Управление строительством
Обязательная МЧД: как нововведение коснется пользователей Exon
С 1 сентября 2023 вступил в силу закон об обязательном использовании МЧД — машиночитаемой доверенности. Теперь компании, в которых документооборотом занимаются несколько сотрудников, должны будут подписывать документы с помощью электронной доверенности от руководителя. Как в связи с этим изменилась работа в системе Exon, и что нужно предпринять уже сейчас, — обсуждаем в статье.
Автоматизация процессов в строительной сфере происходит на разных уровнях и этапах, начиная от планирования работ до выпуска в производство. Благодаря электронному документообороту и возможности использовать юридически значимую электронную подпись (ЭП) система Exon позволяет сокращать сроки на формирование, согласование и подписание проектной, рабочей и исполнительной документации.
*КЭП (УКЭП) — усиленная квалифицированная электронная подпись. То же самое что и ЭЦП (ЭП), только с уточнением, что подпись создана с помощью именно квалифицированного сертификата.
До 1 сентября 2023 года для подписания документации на платформе Exon использовалась ЭП, выданная на юридическое лицо. Электронная подпись позволяет:
- ускорить процесс подписания, так как вы можете сделать это из любой точки мира,
- экономить бюджет, так как нет необходимости дублировать документацию в бумажном виде,
- повысить эффективность работы, вы можете найти необходимые электронные документы подписанные ЭП за несколько секунд,
- сократить риски финансовых потерь и повысить безопасность данных.
В Exon электронная подпись используется в модулях ПИР, ИТД, Актирование и Стройконтроль для подписания проектной, рабочей, исполнительной документации и актов КС-2 и КС-3.
Для пользователей, у которых есть действующая ЭП со сроком использования до 1 сентября 2024 года, остается возможность использовать ее для подписания документации на платформе Exon.
С 1 сентября 2023 года в силу вступил Федеральный закон от 19.12.2022 № 536 об обязательном использовании Машиночитаемой доверенности (МЧД).
Машиночитаемая доверенность — это электронный аналог бумажной доверенности в формате XML, подписанный электронной подписью руководителя компании. Альтернатива бумажной доверенности имеет юридически значимую силу и содержит информацию о доверителе, представителе и полномочиях, которые он получает.
В связи с изменениями сотрудники могут подписывать документы только при наличии ЭП физического лица и машиночитаемой доверенности от руководителя, выданной на это физическое лицо.
Облачная платформа Exon для управления строительным процессом соответствует всем федеральным законам и нормативно-правовым актам, которые регулируют строительство. Exon входит в Реестр российского ПО Минцифры России и сертифицирован ФСТЭК. Изменения в ФЗ об использовании электронной подписи также были доработаны и протестированы в системе. С 1 сентября Exon позволяет подписывать документы в связке ЭП и МЧД.
Как соответствовать новому закону
В первую очередь вам как руководителю понадобится КЭП. Квалифицированную электронную подпись можно получить в ФНС. Для этого понадобятся стандартные документы — паспорт, СНИЛС, ИНН, а также защищенная USB-флешка для записи сертификата. ЭП руководителя можно получить только лично.
Затем нужно выпустить такую же ЭП на сотрудников. Это может сделать любой удостоверяющий центр. Подать документы может компания, но для получения физлицу нужно будет также явиться лично.
Следующий шаг — МЧД на сотрудника. Всё, что нужно сделать — заполнить несколько полей на сайте ФНС и выбрать передаваемые полномочия. Если на сайте налоговой при выборе полномочий не будет подходящих вариантов, обратитесь в другие удостоверяющие организации (Контур, 1С-отчетность, Астрал и т.д.). Здесь можно указать все необходимые полномочия в свободной форме, а система передаст их на сайт налоговой автоматически.
Последний важный шаг — загрузка документов на платформу Exon. Для этого нужно загрузить УКЭП и МЧД в «Сертификаты» в профиле пользователя. Подробнее о загрузке УКЭП — здесь. Процесс загрузки МЧД идентичен и описан в этой статье.
Обязательные требования к МЧД со стороны Exon:
В первую очередь доверенность должна быть создана в формате XML и подтверждена со стороны налоговой. Персональные данные в доверенности и УКЭП подписывающего лица должны полностью совпадать. В МЧД обязательно должна присутствовать подпись руководителя.
Система проверяет следующее:
- наименование и уникальный номер доверенности,
- сведения о доверителе — для физлиц, ИП или любого другого российского и иностранного юрлица,
- сведения о представителе и его персональные данные,
- дату создания и регистрации в ФНС, а также срок действия,
- перечень полномочий с идентификаторами по классификатору,
- данные о том, в какой системе была создана доверенность до загрузки в ФНС,
- УКЭП руководителя и подписанта.
Полезные ссылки:
- Больше о том, как загрузить сертификат УКЭП в систему Exon: https://exon.usedocs.com/article/58059
- О том, как получить МЧД и загрузить в систему “Exon”: https://exon.usedocs.com/article/57716
- Сайт ФНС: https://m4d.nalog.gov.ru/EMCHD/create
- Контур: https://kontur.ru/mchd
- 1С-отчетность: https://its.1c.ru/db/elreps/content/115/hdoc
С 1 сентября 2023 вступил в силу закон об обязательном использовании МЧД — машиночитаемой доверенности. Теперь компании, в которых документооборотом занимаются несколько сотрудников, должны будут подписывать документы с помощью электронной доверенности от руководителя. Как в связи с этим изменилась работа в системе Exon, и что нужно предпринять уже сейчас, — обсуждаем в статье.
