Статьи о сдаче и приеме исполнительной документации, цифровизации строительства, полезном софте, решениях для ПТО и многом другом — контент, который может пригодиться.

Внедрение ИТД в электронном виде: новые возможности с Exon

Формирование и согласование исполнительной документации в бумажном виде — это долго. Ускорить процессы поможет подключение к платформе Exon и внедрение модуля исполнительно-технической документации (ИТД). В статье расскажем о модуле подробнее и рассмотрим, чем он полезен для цифровизации строительства.

Строительство без модуля ИТД

Любой рабочий процесс на этапе строительно-монтажных работ сопровождается соответствующей исполнительной документацией (ИД). Ведение ИД выполняется подрядчиком, где он отображает всю информацию о стройке: от входного контроля материалов до учета выполнения и качества работ. На основе этих данных проводится косметический и капитальный ремонт или реконструкция здания, а исполнитель несет ответственность в соответствии с ними.

Состав исполнительной документации нормируется в соответствие с приказом Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации от 16.05.2023 № 344/пр. Перечень необходимых документов обширен: несколько форм актов, комплект рабочих чертежей, исполнительные схемы, результаты лабораторных экспертиз и испытаний, общие журналы, включая реестр замечаний, специальные журналы и другие документы. Документы обязательны к заполнению, а форма и порядок ведения регулируются законодательством.

До выбора курса на цифровизацию вся исполнительная документация велась в бумажном виде. Такой подход приводил к ряду неудобств:

1. Временной разрыв между фактической датой окончания работ и подписанием документации. Чтобы утвердить акт или журнал, ИД должны согласовать и подписать участники строительного проекта: заказчик, генподрядчик, уполномоченный сотрудник контрольных и надзорных структур и другие. Для сбора подписей пакет документов пересылается из организации в организацию, а на это требуется время. Если в последний момент возникнут замечания и потребуются правки — дата утверждения ИД сдвигается на неопределенный срок.Из-за этого документы часто сдаются постфактум. Заказчик теряет контроль над происходящим на объекте, а подрядчик не получает выплаты вовремя.
2. Большие затраты на печать и пересылку. Для каждого участника проекта подготавливается комплект документов, а это тысячи и сотни тысяч листов бумаги, документация буквально исчисляется коробками и машинами. Средства на принтер, тонер, доставку — все вместе требует немалых расходов. Если рассчитывать, что потребуется 5 комплектов, а изменения в среднем вносятся дважды, то на печать исполнительной документации по многоквартирному дому уйдет более 4 млн. листов.
3. Отсутствие многопользовательского доступа. При проверке ИД сотрудникам ПТО приходится собирать информацию со всех участников стройки. Поиск нужной информации у соответствующего специалиста тормозит проверку документации.
4. Долгое внесение правок. В процессе строительства может возникнуть необходимость редактирования уже подписанных документов. При работе с бумажными носителями проверять и сопоставлять версии приходится вручную. Сотрудники ПТО часами сидят за документами и отслеживают, все ли замечания учтены и внесены, каждый вносит свою версию. После внесения правок придется снова проходить круг отправки, согласования, подписания и возвращения документации, как результат — потеря времени.
5. Неудобное хранение. Для размещения тысяч документов иногда требуются отдельные помещения. Для хранения, сортировки, ведения учета, содержания архива нанимаются сотрудники, что приводит к дополнительным затратам. Получить доступ к документам в любой момент времени не получится. А при неправильном хранении поиск нужной документации может превратиться в квест.
6. Отсутствие многопользовательского доступа. При проверке ИД сотрудникам ПТО приходится собирать информацию со всех участников стройки. Поиск нужной информации у соответствующего специалиста тормозит проверку документации.
7. Долгое внесение правок. В процессе строительства может возникнуть необходимость редактирования уже подписанных документов. При работе с бумажными носителями проверять и сопоставлять версии приходится вручную. Сотрудники ПТО часами сидят за документами и отслеживают, все ли замечания учтены и внесены, каждый вносит свою версию. После внесения правок придется снова проходить круг отправки, согласования, подписания и возвращения документации, как результат — потеря времени.
8. Неудобное хранение. Для размещения тысяч документов иногда требуются отдельные помещения. Для хранения, сортировки, ведения учета, содержания архива нанимаются сотрудники, что приводит к дополнительным затратам. Получить доступ к документам в любой момент времени не получится. А при неправильном хранении поиск нужной документации может превратиться в квест.

