Статьи о сдаче и приеме исполнительной документации, цифровизации строительства, полезном софте, решениях для ПТО и многом другом — контент, который может пригодиться.

К середине 2024 года 87 регионов России подключились к информационной системе управления проектами (ИСУП). Это значит, что переход строительных организаций, работающих по госзаказу, в «цифру» просто необходим для обмена данными с ИСУП. Чтобы документация передавалась в нужных форматах, подрядчикам важно правильно выбрать информационную систему. Как выбрать систему, которая позволит оптимизировать бизнес-процессы и повысить эффективность работы, — рассмотрим в статье.

Преимущества информационных систем для строительства

Информационные системы для автоматизации строительных процессов — это программное обеспечение или комплекс программ, которые помогают создавать и хранить документацию в корректном виде, отслеживать процесс строительства и контролировать результат. Сегодня такие решения стали неотъемлемой частью многих строительных проектов и используются для обмена данными между участниками в режиме онлайн и автоматизации рутинных задач. С внедрением информационных систем заказчики и подрядчики получают ряд преимуществ:

• Централизованное хранение документации. Все проектные документы, от чертежей до актов выполненных работ, хранятся в едином электронном архиве, что позволяет быстро найти необходимый документ.
• Эффективная коммуникация. Внутренняя работа с документацией и процессами создает единое пространство для взаимодействия всех участников проекта. Внутри системы можно оставлять комментарии с замечаниями, обмениваться документацией и отправлять ее на подписание. Руководителям проще управлять сотрудниками и отслеживать прогресс: в системе наглядно отображается занятость участников проекта, что позволяет вовремя перераспределить задачи и минимизировать отставание от сроков.
• Версионность. Любые правки к проекту фиксируются и согласовываются, а предыдущие версии документов и история изменений хранятся в системе. Благодаря этому ведение проекта становится более прозрачным: всегда можно отследить, кто и когда вносил изменения.
• Автоматизация отчетности. Внутри систем предусмотрена функция автоматического формирования отчетности, что снимает часть нагрузки с сотрудников, снижает влияние человеческого фактора и ускоряет сдачу закрывающих документов.
• Сокращение издержек. Переход в электронный формат избавляет от необходимости хранить документы на бумажных носителях. Экономия на печати составляет до 10 млн руб.

Благодаря цифровым системам повышается эффективность работы, уменьшается количество ошибок и сокращаются сроки выполнения рутинных задач. Внедрять их стоит не только из-за полезных функций, но и для корректного взаимодействия с «Цифровой вертикалью», а именно — для передачи документации в  ИСУП на уровне региональных и муниципальных заказчиков, участвующих в реализации объектов за счет бюджета всех уровней бюджетной системы РФ.

Связка ВИС+ИСУП: как это работает

Информационная система управления проектами государственного заказчика в сфере строительства (ИСУП) — это облачная платформа, выступающая в качестве моста между органами государственной власти, заказчиками и подрядчиками. Система помогает управлять всеми этапами жизненного цикла строительного проекта: от предпроектного до ввода в эксплуатацию.

ИСУП собирает документацию по всем объектам, которые планируются к строительству, строятся сейчас и планируются в ближайшие 3-5 лет. В список документов входят:

• проектная и рабочая документация, 
• исполнительно-техническая документация,
• замечания, предписания и заключения по стройконтролю, 
• акты и закрывающие документы.

Передача документов в ИСУП осуществляется только через собственные электронные системы строительной организации. Для корректного обмена документацией важно, чтобы выбранная система входила в реестр российского ПО Минцифры РФ и соответствовала требованиям Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК), а также была интегрирована с ИСУП. При выборе системы для работы с ИСУП обратите внимание на следующие пункты:

1. Форматы обмена данными. Выбранное решение должно поддерживать форматы файлов и структуры данных, которые требуются ИСУП для корректной обработки информации;
2. Функциональность. Система должна обеспечивать все необходимые функции для взаимодействия с ИСУП, такие как загрузка/выгрузка данных, формирование отчетности от стадии ПИР, СМР и возможности формирования ОЖР в машиночитаемом виде для возможности обмена с системами Госстройнадзора;
3. Интеграционные возможности. Платформа должна легко интегрироваться с ИСУП, обеспечивая бесперебойный обмен данными.

