Эффективная интеграция информационных систем подрядчика с ИСУП

К середине 2024 года 87 регионов России подключились к информационной системе управления проектами (ИСУП). Это значит, что переход строительных организаций, работающих по госзаказу, в «цифру» просто необходим для обмена данными с ИСУП. Чтобы документация передавалась в нужных форматах, подрядчикам важно правильно выбрать информационную систему. Как выбрать систему, которая позволит оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность работы, — рассмотрим в статье.

Преимущества информационных систем для строительства

Информационные системы для автоматизации строительных процессов — это программное обеспечение или комплекс программ, которые помогают создавать и хранить документацию в корректном виде, отслеживать процесс строительства и контролировать результат. Сегодня такие решения стали неотъемлемой частью многих строительных проектов и используются для обмена данными между участниками в режиме онлайн и автоматизации рутинных задач. С внедрением информационных систем заказчики и подрядчики получают ряд преимуществ:

• Централизованное хранение документации. Все проектные документы, от чертежей до актов выполненных работ, хранятся в едином электронном архиве, что позволяет быстро найти необходимый документ.
• Эффективная коммуникация. Внутренняя работа с документацией и процессами создает единое пространство для взаимодействия всех участников проекта. Внутри системы можно оставлять комментарии с замечаниями, обмениваться документацией и отправлять ее на подписание. Руководителям проще управлять сотрудниками и отслеживать прогресс: в системе наглядно отображается занятость участников проекта, что позволяет вовремя перераспределить задачи и минимизировать отставание от сроков.
• Версионность. Любые правки к проекту фиксируются и согласовываются, а предыдущие версии документов и история изменений хранятся в системе. Благодаря этому ведение проекта становится более прозрачным: всегда можно отследить, кто и когда вносил изменения.
• Автоматизация отчетности. Внутри систем предусмотрена функция автоматического формирования отчетности, что снимает часть нагрузки с сотрудников, снижает влияние человеческого фактора и ускоряет сдачу закрывающих документов.
• Сокращение издержек. Переход в электронный формат избавляет от необходимости хранить документы на бумажных носителях. Экономия на печати составляет до 10 млн руб.

Благодаря цифровым системам повышается эффективность работы, уменьшается количество ошибок и сокращаются сроки выполнения рутинных задач. Внедрять их стоит не только из-за полезных функций, но и для корректного взаимодействия с «Цифровой вертикалью», а именно — для передачи документации в  ИСУП на уровне региональных и муниципальных заказчиков, участвующих в реализации объектов за счет бюджета всех уровней бюджетной системы РФ.

Связка ВИС+ИСУП: как это работает

Информационная система управления проектами государственного заказчика в сфере строительства (ИСУП) — это облачная платформа, выступающая в качестве моста между органами государственной власти, заказчиками и подрядчиками. Система помогает управлять всеми этапами жизненного цикла строительного проекта: от предпроектного до ввода в эксплуатацию.

ИСУП собирает документацию по всем объектам, которые планируются к строительству, строятся сейчас и планируются в ближайшие 3-5 лет. В список документов входят:

• проектная и рабочая документация, 
• исполнительно-техническая документация,
• замечания, предписания и заключения по стройконтролю, 
• акты и закрывающие документы.

Передача документов в ИСУП осуществляется только через собственные электронные системы строительной организации. Для корректного обмена документацией важно, чтобы выбранная система входила в реестр российского ПО Минцифры РФ и соответствовала требованиям Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК), а также была интегрирована с ИСУП. При выборе системы для работы с ИСУП обратите внимание на следующие пункты:

1. Форматы обмена данными. Выбранное решение должно поддерживать форматы файлов и структуры данных, которые требуются ИСУП для корректной обработки информации;
2. Функциональность. Система должна обеспечивать все необходимые функции для взаимодействия с ИСУП, такие как загрузка/выгрузка данных, формирование отчетности от стадии ПИР, СМР и возможности формирования ОЖР в машиночитаемом виде для возможности обмена с системами Госстройнадзора;
3. Интеграционные возможности. Платформа должна легко интегрироваться с ИСУП, обеспечивая бесперебойный обмен данными.

Соответствие требованиям ИСУП поможет направлять правильно оформленную документацию, что облегчает проверку и согласование.

Что еще важно при выборе внутренней системы управления проектами и документацией?

При выборе информационной системы важно обратить внимание не только на соответствие требованиям государственных органов, но и удобство системы для вашей организации.

Убедитесь, что система предоставляет необходимую для работы функциональность. Модульное решение позволит выбрать только те функции, которые необходимы для работы. Также система должна обеспечивать максимальную автоматизацию рутинных операций, таких как заполнение форм или формирование отчетов.

Решение должно быть удобным в использовании. Чтобы быстро внедрить его и не потратить много времени на обучение, выбирайте платформу с простым и понятным интерфейсом. Удостоверьтесь в наличии подробной и актуальной документации по работе с системой, а также качественной технической поддержки со стороны разработчиков.

Безопасность данных — это краеугольный камень любой информационной системы, особенно в сфере строительства. Решение должно обеспечивать максимальную защиту информации. Это достигается за счет использования надежных алгоритмов шифрования, гибкой системы контроля доступа и регулярного резервного копирования данных. При соблюдении этих условий можно гарантировать сохранность конфиденциальной информации и предотвратить возможные утечки.

«Экзон» — пример надежной системы для работы с ИСУП

«Экзон» — надежное и современное решение для управления строительными проектами. Система регулярно обновляется с учетом последних изменений в нормативно-правовой базе, обеспечивая актуальность и соответствие всех формируемых документов требованиям Минстроя РФ. Благодаря встроенным шаблонам, разработанным в соответствии с приказами Министерства строительства и ЖКХ РФ, вся отправляемая в ИСУП документация оформлена корректно, что значительно упрощает ее проверку и согласование.

В “Экзон” предусмотрено автоматическое формирование титульного листа ОЖР, актов исполнительной документации (АОСР и АООК), актов по форме КС-2 и справок по форме КС-3, что ускоряет оформление документов в соответствии с требованиями Минстроя.

Техническая поддержка «Экзон» помогает пользователям в настройке и эксплуатации системы: запуск, первичное обучение и начало работы в системе занимает всего три недели. Сотрудники ведут отчетность по обратной связи от пользователей, на основе которой разрабатываются новые решения и варианты модернизации платформы.

«Экзон» успешно прошел аттестацию ФСТЭК, подтвердив высокий уровень безопасности данных. Вся информация о строительном проекте надежно защищена от несанкционированного доступа. Кроме того, собственная служба безопасности платформы регулярно проводит аудиты системы и бизнес-процессов, обеспечивая дополнительный уровень защиты.

Выбор решения для управления проектами и документацией — стратегически важный аспект, который оказывает существенное влияние на эффективность управления строительными проектами. Правильно подобранная система позволит оптимизировать бизнес-процессы, повысить прозрачность и эффективность работы, а также снизить риски, связанные с реализацией строительных проектов.