Управление строительством
Экзон.Актирование: оптимизация временных ресурсов при согласовании документации о приемке выполненных работ
Команда “Экзон” постоянно дорабатывает функциональные возможности модулей, разработчики выпустили в свет более 50 релизов системы. Большие функциональные изменения коснулись модуля Экзон.Актирование, отвечающего за формирование документации о приемке выполненных работ.
Это важный этап строительного процесса, так как оперативное и корректное оформление закрывающей документации подтверждает объемы выполненных работ и запускает процесс оплаты в адрес исполнителя (подрядчика).
Законодательство рекомендует унифицированные формы первичных документов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 11 ноября 1999г. №100 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ”, а именно “Акт о приемке выполненных работ” (форма № КС-2) и “Справка о стоимости выполненных работ и затрат” (форма № КС-3). Формирование, согласование и подписание закрывающей документации в бумажном виде — времязатратный процесс, из-за которого стороны строительного подряда сталкиваются с рядом трудностей – начиная от ошибок в расчетах и заканчивая долгим согласованием из-за большого количества проверяющих или отсутствия ответственных сотрудников.
Использование возможностей Экзон.Актирование для цифрового управления документацией о приемке выполненных работ значительно упрощает и ускоряет процесс как формирования документации, так и согласования. Одной из последних масштабных доработок модуля стало создание раздела – Задачи, который консолидирует участников проекта и их задачи, требующие действий, в одном месте.
В чем удобство?
Раньше система предусматривала только отправку уведомлений о необходимости совершить действия в окне, где аккумулирована информация со всех модулей и проектов. Теперь же в Задачах модуля Актирование отображена только та документация, которую пользователю необходимо проверить на текущий момент по всем проектам. Это позволяет не тратить время на поиск актуальных задач, переходить сразу в документ, так как он прикреплен к задаче, а не искать в других вкладках. После того, как пользователь принял окончательное решение, документ больше не отображается в задачнике.
Настройки доступа
Каждый пользователь системы видит свои задачи при доступе “Просмотр задач”, а пользователи с доступом “Администрирование задач” могут назначать и менять ответственных. Если за исполнителем закреплено много задач, то доступна массовая замена ответственного лица, например, на период отсутствия сотрудника. Благодаря этой функции процессы согласования не тормозятся, а в режиме реального времени корректируются в зависимости от обстоятельств.
Для большего удобства пользователя существует версионность документа – можно открыть предыдущую версию файла и наложить на действующую, чтобы увидеть изменения.
Оптимизация временных ресурсов
Согласование документации о приемке выполненных работ – затянутый по времени процесс: документы проверяют сметчики, инженеры, бухгалтеры и руководители высшего звена, вся эта процедура занимает 1-2 недели. А если документов сотни? Для этого в Актировании предусмотрена многопользовательская система, где над проверкой документа параллельно могут работать сразу все участники процесса. Это как минимум в 3 раза оптимизирует время на согласование документации и выставление замечаний.
Если же акт по форме КС-2 и справка по форме КС-3 не загружены в систему в формате pdf, а сформированы в Конструкторе актов, то работа идет еще быстрее: расчет стоимости выполненных работ за отчетный период происходит автоматически на основании выполненных объемов, подтвержденных исполнительной документацией, при помощи фильтрации можно выбрать из всего массива работ только те, которые закрываются в данном отчетном периоде, а к каждой позиции будет прикреплена исполнительная документация.
В случае изменения сметы контракта, в системе всегда можно загрузить новую версию и создать корректировочный акт. Данные из предыдущей версий сметы автоматически перенесутся в актуальную, сравнятся и пересчитаются, что сократит время проверки, а также снизит шанс возникновения ошибок при ручном изменении. Предыдущая версия сметы и Конструктора актов отправится в архив, к которым можно будет вернуться при необходимости.
Сохранение качества работы при оптимизации временных затрат на ее исполнение – основная задача, которую ставят перед собой разработчики платформы “Экзон”. Управлять процессами строительства эффективно и быстро – можно. Остается лишь сделать шаг навстречу “цифре”.