Соответствие требованиям ИСУП поможет направлять правильно оформленную документацию, что облегчает проверку и согласование.

Что еще важно при выборе внутренней системы управления проектами и документацией?

При выборе информационной системы важно обратить внимание не только на соответствие требованиям государственных органов, но и удобство системы для вашей организации.

Убедитесь, что система предоставляет необходимую для работы функциональность. Модульное решение позволит выбрать только те функции, которые необходимы для работы. Также система должна обеспечивать максимальную автоматизацию рутинных операций, таких как заполнение форм или формирование отчетов.

Решение должно быть удобным в использовании. Чтобы быстро внедрить его и не потратить много времени на обучение, выбирайте платформу с простым и понятным интерфейсом. Удостоверьтесь в наличии подробной и актуальной документации по работе с системой, а также качественной технической поддержки со стороны разработчиков.

Безопасность данных — это краеугольный камень любой информационной системы, особенно в сфере строительства. Решение должно обеспечивать максимальную защиту информации. Это достигается за счет использования надежных алгоритмов шифрования, гибкой системы контроля доступа и регулярного резервного копирования данных. При соблюдении этих условий можно гарантировать сохранность конфиденциальной информации и предотвратить возможные утечки.

«Экзон» — пример надежной системы для работы с ИСУП

«Экзон» — надежное и современное решение для управления строительными проектами. Система регулярно обновляется с учетом последних изменений в нормативно-правовой базе, обеспечивая актуальность и соответствие всех формируемых документов требованиям Минстроя РФ. Благодаря встроенным шаблонам, разработанным в соответствии с приказами Министерства строительства и ЖКХ РФ, вся отправляемая в ИСУП документация оформлена корректно, что значительно упрощает ее проверку и согласование.

В “Экзон” предусмотрено автоматическое формирование титульного листа ОЖР, актов исполнительной документации (АОСР и АООК), актов по форме КС-2 и справок по форме КС-3, что ускоряет оформление документов в соответствии с требованиями Минстроя.

Техническая поддержка «Экзон» помогает пользователям в настройке и эксплуатации системы: запуск, первичное обучение и начало работы в системе занимает всего три недели. Сотрудники ведут отчетность по обратной связи от пользователей, на основе которой разрабатываются новые решения и варианты модернизации платформы.

«Экзон» успешно прошел аттестацию ФСТЭК, подтвердив высокий уровень безопасности данных. Вся информация о строительном проекте надежно защищена от несанкционированного доступа. Кроме того, собственная служба безопасности платформы регулярно проводит аудиты системы и бизнес-процессов, обеспечивая дополнительный уровень защиты.

Выбор решения для управления проектами и документацией — стратегически важный аспект, который оказывает существенное влияние на эффективность управления строительными проектами. Правильно подобранная система позволит оптимизировать бизнес-процессы, повысить прозрачность и эффективность работы, а также снизить риски, связанные с реализацией строительных проектов. 

Строительство требует точной организации и четкого соблюдения сроков. Каждый этап взаимосвязан с другими, а задержка одного из них может привести к срыву всего проекта. Тщательное планирование и контроль над выполнением работ — ключевые факторы успеха. Рассмотрим, как всё успеть без лишних усилий.

Зачем всё планировать

За последние годы в России наблюдается рост объемов строительства, особенно в жилищном и инфраструктурном секторах. По данным Росстата, в июне 2024 года объем жилищного строительства составил 9 650,9 тысячи кв. м, что на 8,6% больше, чем в июне 2023 года.

