Статьи о сдаче и приеме исполнительной документации, цифровизации строительства, полезном софте, решениях для ПТО и многом другом — контент, который может пригодиться.

С 1 сентября 2023 вступил в силу закон об обязательном использовании МЧД — машиночитаемой доверенности. Теперь компании, в которых документооборотом занимаются несколько сотрудников, должны будут подписывать документы с помощью электронной доверенности от руководителя. Как в связи с этим изменилась работа в системе Exon, и что нужно предпринять уже сейчас, — обсуждаем в статье.

Автоматизация процессов в строительной сфере происходит на разных уровнях и этапах, начиная от планирования работ до выпуска в производство. Благодаря электронному документообороту и возможности использовать юридически значимую электронную подпись (ЭП) система Exon позволяет сокращать сроки на формирование, согласование и подписание проектной, рабочей и исполнительной документации.

*КЭП (УКЭП) — усиленная квалифицированная электронная подпись. То же самое что и ЭЦП (ЭП), только с уточнением, что подпись создана с помощью именно квалифицированного сертификата.

До 1 сентября 2023 года для подписания документации на платформе Exon использовалась ЭП, выданная на юридическое лицо. Электронная подпись позволяет:

• ускорить процесс подписания, так как вы можете сделать это из любой точки мира,
• экономить бюджет, так как нет необходимости дублировать документацию в бумажном виде,
• повысить эффективность работы, вы можете найти необходимые электронные документы подписанные ЭП за несколько секунд,
• сократить риски финансовых потерь и повысить безопасность данных.

В Exon электронная подпись используется в модулях ПИР, ИТД, Актирование и Стройконтроль для подписания проектной, рабочей, исполнительной документации и актов КС-2 и КС-3.

Для пользователей, у которых есть действующая ЭП со сроком использования до 1 сентября 2024 года, остается возможность использовать ее для подписания документации на платформе Exon.

С 1 сентября 2023 года в силу вступил Федеральный закон от 19.12.2022 № 536 об обязательном использовании Машиночитаемой доверенности (МЧД). 

Машиночитаемая доверенность — это электронный аналог бумажной доверенности в формате XML, подписанный электронной подписью руководителя компании. Альтернатива бумажной доверенности имеет юридически значимую силу и содержит информацию о доверителе, представителе и полномочиях, которые он получает.

В связи с изменениями сотрудники могут подписывать документы только при наличии ЭП физического лица и машиночитаемой доверенности от руководителя, выданной на это физическое лицо.

Облачная платформа Exon для управления строительным процессом соответствует всем федеральным законам и нормативно-правовым актам, которые регулируют строительство. Exon входит в Реестр российского ПО Минцифры России и сертифицирован ФСТЭК. Изменения в ФЗ об использовании электронной подписи также были доработаны и протестированы в системе. С 1 сентября Exon позволяет подписывать документы в связке ЭП и МЧД.

Как соответствовать новому закону

В первую очередь вам как руководителю понадобится КЭП. Квалифицированную электронную подпись можно получить в ФНС. Для этого понадобятся стандартные документы — паспорт, СНИЛС, ИНН, а также защищенная USB-флешка для записи сертификата. ЭП руководителя можно получить только лично.

Затем нужно выпустить такую же ЭП на сотрудников. Это может сделать любой удостоверяющий центр. Подать документы может компания, но для получения физлицу нужно будет также явиться лично.

Следующий шаг — МЧД на сотрудника. Всё, что нужно сделать — заполнить несколько полей на сайте ФНС и выбрать передаваемые полномочия. Если на сайте налоговой при выборе полномочий не будет подходящих вариантов, обратитесь в другие удостоверяющие организации (Контур, 1С-отчетность, Астрал и т.д.). Здесь можно указать все необходимые полномочия в свободной форме, а система передаст их на сайт налоговой автоматически.

Последний важный шаг — загрузка документов на платформу Exon. Для этого нужно загрузить УКЭП и МЧД в «Сертификаты» в профиле пользователя. Подробнее о загрузке УКЭП — здесь. Процесс загрузки МЧД идентичен и описан в этой статье.

Обязательные требования к МЧД со стороны Exon:

В первую очередь доверенность должна быть создана в формате XML и подтверждена со стороны налоговой. Персональные данные в доверенности и УКЭП подписывающего лица должны полностью совпадать. В МЧД обязательно должна присутствовать подпись руководителя.