Команда “Экзон” постоянно дорабатывает функциональные возможности модулей, разработчики выпустили в свет более 50 релизов системы. Большие функциональные изменения коснулись модуля Экзон.Актирование, отвечающего за формирование документации о приемке выполненных работ.
Это важный этап строительного процесса, так как оперативное и корректное оформление закрывающей документации подтверждает объемы выполненных работ и запускает процесс оплаты в адрес исполнителя (подрядчика).
Законодательство рекомендует унифицированные формы первичных документов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 11 ноября 1999г. №100 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ”, а именно “Акт о приемке выполненных работ” (форма № КС-2) и “Справка о стоимости выполненных работ и затрат” (форма № КС-3). Формирование, согласование и подписание закрывающей документации в бумажном виде — времязатратный процесс, из-за которого стороны строительного подряда сталкиваются с рядом трудностей – начиная от ошибок в расчетах и заканчивая долгим согласованием из-за большого количества проверяющих или отсутствия ответственных сотрудников.
Использование возможностей Экзон.Актирование для цифрового управления документацией о приемке выполненных работ значительно упрощает и ускоряет процесс как формирования документации, так и согласования. Одной из последних масштабных доработок модуля стало создание раздела – Задачи, который консолидирует участников проекта и их задачи, требующие действий, в одном месте.
В чем удобство?
Раньше система предусматривала только отправку уведомлений о необходимости совершить действия в окне, где аккумулирована информация со всех модулей и проектов. Теперь же в Задачах модуля Актирование отображена только та документация, которую пользователю необходимо проверить на текущий момент по всем проектам. Это позволяет не тратить время на поиск актуальных задач, переходить сразу в документ, так как он прикреплен к задаче, а не искать в других вкладках. После того, как пользователь принял окончательное решение, документ больше не отображается в задачнике.
Настройки доступа
Каждый пользователь системы видит свои задачи при доступе “Просмотр задач”, а пользователи с доступом “Администрирование задач” могут назначать и менять ответственных. Если за исполнителем закреплено много задач, то доступна массовая замена ответственного лица, например, на период отсутствия сотрудника. Благодаря этой функции процессы согласования не тормозятся, а в режиме реального времени корректируются в зависимости от обстоятельств.
Для большего удобства пользователя существует версионность документа – можно открыть предыдущую версию файла и наложить на действующую, чтобы увидеть изменения.
Оптимизация временных ресурсов
Согласование документации о приемке выполненных работ – затянутый по времени процесс: документы проверяют сметчики, инженеры, бухгалтеры и руководители высшего звена, вся эта процедура занимает 1-2 недели. А если документов сотни? Для этого в Актировании предусмотрена многопользовательская система, где над проверкой документа параллельно могут работать сразу все участники процесса. Это как минимум в 3 раза оптимизирует время на согласование документации и выставление замечаний.
Если же акт по форме КС-2 и справка по форме КС-3 не загружены в систему в формате pdf, а сформированы в Конструкторе актов, то работа идет еще быстрее: расчет стоимости выполненных работ за отчетный период происходит автоматически на основании выполненных объемов, подтвержденных исполнительной документацией, при помощи фильтрации можно выбрать из всего массива работ только те, которые закрываются в данном отчетном периоде, а к каждой позиции будет прикреплена исполнительная документация.
В случае изменения сметы контракта, в системе всегда можно загрузить новую версию и создать корректировочный акт. Данные из предыдущей версий сметы автоматически перенесутся в актуальную, сравнятся и пересчитаются, что сократит время проверки, а также снизит шанс возникновения ошибок при ручном изменении. Предыдущая версия сметы и Конструктора актов отправится в архив, к которым можно будет вернуться при необходимости.
Сохранение качества работы при оптимизации временных затрат на ее исполнение – основная задача, которую ставят перед собой разработчики платформы “Экзон”. Управлять процессами строительства эффективно и быстро – можно. Остается лишь сделать шаг навстречу “цифре”.