Несмотря на активное развитие отрасли, сдача строительных объектов продолжает задерживаться. И на это есть ряд причин. В строительных проектах множество участников, поэтому уследить за выполнением плана бывает тяжело. Учесть многослойные процессы «вручную» бывает сложно — можно запросто упустить что-то важное. Качественное планирование повышает шанс сдачи проекта вовремя и в соответствии со всеми требованиями. Чтобы не планировать «из головы» разработали удобные цифровые решения.

Календарное планирование с «Экзон»

Упростить взаимодействие поможет внедрение единого информационного пространства и надежных каналов коммуникации: вместо десятка рабочих чатов и множества телефонных звонков на таких платформах можно отслеживать весь прогресс онлайн. 

«Экзон» — комплексное модульное решение для ЭДО и контроля процессов в строительстве. Один из ключевых модулей системы, ИСР, помогает управлять планированием.

Модуль позволяет анализировать основные процессы: сроки, прогресс, объемы. Графики строятся на основе сметы контракта автоматически, что существенно ускоряет процесс оценки работ. Кроме того, с недавних пор пользователи могут построить S-кривую для отслеживания прогресса в динамике: на графике отображается время, плановая и фактическая стоимость. Благодаря графикам можно быстро сделать отчёт по контрольным точкам, привязав его к ключевым событиям строительства.

ИСР плотно взаимодействует и с другими модулями. Так, можно загрузить информацию о статусе приемки работ из «Актирования» и легко сопоставить с физическими объемами работ. Пользователи могут вовремя заметить разрыв в выполненных и оплаченных работах и скорректировать процессы в нужную сторону.

Модуль предлагает ролевой точечный доступ для участников — это значит, что вносить глобальные корректировки могут только ответственные лица, можно настроить права доступа и легко отслеживать, кто вносил изменения, и почему произошла та или иная ситуация.

Для удобства пользователей модуль доступен в мобильном приложении: посмотреть графики и отчёты и связать реальную ситуацию с документами можно из любого удобного места.

Модули ИСР и «Актирование» упрощают работу всех участников строительства. Для генподрядчиков это инструмент контроля выполнения задач, для компаний —инструментом взаимодействия и согласования документации.

Какие результаты приносит планирование?

Календарное планирование позволяет визуализировать и анализировать ход работ. На графике каждая задача представлена в виде отдельного элемента, а связи между ними отражают последовательность выполнения. Такой график позволяет спрогнозировать минимальную продолжительность проекта, определить наиболее критичные задачи и оценить, как изменения в ходе выполнения работ влияют на весь проект, что повышает качество планирования в целом.

С ИСР можно не только создавать структуры работ и задавать базовый план, но и отслеживать ход выполнения работ в режиме реального времени и оперативно реагировать на изменения, прогнозировать длительность строительства и точнее рассчитывать бюджет. Решение помогает выделить наиболее важные задачи, влияющие на сроки выполнения всего проекта. Гибкие фильтры позволяют быстро анализировать информацию по различным критериям (период, тип работ, просрочки) и оперативно принимать решения. Отслеживание физического и стоимостного прогресса, а также история изменений вносят дополнительную ценность, обеспечивая прозрачность и подотчетность. Все это реализовано в едином удобном интерфейсе.

Современные строительные проекты — это масштабные предприятия, где каждый участник играет свою роль. Однако для успешного завершения проекта потребуется эффективная координация действий всех участников. Путь к полной цифровизации может быть долгим, для этого нужна определенная цифровая зрелость, но всегда можно начать с простых решений — поочередно внедрять нужные модули, обучать сотрудников работать с ними, оптимизировать рутину, и, когда станет понятно, что с цифровыми решениями работа становится проще, быстрее, и качественнее, новые шаги к цифровизации покажутся легкими и результативными.

Отслеживать замечания авторского надзора бывает непросто. С новыми возможностями модуля «Экзон.Стройконтроль» всё становится проще: не придется постоянно следить за изменениями, а если потребуются корректировки в рабочей документации — участники строительства сразу это увидят. В статье — о том, почему это важно, и как обновления в модуле «Стройконтроль» помогают в работе.