Система проверяет следующее:

• наименование и уникальный номер доверенности,
• сведения о доверителе — для физлиц, ИП или любого другого российского и иностранного юрлица,
• сведения о представителе и его персональные данные,
• дату создания и регистрации в ФНС, а также срок действия,
• перечень полномочий с идентификаторами по классификатору,
• данные о том, в какой системе была создана доверенность до загрузки в ФНС,
• УКЭП руководителя и подписанта.

Полезные ссылки:

1. Больше о том, как загрузить сертификат УКЭП в систему Exon: https://exon.usedocs.com/article/58059
2. О том, как получить МЧД и загрузить в систему “Exon”: https://exon.usedocs.com/article/57716
3. Сайт ФНС: https://m4d.nalog.gov.ru/EMCHD/create 
4. Контур: https://kontur.ru/mchd 
5. 1С-отчетность: https://its.1c.ru/db/elreps/content/115/hdoc 

Астрал: https://astral.ru/products/astral-doverennost/

Приглашаем вас на бесплатный вебинар от команды Exon. Мы расскажем «Как легко и быстро пройти все этапы цифровизации, соответствовать законодательству РФ и получить выгоду от нововведений»

Почему нужно разобраться в этом уже сейчас?

• Активный государственный курс на цифровизацию

Минстроем разработан план по цифровизации строительства до 2025 года. Каждую неделю новые регионы подписывают постановления о ведении исполнительной документации в электронном виде.

• Времени не так много, как кажется

До 1 января 2024 всего 4 месяца! Построение цифровой вертикали это сложный, многоуровневый процесс, который займет время на понимание, внедрение, обучение и эффективное использование. Будьте тем, кто первый разберется со всеми нововведениями и получит финансовую выгоду.

• Прозрачность строительства = сокращению рисков и расходов бюджета

Ведение документации в электронном виде позволит контролировать риски, бюджет компании, сократит время на согласование и подписание, а также сэкономит рабочее время сотрудников. Оптимизируйте процессы и начните экономить уже сейчас.

Программа вебинара:

Законодательная база строительства

• Последние законы
• Нововведения
• Что такое: ИСУП, Цифровая вертикаль, ТИМ?

Цели цифровизации строительства

• Зачем и кому это нужно?
• Когда мы к этому придем?
• Как на этом заработать?

Этапы цифровизации

• С чего начать?
• Какие нужны документы? (Что для этого нужно?)
• Сколько займет времени?
• Кто поможет?

Результаты

• Кто уже перешел?
• Чего добились?

Ответы на вопросы

Спикер

Умяров Алмас Рафаэлевич

Дата время место

11.08.2023            14:00 по MSK         В любом месте

Эффект цифровизации с Exon

Экономия до 2-х месяцев на формировании исполнительной документации

Контроль безлимитного количества участников проекта онлайн

Срок согласования комплектов ИД снижен в 4 раза

Время на формирование актов ИД снижено до 1-го дня

Сокращение ошибок и человеческого фактора в 3 раза

Цифровая система управления строительством Exon подтвердила соответствие необходимым требованиям безопасности, обновив аттестат соответствия ФСТЭК

Каждая информационная система, в базах которой хранятся персональные данные пользователей, должна соответствовать требованиям безопасности. Соответствие системы данным требованиям определяет Федеральная служба по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК России). Системы для автоматизации документооборота содержат такие персональные данные как имя и фамилия, место работы и должность, цифровая подпись, что делает обязательным прохождение аттестации ФСТЭК.

Аттестацию на соответствие требованиям по защите информации могут проводить только лицензированные компании или органы сертификации по специальной методике, которая регламентируется нормативными актами и ГОСТами. После ознакомления с системой и получения пакета документов, орган по аттестации разрабатывает программу и методику испытаний. Программа в обязательном порядке включает в себя не только проверку соответствия системы предоставленному пакету документов, но и оценку эффективности защиты в условиях эксплуатации, а также оценку уровня знаний и умений сотрудников, ответственных за обеспечение защиты.

Приказ ФСТЭК от 21.04.2021 определяет случаи, когда необходимо повторное прохождение аттестации – это серьезные трансформации, модернизации, изменения архитектуры. Такие обновления могут повлечь за собой изменение конфигурации, что влияет на уровень защищенности системы. В данном случае рекомендуется прохождение повторной аттестации, методика проведения которой аналогична первичной.