Автоматизация процессов в строительной сфере происходит на разных уровнях и этапах, начиная от планирования работ до выпуска в производство. Благодаря электронному документообороту и возможности использовать юридически значимую электронную подпись (ЭП) система Exon позволяет сокращать сроки на формирование, согласование и подписание проектной, рабочей и исполнительной документации.
*КЭП (УКЭП) — усиленная квалифицированная электронная подпись. То же самое что и ЭЦП (ЭП), только с уточнением, что подпись создана с помощью именно квалифицированного сертификата.
До 1 сентября 2023 года для подписания документации на платформе Exon использовалась ЭП, выданная на юридическое лицо. Электронная подпись позволяет:
- ускорить процесс подписания, так как вы можете сделать это из любой точки мира,
- экономить бюджет, так как нет необходимости дублировать документацию в бумажном виде,
- повысить эффективность работы, вы можете найти необходимые электронные документы подписанные ЭП за несколько секунд,
- сократить риски финансовых потерь и повысить безопасность данных.
В Exon электронная подпись используется в модулях ПИР, ИТД, Актирование и Стройконтроль для подписания проектной, рабочей, исполнительной документации и актов КС-2 и КС-3.
Для пользователей, у которых есть действующая ЭП со сроком использования до 1 сентября 2024 года, остается возможность использовать ее для подписания документации на платформе Exon.
С 1 сентября 2023 года в силу вступил Федеральный закон от 19.12.2022 № 536 об обязательном использовании Машиночитаемой доверенности (МЧД).
Машиночитаемая доверенность — это электронный аналог бумажной доверенности в формате XML, подписанный электронной подписью руководителя компании. Альтернатива бумажной доверенности имеет юридически значимую силу и содержит информацию о доверителе, представителе и полномочиях, которые он получает.
В связи с изменениями сотрудники могут подписывать документы только при наличии ЭП физического лица и машиночитаемой доверенности от руководителя, выданной на это физическое лицо.
Облачная платформа Exon для управления строительным процессом соответствует всем федеральным законам и нормативно-правовым актам, которые регулируют строительство. Exon входит в Реестр российского ПО Минцифры России и сертифицирован ФСТЭК. Изменения в ФЗ об использовании электронной подписи также были доработаны и протестированы в системе. С 1 сентября Exon позволяет подписывать документы в связке ЭП и МЧД.
Как соответствовать новому закону
В первую очередь вам как руководителю понадобится КЭП. Квалифицированную электронную подпись можно получить в ФНС. Для этого понадобятся стандартные документы — паспорт, СНИЛС, ИНН, а также защищенная USB-флешка для записи сертификата. ЭП руководителя можно получить только лично.
Затем нужно выпустить такую же ЭП на сотрудников. Это может сделать любой удостоверяющий центр. Подать документы может компания, но для получения физлицу нужно будет также явиться лично.
Следующий шаг — МЧД на сотрудника. Всё, что нужно сделать — заполнить несколько полей на сайте ФНС и выбрать передаваемые полномочия. Если на сайте налоговой при выборе полномочий не будет подходящих вариантов, обратитесь в другие удостоверяющие организации (Контур, 1С-отчетность, Астрал и т.д.). Здесь можно указать все необходимые полномочия в свободной форме, а система передаст их на сайт налоговой автоматически.
Последний важный шаг — загрузка документов на платформу Exon. Для этого нужно загрузить УКЭП и МЧД в «Сертификаты» в профиле пользователя. Подробнее о загрузке УКЭП — здесь. Процесс загрузки МЧД идентичен и описан в этой статье.
Обязательные требования к МЧД со стороны Exon:
В первую очередь доверенность должна быть создана в формате XML и подтверждена со стороны налоговой. Персональные данные в доверенности и УКЭП подписывающего лица должны полностью совпадать. В МЧД обязательно должна присутствовать подпись руководителя.
Система проверяет следующее:
- наименование и уникальный номер доверенности,
- сведения о доверителе — для физлиц, ИП или любого другого российского и иностранного юрлица,
- сведения о представителе и его персональные данные,
- дату создания и регистрации в ФНС, а также срок действия,
- перечень полномочий с идентификаторами по классификатору,
- данные о том, в какой системе была создана доверенность до загрузки в ФНС,
- УКЭП руководителя и подписанта.
Полезные ссылки:
- Больше о том, как загрузить сертификат УКЭП в систему Exon: https://exon.usedocs.com/article/58059
- О том, как получить МЧД и загрузить в систему “Exon”: https://exon.usedocs.com/article/57716
- Сайт ФНС: https://m4d.nalog.gov.ru/EMCHD/create
- Контур: https://kontur.ru/mchd
- 1С-отчетность: https://its.1c.ru/db/elreps/content/115/hdoc
Астрал: https://astral.ru/products/astral-doverennost/