Перечисленные трудности тормозят формирование и согласование исполнительной документации и приводят к дополнительным расходам. На помощь приходит Exon.

Ведение исполнительной документации с модулем ИТД: преимущества

Сложности ведения исполнительной документации решаются с помощью единой системы управления строительными проектами Exon. Для работы с ИД в системе предусмотрен специальный модуль исполнительно-технический документации (ИТД). Он направлен на формирование, хранение и согласование ИД в электронном формате.

С Exon вся необходимая исполнительная документация хранится в едином цифровом пространстве: реестры, приказы, исполнительные схемы, журнал входного контроля, ОЖР, спецжурналы и акты. В модуле акты можно связывать между собой и объединять в комплекты. Права на формирование ИД участники получают в соответствии с настройками гибкого доступа: сотрудники вносят информацию на основании должности и зоны ответственности.

В модуле ИТД документы согласовываются и подписываются с помощью ЭЦП в режиме онлайн. Статус документации отображается в системе: согласован или отправлен на доработку. Для оперативного получения информации предусмотрена система уведомлений с возможностью привязки к электронной почте. Участники проекта могут оставлять к документам замечания, которые отображаются на платформе, все ранее внесенные замечания к документу остаются в системе и можно к ним обратиться при необходимости. На основании замечаний вносятся правки, а для повторного подписания документация отправляется по гибким маршрутам. С помощью функции наложения процесс сравнения и проверки версий документов ускоряется. Обе версии: текущая и предыдущая — хранятся в модуле ИТД, и по каждому документу фиксируется история изменений.

Функционал модуля предусматривает автоматическое формирование титульного листа и разделов ОЖР, при формировании которых требуется минимум заполнения вручную, а также актов исполнительной документации (АОСР и АООК) в соответствии с Приказом Минстроя России N344. В конструкторе можно сформировать дополнительные акты с использованием внесенной информации и унифицированных шаблонов. Реестры из выбранных актов формируются автоматически и выгружается в формате Excel: снижается нагрузка на сотрудников отдела ПТО, так как не приходится вносить информацию вручную. Акты и реестр ИД с замечаниями можно экспортировать по отдельности в формате XLS, также акты доступны в PDF, Zip и в отдельных случаях в XML.

Какие еще процессы становятся проще с модулем Exon ИТД?

Раздел «Материалы» выступает аналогом бумажного журнала входного контроля. Сюда вносится информация о материалах с привязкой документов и паспортов, подтверждающих качество. На основе информации о поставках и количестве материалов, списанных в производство, ведется контроль остатка.

Модуль ИТД интегрируется с системами Госстройнадзора: доступна регистрация ОЖР, заполнение раздела 6 представителем ГСН, а также обмен документацией с ГСН.

Можно настраивать аналитику по всему проекту или по необходимым критериям. Например, по автору, организации, дате или другому атрибуту. Аналитика продемонстрирует состояние процесса согласования ИД

В модуль можно загружать уже готовые акты с рабочего стола или из внешних систем.

Модуль ИТД интегрируется с другими модулями Exon. К ОЖР, актам и исполнительным схемам можно привязать рабочую и проектную документацию из модуля ПИР. Результаты инспекций и замечания из модуля Стройконтроль также отображаются в общем журнале работ. Комплекты ИД можно привязать к форме актов КС-2 и КС-3 из модуля Актирование.

При внедрении модуля ИТД необходимость печатать документацию отпадает — она хранится в электронном формате, по окончании проекта экономия на бумаге составит около 10 млн. рублей.

Благодаря функционалу модуля ИТД исполнительная документация формируется быстрее: акты создаются за 1 день, а титульный лист ОЖР формируется всего в 1 клик. Срок согласования ИД снижается в 4 раза благодаря возможности обмениваться документами онлайн и отсутствию необходимости отправления почтой.

Модуль ИТД от Exon — инструмент быстрого и безопасного перехода на ЭДО. Внедрение системы и обучение сотрудников займет всего около недели. Организации активно подключаются к платформе, а клиенты Exon эффективно используют модуль ИТД для ведения проектов уже на 1185 объектах. Выбор Exon.ИТД — это возможность обеспечить качественное формирование исполнительной документации в короткие сроки.