Облачная система управления строительством Exon непрерывно совершенствуется и обновляется – в год выпускается более 10 новых релизов. В компании существует собственная служба технической поддержки, которая оказывает оперативную помощь пользователям по вопросам настройки и эксплуатации программы. При этом строго соблюдаются стандарты регистрации обращений, а также ведётся статистика, по которой проводится аналитическая работа. На основании аналитики система модернизируется: формируются и внедряются улучшения, постоянно ведется работа над качеством и повышением уровня надежности.

Еще одним фактором, который влияет на модернизацию системы Exon, является законодательство в области цифровизации строительной отрасли. Активно формируются постановления и приказы, и это также влечет за собой обновления системы – ведь все документы, сформированные в Exon, соответствуют актуальному законодательству и рекомендациям Минстроя РФ. 

Компания серьезно подходит к обеспечению высокого уровня безопасности всех своих разработок. Сервера, на которых хранятся все данные, в том числе и персональные, располагаются исключительно на территории РФ. Собственная служба безопасности регулярно проводит аудит не только самой системы, но и бизнес-процессов внутри компании. По итогам аудита разрабатывается комплекс мер по совершенствованию процессов. Команда разработчиков непрерывно повышает свой профессиональный уровень благодаря системе обучения, принятой в компании. Принимаются и меры организационного характера, обеспечивающие ответственность специалистов за сохранение конфиденциальности сведений. Именно такой комплекс мероприятий позволяет обеспечивать необходимый уровень безопасности, что подтверждается аттестацией ФСТЭК.

«Процесс совершенствования и модернизации системы непрерывен, поэтому аттестация программы на соответствие требованиям ФСТЭК проводится регулярно. Пользователи Exon могут быть уверены, что все документы, сформированные в системе, будут соответствовать актуальному законодательству, а безопасность системы подтверждена соответствующей аттестацией» – комментирует Максим Горелов, директор продукта Exon.

Команда Exon.ПИР разработала и внедрила блок аналитики для “Сборщика задач” в новом релизе программы. Теперь руководители организаций и команд видят загрузку  каждого участника проекта. Это помогает оперативно перераспределять  задачи и контролировать сроки рассмотрения и согласования комплектов проектной и рабочей документации.

Exon.ПИР – модуль для работы с проектной и рабочей документацией в строительстве. Модуль позволяет проверять и согласовывать ПД и РД, а также выпускать документацию в производство работ. В модуле доступна функция оперативного обмена замечаниями, и  предусмотрено хранение всей документации в соответствии со структурой проекта.

Эксперт рассматривает в среднем 10 комплектов чертежей в день. Один комплект может содержать более 50 листов. Специалисту требуется скурпулезно изучить и проверить каждый том документации на соответствие нормативам, ГОСТам, допускам, сопоставить чертежи с томами по смежным разделам, проверить отработку замечаний.

Всем компаниям-участникам проекта, которые работают в Exon.ПИР, доступен “Сборщик задач” по рассмотрению комплектов ПД и РД в рамках своей организации. Этот инструмент отражает сводную информацию по всем сотрудникам, которые рассматривают комплекты ПД и РД и показывает количество комплектов на рассмотрении у сотрудника. Руководители могут перераспределять задачи между специалистами, задавать время выполнения задач, отслеживать просроченные задачи, а также  управлять приоритетами. “Сборщик задач” облегчает планирование и помогает эффективнее распределять задачи внутри организации.

В новом релизе Exon в «Сборщике задач» появился блок аналитики. Теперь информация по проектам отображается в различных срезах: общее количество проектов, количество комплектов отдельно по проектной и по рабочей документации, сводка по количеству просроченных задач, а также данные по загруженности каждого сотрудника.

Задачи сгруппированы по длительности выполнения и представлены в виде удобной диаграммы. Визуальное отображение облегчает оценку трудоемкости задач. Диаграмма может отражать загрузку как по организации в целом так и по каждому сотруднику. При получении новых комплектов документации или их переадресации данные пересчитываются динамически и отображаются в диаграмме. Таким образом загруженность каждого сотрудника становится наглядной и прозрачной. Актуальная информация по загрузке помогает оперативно перераспределять задачи между сотрудниками  и эффективнее управлять командой.

«Задачник модуля ПИР дает наглядное представление по статусу согласования документов, позволяет управлять нагрузкой специалистов, отслеживать дедлайны и корректировать приоритеты. Точная информация под рукой помогает принимать точные управленческие решения» — комментирует Антонина Люляева, руководитель направления СОД “Гаскар групп”.