Значение авторского надзора в строительстве

Строительство — многоэтапный процесс с участием большого количества лиц. Привлечение авторского надзора позволяет минимизировать вероятность отклонений от проекта в процессе СМР. Благодаря своевременному выявлению и устранению ошибок, можно избежать дополнительных затрат на изменения. Кроме того, авторский надзор играет важную роль в обеспечении безопасности строительных работ, так как позволяет контролировать соблюдение всех норм и правил.

Авторский надзор обязателен для всех видов строительства. Ответственное лицо фиксируют выявленные при строительстве отступления от проектной документации и технических решений, а также нарушения требований строительных норм и требований в журнале авторского надзора. Порядок ведения журнала описан в СП 246 от 19 февраля 201611-110-99 «Положение об авторском надзоре за строительством зданий и сооружений». Результат такого надзора — высокое качество строительных работ и долговечность объекта.

Процесс проведения авторского надзора: какие сложности

Журнал авторского надзора состоит из нескольких частей — титульный лист, регистрационный и учетный лист. Если несоответствия незначительны и не влияют на качество постройки, то ответственный вносит замечание только в учетный лист журнала, а в рабочую документацию изменения не вносятся. Если же авторский надзор посчитает отступления от проектной документации критичными, то он также вносит замечание в учетный лист журнала, но при этом рекомендует внести изменения в рабочую документацию. Финальное решение о необходимости изменений остается за заказчиком.

В традиционном формате заказчик тратит много времени на отслеживание замечаний от авторского надзора вручную, что отнимает время от выполнения других задач, — ведь замечаний может быть множество, и все их важно учесть. Обмениваться комментариями неудобно, согласование проходит долго. Результат — смещение сроков сдачи объекта.

Кроме того, при ведении журнала в бумажном виде могут возникнуть проблемы с его сохранностью и поиском необходимой информации. В конце концов, можно допустить ошибку ввиду человеческого фактора, что влечет дополнительные временные затраты на исправление документов.

Именно поэтому для ведения авторского надзора в строительстве рекомендуется использование современных цифровых решений с электронным документооборотом. «Экзон» — и есть такое решение, которое упрощает взаимодействие между участниками проекта и ускоряет принятие решения об исправлении рабочей документации.

Авторский надзор с «Экзон» — быстро, эффективно и просто

Чтобы оперативно отслеживать соответствие процесса строительства объекта проектной документации, разработчики «Экзон» расширили возможности журнала авторского надзора в модуле «Экзон.Стройконтроль». 

Если выявленное несоответствие не требует изменения рабочей документации, достаточно отобразить факт его наличия. В таком случае можно подтянуть необходимое замечание из одноименной вкладки «Замечания» в модуле «Стройконтроль». Также предусмотрена функция добавления записи вручную. В обоих случаях данные заполняются и автоматически добавляются в учетный лист журнала авторского надзора: все выполняется в рамках одной вкладки.

Другая ситуация — замечания касаются моментов, которые требуют отображения в рабочей документации. Когда такие замечания становятся основанием для внесения правок в рабочую документацию, предусмотрена интеграция с модулем ПИР. Выданные замечания будут отображаться в журнале авторского надзора, а также в конкретной рабочей документации в модуле ПИР во вкладке «Замечания». Замечания можно снять, выпустив в производство новое изменение рабочей документации, а статус внесения изменений в документы также отображается в модуле «Стройконтроль».

В результате доработки платформы сразу несколько участников строительства, а именно авторский надзор, проектировщики и подрядчик, получают упрощенную коммуникацию, а заказчик — полную картину о несоответствиях проектной документации. Снижается риск возникновения ошибок и шанс пропустить подобные замечания, как итог — экономия денег, времени и нервов участников строительного проекта.

Правильное ведение журнала авторского надзора — залог успешной реализации строительного проекта и его долговечности. Новый функционал платформы «Экзон» помогает упростить заполнение учетного листа и ускорить внесение правок в рабочую документацию, чтобы обеспечить сдачу объекта вовремя и в соответствии со всеми нормами.