Строительные компании поддерживают цифровизацию и стремятся к оптимизации процессов. Экосистема Exon — это быстрый и безопасный переход в «цифру». По данным на январь 2024 года Exon внедрили уже более 4600 компаний: в программе реализуют крупные строительные проекты и ведут документацию в соответствии с последними требования Минстроя. Функционал системы охватывает весь жизненный цикл строительного проекта. Благодаря этому подключиться к платформе можно в любой момент. А какую пользу принесет внедрение Exon на каждом этапе — рассмотрим в статье.

Этапы строительного проекта

Жизненный цикл строительного объекта подразделяется на четыре основные стадии:

• предпроектный этап
• этап проектирования
• этап строительно-монтажных работ (СМР)
• этап завершения стройки или ввода в эксплуатацию

Подключить Exon можно на любом этапе, однако чем раньше начнется работа в системе, тем эффективнее будет результат. Платформу можно экологично ввести в работу в любой момент, и начать получать выгоду от перехода в цифру.

Подключение на предпроектном этапе

На этом этапе происходит сбор исходных данных для проектирования: градостроительные планы или схемы размещения объекта. На платформе Exon все документы и схемы хранятся в едином цифровом пространстве. Благодаря этому участники получают необходимую информацию в соответствии с настройками гибкого и безопасного доступа: документацию увидят только назначенные лица.

Централизованное хранение документации — не единственный плюс внедрения Exon. Подключиться к платформе на предпроектном этапе полезно благодаря функционалу двух модулей: ИСР и ERP. Рассказываем про оба модуля.

Модуль Иерархической структуры работ (ИСР) нацелен на календарно-сетевое планирование. Здесь разрабатывают план и составляют график проведения работ, что делает работы по проекту прозрачными и наглядными и облегчает управление. Устанавливают и отображают перечни, сроки, объемы и стоимость работ. Также можно назначать и отслеживать ответственных за выполнение задач. График представлен в виде диаграммы Ганта онлайн, а формировать планы и работать можно в многопользовательском режиме.

Функционал модуля предоставляет подробную аналитику на основе внесенных данных, что помогает отслеживать отставание или опережение плана. При необходимости информацию можно выгрузить в формате PDF или Excel. Внедрение модуля на ранних этапах помогает оптимизировать и упростить контроль за работами.

Модуль планирования ресурсов предприятия (ERP) обеспечивает управление финансами строительства объекта. В разделе формируется бюджет движения денежных средств, отслеживаются цепочки поставок и все финансовые взаимодействия, — вы сможете контролировать план-факт по доходам и все расходы, централизованно хранить договоры с поставщиками и подрядчиками и планировать своевременное получение авансов. Функционал позволяет формировать реестр платежей. Внесенную информацию можно связать с данными из ИСР и в результате получить график, наглядно отображающий все сроки выполнения работ и их оплат. При желании каждая организация участников строительного проекта может вести свой бюджет, учет договоров и платежей. Доступ к информации не смогут получить сторонние сотрудники.

Подключение к Exon на предпроектном этапе строительства облегчит формирование четкого плана и упростит соблюдение всех сроков и бюджетов. Аналитика помогает корректно двигаться по плану и управлять скоростью работ, а благодаря точному контролю финансов вы сможете контролировать все доходы и расходы, точнее планировать предстоящие работы. Несмотря на максимальную пользу в самом начале, подключить и использовать модули ИСР и ERP можно на любом этапе жизненного цикла проекта.

Модуль ПИР: внедрение на этапе проектирования

Во время этапа проектирования формируется ключевая проектная и рабочая документация. Внедрять Exon на этом этапе удобно благодаря специально разработанному модулю Проектно-изыскательских работ (ПИР). Разделы проектной документации можно формировать в соответствии с 87 ПП, а также создавать и редактировать вручную. Функционал платформы включает в себя комментарии и замечания, в решении доступна загрузка версий и изменений проектной и рабочей документации. С помощью режима сравнения можно соотнести все версии документов, хранящиеся на платформе. Для отчетности предусмотрена выгрузка реестров загруженных документов и замечаний. В истории сохраняется маршрут согласования документов: можно отследить участников процесса согласования и статус документа на каждом этапе.

Через инструмент Задачи руководители могут переназначать исполнителей и отслеживать объем загруженной документации в реальном времени. 

Введение Exon на этапе проектирования позволит создавать документы в цифровом формате, что ускорит согласование, подписание и получение документов — процесс можно будет отследить на всех этапах. Параллельно с формированием документации на этом этапе также можно подключить модули ERP и ИСР.

Внедрение на этапе строительно-монтажных работ

Даже если на объекте уже начались строительно-монтажные работы, подключить Exon можно и нужно. На этом этапе можно также внедрить модуль ПИР и массово подгрузить готовую рабочую и проектную документацию. В дальнейшем эти данные можно интегрировать при заполнении общего журнала работ (ОЖР), внести в ПИР и модуль Исполнительно-технической документации (ИТД). На этом этапе к платформе можно подключить подрядчиков и настроить ролевой доступ к данным на основании должности и зоны ответственности.

В модуле ИТД формируется, согласовывается и подписывается исполнительная документация. Можно вносить информацию о регистрации в реестрах НОСТРОЙ и НОПРИЗ и приказах на право подписи. В разделе Материалы ведется журнал входного контроля с привязкой к сертификатам качества, а также производится расчет остатка и его контроль. В модуле можно загружать, согласовывать и подписывать исполнительные схемы. Формируется и ведется общий журнал работ, в частности третий раздел, и спец журналы. Данные из журналов можно интегрировать с модулем ПИР и разделом Материалы. В модуле можно формировать 11 форм актов в формате XML в соответствии с утвержденными схемами Минстроя. Помимо сформированных актов можно загружать более 150 форм готовой исполнительной документации, связывать ее с записями и документами, из системы, формировать комплект и отправлять его по гибким маршрутам. Также доступна интеграция с системами Госстройнадзора: можно пройти регистрацию ОЖР в ГСН и отвечать на запросы, обмениваться документацией.

В Exon предусмотрен модуль Строительный контроль. Здесь можно создавать вызовы на освидетельствование, которые заказчики могут отклонять или принимать. По факту проведения инспекции можно добавить замечания в систему и на основании выставленных замечаний сформировать предписание, которое будет отправлено подрядной организации. К замечаниям можно прикреплять любые виды файлов: аудио, видео или фотографии. Внести сведения можно через браузер или с помощью приложения Exon, которое работает в оффлайн режиме. Результаты проверок и замечания вносятся в четвертый раздел общего журнала работ.

В модуль Актирование можно загрузить интерактивную смету контракта и просмотреть ее в системном виде. Сведения можно вносить вручную или связывать с комплектами исполнительной документации из модуля ИТД. В раздел можно вносить объемы выполненных работ по периодам и отправлять на согласование заказчику. Также можно сформировать акт КС-2 на основании введенных объемов, в настройках указать реквизиты сторон и настроить параметры таких актов. Просмотр актов доступен только участникам договора, в рамках которого загружена смета: заказчика и генподрядчика.

На этапе строительно-монтажных работ Exon упрощает управлением проектом и взаимосвязь между участниками. На всех уровнях взаимодействия — от освидетельствования до выставления финальных актов Exon упрощает работу с документацией безопасно и быстро. Внедрение на этом этапе обеспечит оперативное формирование и согласование исполнительной документации.

Внедрить Exon можно практически на любом этапе жизненного цикла строительного проекта. Раннее подключение к платформе на предпроектном этапе позволит постепенно и своевременно заполнять все модули и интегрировать данные между ними. И хотя вход на более поздних этапах строительства также позволит ускорить, упростить и автоматизировать ряд процессов, наши специалисты рекомендуют внедрять Exon с самого начала строительных работ — именно полноценное использование модулей ПИР, ИСР и ERP на протяжении всего цикла строительства обеспечит максимальный эффект.

АНО РСИ внедрила систему в 2020 году в тестовом формате на 1 объекте. Сейчас электронный документооборот с помощью Exon осуществляется на 80-ти объектах, все подрядные организации также подключены к проектам и сдают документацию в системе Exon. На объектах внедрены и успешно используются модули: ПИР, ИТД, Стройконтроль и Актирование.

Компания АНО РСИ прошла большой путь в рамках цифровизации. На своем опыте Татьяна Пупышева – главный специалист отдела ИТД, поделилась с какими трудностями столкнулись при внедрении и какие задачи были реализованы благодаря Exon. 

• Ускорили процесс согласования документации
• Сократили время на выдачу замечаний
• Сократили время на сканирование документов 
• Обеспечили доступ 24/7 к ИТД для всех сотрудников 

Справка 

“АНО РСИ” – Разработка концепций и технологий для реализации городских социальных объектов, осуществление отраслевого анализа и прорабатывание методики, а также выполнение функций технического заказчика, поставщика оборудования и строительного контроля.

Сайт https://ano-rsi.ru/ Телеграмм канал https://t.me/ano_rsi

Цифровизация — это одна из главных современных целей и практических задач по развитию России. Государство активно стимулирует регионы и компании переходить на цифровые рельсы, процесс затрагивает все сферы — от образования до строительства. В 2020 году курс на цифровизацию закрепили на законодательном уровне Указом Президента № 474 “О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года”. Согласно Минцифре РФ Россия вошла в ТОП-10 стран по цифровизации на ноябрь 2022 года. На сегодняшний день можно выделить 4 сферы, которые активно и успешно внедряют цифровые решения: образование, бизнес, банковская сфера и строительство. В статье — о том, как цифровизация проходит в этих отраслях, и чего ожидать в будущем.

Цифровизация образования

В новой реальности растет спрос на специалистов из цифровой сферы — поэтому все силы в образовании направлены на реформирование и улучшение систем обучения. Кроме внедрения цифровых инструментов проводятся всероссийские и международные мероприятия, нацеленные на развитие цифровых навыков учащихся и учителей — например, соревнования по программированию дронов и управлению ими.

На сентябрь 2023 года 100% школ перешли на российское ПО, а ИТ-инфраструктура заработала более чем в 9 тысячах школ.

Отличный пример — разработана и внедрена федеральная ГИС «Моя школа». В пилотном тестировании участвовало только 15 регионов, а уже с января 2023 года все школы страны подключились к системе.

В Иркутской области одновременно с федеральной также была введена региональная ГИС «Цифровая образовательная платформа Иркутской области», предназначенная для автоматизации работы образовательных учреждений.

Также активно внедряется использование информационно-коммуникационной образовательной платформы «Сферум». Учителя и ученики, в том числе из разных регионов, могут взаимодействовать друг с другом с помощью ресурса, а родители — посещать собрания в удаленном формате. Около 82% российских школ пользуются платформой.

Бизнес

Почти 90% российских коммерческих компаний малого бизнеса также заинтересованы в цифровизации и уже замечают пользу от внедрения цифровых инструментов. В рамках федерального проекта «Цифровые технологии» Минцифры России запустило специальную программу поддержки цифровизации малого и среднего бизнеса. Программа предлагает поддержку при внедрении нового ПО от российских производителей и льготные условия для его приобретения.

Регионы также не отстают и разрабатывают собственные решения для поддержки бизнеса. Например, в Белгородской области был разработан и протестирован специальный портал mb31.ru, ставший единым навигатором услуг для субъектов малого и среднего предпринимательства.

Банки

По итогам 2022 года банковская система подверглась большим изменениям в результате событий 2022 года: отключение от SWIFT, уход платежных систем Visa и Mastercard — все эти решения потребовали отечественной замены. Импортозамещение и переход на надежное Российское ПО для банков стали главными целями развития банков в новых реалиях.

Банки приобретают и разрабатывают собственное ПО по нескольким направлениям: для оптимизации работы сотрудников, улучшения клиентского опыта, борьбы с мошенничеством, дистанционным услугам и так далее.

В 2023 году почти 70% клиентов банков пользуются мобильным приложением, и уже 43% (в отличие от 17% в 2018  году) — обращаются к цифровому банкингу.

Все больше банков переходят на цифровые модели ведения работы «без офисов» — полностью электронные услуги доступны в «Тинькофф», «Альфабанке» и других крупных банках. Финансовые организации продолжают активно инвестировать в цифровизацию и импортозамещение физического оборудования и софта.

Строительство

Строительству, как и другим сферам, свойственна неоднородность цифровизации в разных регионах. