость. Сотни тысяч написанных строк кода, архитектура работы программы, визуальное оформление софта – современные аналоги литературы, архитектуры и живописи в ИТ-индустрии.

“Применение нашего продукта при реконструкции объектов культурного наследия – своеобразный вклад в сохранение истории и культуры нашего государства. Эти памятники вдохновляют нас и напоминают о величии прошлого. Применение цифровых технологий в поддержании этих объектов – наша гордость и причастность к чему-то великому и многовековому. Мы стремимся не только к развитию бизнеса, но и к сохранению наследия для будущих поколений”, – отметил технический директор «Экзон» Артем Мясников.

Российское решение для цифровизации документооборота в строительстве «Экзон» поддерживает все ключевые XML-схемы заказчика и генподрядчика, опубликованные на сайте Министерства строительства России.

Для строительных организаций изменения в первую очередь означают, что все документы могут передаваться в данном XML-формате и, в том числе, могут быть переданы, например, в ИСУП. Интеграция с ИСУП уже реализована в таких субъектах как: Нижегородская область, Иркутская область, Челябинская область, Рязанская область, Алтайский край, Мурманской область, Свердловская область. Кроме упрощения работы с Цифровой вертикалью «Экзон» обеспечивает прозрачность оформления рабочей и проектной документации, удобный и быстрый обмен и оперативное внесение изменений.

Технический директор «Экзон» Артем Мясников: «Для нас важно идти в ногу с органами государственной власти. Цифровая вертикаль — это возможность навести порядок и унифицировать всю деятельность строителей в России. Оперативно научиться поддерживать все стандарты непросто, но у нас есть понимание, что только тот, кто их поддерживает, может соответствовать запросам пользователей».

Поддержка этих схем необходима, так как с новыми государственными требованиями к строительным организациям оперативность и прозрачность работы становятся все более важными. Облачное решение «Экзон» предлагает все необходимые возможности.

На сегодня «Экзон» поддерживает все утвержденные Минстроем XML-схемы, например: акт скрытых работ (АОСР); акт освидетельствования ответственных конструкций (АООК); акт освидетельствования участков сетей инженерно-технического обеспечения (АУОСИТО); акт освидетельствования геодезической разбивочной основы объекта капитального строительства (АОГРООКС); акт разбивки осей объекта капитального строительства на местности (АРООКСНМ); общий журнал работ; журнал входного контроля материалов.

«Экзон» — облачная платформа для автоматизации строительных процессов, объединяющая всех участников строительства — заказчиков, проектировщиков, подрядчиков и аудиторов. С 2016 г. платформа упростила работу более 26 000 уникальных пользователей и обеспечила контроль строительства на более чем 4500 объектах.

Календарно-сетевое планирование — важный инструмент для эффективного управления строительными проектами. Без детального и проработанного плана сложнее добиться качественного результат и избежать задержек. В статье рассмотрим, как модуль ИСР помогает строительным компаниям, пользователям «Экзон», выполнять все работы в срок и максимально оставаться в рамках бюджета.

Календарно-сетевое планирование без автоматизации

Ни одна строительная компания не обходится без плана ведения работ. Календарно-сетевое планирование охватывает все этапы жизненного цикла строительного проекта: от появления идеи до ввода объекта в эксплуатацию. В плане отображаются объем работ, бюджеты, участники и ответственные за проведение процессов. Грамотно составленный и постоянно обновляющийся график помогает эффективно организовывать строительные этапы, предвидеть возможные задержки и девиации от графика, а также оптимизировать использование ресурсов.

Сегодня на рынке представлено множество инструментов и программ, которые автоматизируют планирование, однако не все компании готовы внедрять их. Руководители могут посчитать это лишней тратой денег и времени, не замечая преимуществ единого цифрового пространства над бумажными носителями или разрозненными каналами связи. Без цифрового графика строительные организации на ежедневной основе сталкиваются с определенными трудностями:

• Несогласованность действий. В строительном проекте участвует множество сотрудников из разных организаций и компаний. Контролировать качество и сроки работ каждого исполнителя — непростая задача. Но ее необходимо выполнять, потому что даже самые лучшие специалисты не застрахованы от ошибок. Если отсутствуют единый канал связи и пространство для хранения данных, то часть информации может потеряться в потоке или просто не дойти до участников. Как результат — несогласованность действий, задержки и увеличение бюджета.
• Затянутые процессы обновления информации. Ведение и контроль строительного проекта осложняются постоянно возникающими изменениями по ходу строительства — о них нужно оповестить всех участников. Проблема во многом вытекает из-за разрозненных каналов коммуникации: почта, мессенджеры, телефонные звонки, устные обсуждения на собраниях или отправка бумажных носителей. Информация теряется в чатах или на почте, документы задваиваются — актуальные данные не предоставляются участникам своевременно. При этом страдает прозрачность процессов — не всегда очевидно, кто и когда внес правки в состав работ. На сопоставление информации уходит много времени, поэтому к выполнению обновленных задач исполнители приступают значительно позже.
• Человеческий фактор. Когда данные вносятся и сопоставляются вручную — это очень трудоемко и отнимает большое количество часов, которые можно распределить на другие задачи. Кроме того, усталость, состояние здоровья, глаз «замыливается» — все эти человеческие факторы могут привести к возникновению ошибки, а вследствие и ко внесению правок.
• Финансовые нестыковки и риски. Отсутствие единой системы отслеживания всех работ приводит к сложностям с удержанием проекта в рамках установленного бюджета. Неэффективное использование ресурсов, разрозненное хранение, отсутствие системы оперативной актуализации данных приводят к временным и финансовым потерям компаний.

Оптимизировать временные затраты, повысить производительность труда и минимизировать риски на всех этапах строительства помогает использование модуля ИСР от «Экзон».

Модуль ИСР от «Экзон»: какая функциональность предусмотрена системой
Модуль Иерархической структуры работ (ИСР) разработан для создания календарно-сетевого графика по строительному проекту. Данные формируются в виде диаграммы Ганта. В графике отображается вся информация о проекте: перечень, срок, объемы и стоимость работ, а также ответственные за их проведение. График можно полностью создать онлайн в интерфейсе системы или импортировать из других программ. Вносить и изменять данные — устанавливать новые сроки, редактировать связи или иерархию работ — можно в таблице или непосредственно на графике. Благодаря гибкому интерфейсу столбцы легко настраиваются.

С помощью диаграммы можно отследить связи между задачами и их прогресс. Функционал модуля отображает базовый план, что помогает оперативно выявить отставание или опережение сроков. Для определения первостепенных задач, которые влияют на выполнение всего этапа работ, существуют настройки критического пути. Также предусмотрена фильтрация по периоду, типу работ и наличию просрочки, что упрощает управление проектом. Помимо сроков в модуле отслеживается прогресс в физическом и стоимостном выражении, если внести соответствующие данные в график. История, кто и когда добавил информацию, хранится в системе и отображается.

Подробная аналитика по графику в процентных, временных и объемных показателях помогает руководителю оценить прогресс отдельной работы или всего проекта, а также спрогнозировать стоимость в соответствии с базовыми датами.

Как и все модули «Экзон», график интерактивен — можно прикрепить необходимые файлы или оставить комментарии, чтобы вся информация хранилась в одном месте и была под рукой.

При необходимости график можно выгрузить в формате Excel или полностью скопировать из интерфейса системы «Экзон». Также предусмотрен экспорт в формате PDF с гибкими настройками для последующей печати.

Функционал модуля предусматривает работу в многопользовательском режиме: по умолчанию график доступен для просмотра всем участникам проекта. Благодаря гибкой ролевой матрице руководитель может назначать права пользователей: за участниками проекта закрепляется ведение и редактирование определенного блока работ. Также для исполнителей предусмотрен массовый импорт данных по выполненным работам, что облегчает ведение отчетности.

В начале 2024 года в решении стала доступна связь с модулем Актирование — вместе решения создают единую экосистему. Благодаря обновлению пользователь может увидеть стоимостный прогресс по работам прямо в ИСР, а также отслеживать выполненные, но не утвержденные актами работы. Кроме того, прямо из ИСР можно просмотреть строку сметы контракта и оценить стоимость и общие объемы работ, предусмотренные сметой контракта.

Модуль ИСР от «Экзон»: что получают участники строительного проекта

С внедрением модуля ИСР заказчик получает актуальную картину ведения работ, а исполнителям проще оперативно согласовывать задачи. Весь жизненный цикл строительного проекта становится прозрачнее. Используя модуль ИСР клиенты «Экзон» получают:

• Управление проектом в многопользовательском режиме без специального софта;
• Быстрое выявление просроченных задач — занимает всего 2 минуты; 
• Возможность контролировать безлимитное количество участников проекта;
• Экономию до 5 часов рабочего времени в неделю на отчетности и координации сотрудников;
• Гибкие настройки отображения работ.

А внедрение модуля и обучение сотрудников займет всего неделю.

Календарно-сетевое планирование в строительстве является неотъемлемой частью процесса управления проектами. Модуль ИСР обеспечивает оптимальное использование ресурсов, повышает эффективность работы и помогает достичь установленных целей, а внедрить его можно на любом этапе строительства. Эффективное календарно-сетевое планирование — это модуль ИСР от «Экзон».