Команда “Экзон” постоянно дорабатывает функциональные возможности  модулей,  разработчики выпустили в свет более 50 релизов системы. Большие функциональные изменения коснулись модуля Экзон.Актирование, отвечающего за формирование документации о приемке выполненных работ. 

Это важный этап строительного процесса, так как оперативное и корректное оформление закрывающей документации подтверждает объемы выполненных работ и запускает процесс оплаты в адрес исполнителя (подрядчика). 

Законодательство рекомендует унифицированные формы первичных документов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 11 ноября 1999г. №100 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ”, а именно “Акт о приемке выполненных работ” (форма № КС-2) и “Справка о стоимости выполненных работ и затрат” (форма № КС-3). Формирование, согласование и подписание закрывающей документации в бумажном виде — времязатратный процесс, из-за которого стороны строительного подряда сталкиваются с рядом трудностей – начиная от ошибок в расчетах и заканчивая долгим согласованием из-за большого количества проверяющих или отсутствия ответственных сотрудников. 

Использование возможностей Экзон.Актирование для цифрового управления документацией о приемке выполненных работ значительно упрощает и ускоряет процесс как формирования документации, так и согласования. Одной из последних масштабных доработок модуля стало создание раздела – Задачи, который консолидирует участников проекта и их задачи, требующие действий, в одном месте. 

В чем удобство?

Раньше система предусматривала только отправку уведомлений о необходимости совершить действия в окне, где аккумулирована информация со всех модулей и проектов. Теперь же в Задачах модуля Актирование отображена только та документация, которую пользователю необходимо проверить на текущий момент по всем проектам. Это позволяет не тратить время на поиск актуальных задач, переходить сразу в документ, так как он прикреплен к задаче, а не искать в других вкладках. После того, как пользователь принял окончательное решение, документ больше не отображается в задачнике. 

Настройки доступа

Каждый пользователь системы видит свои задачи при доступе “Просмотр задач”, а пользователи с доступом “Администрирование задач” могут назначать и менять ответственных. Если за исполнителем закреплено много задач, то доступна массовая замена ответственного лица, например, на период отсутствия сотрудника. Благодаря этой функции процессы согласования не тормозятся, а в режиме реального времени корректируются в зависимости от обстоятельств.  

Для большего удобства пользователя существует версионность документа – можно открыть предыдущую версию файла и наложить  на действующую, чтобы увидеть изменения. 

Оптимизация временных ресурсов

Согласование документации о приемке выполненных работ – затянутый по времени процесс: документы проверяют сметчики, инженеры, бухгалтеры и руководители высшего звена, вся эта процедура занимает 1-2 недели. А если документов сотни? Для этого в Актировании предусмотрена многопользовательская система, где над проверкой документа параллельно могут работать сразу все участники процесса. Это как минимум в 3 раза оптимизирует время на согласование документации и выставление замечаний. 

Если же акт по форме КС-2 и справка по форме КС-3 не загружены в систему в формате pdf, а сформированы в Конструкторе актов, то работа идет еще быстрее: расчет стоимости выполненных работ за отчетный период происходит автоматически на основании выполненных объемов, подтвержденных исполнительной документацией, при помощи фильтрации можно выбрать из всего массива работ только те, которые закрываются в данном отчетном периоде, а к каждой позиции будет прикреплена исполнительная документация. 

В случае изменения сметы контракта, в системе всегда можно загрузить новую версию и создать корректировочный акт. Данные из предыдущей версий сметы автоматически перенесутся в актуальную, сравнятся и пересчитаются, что сократит время проверки, а также снизит шанс возникновения ошибок при ручном изменении. Предыдущая версия сметы и Конструктора актов отправится в архив, к которым можно будет вернуться при необходимости.

Сохранение качества работы при оптимизации временных затрат на ее исполнение – основная задача, которую ставят перед собой разработчики платформы “Экзон”. Управлять процессами строительства эффективно и быстро – можно. Остается лишь сделать шаг навстречу “цифре”.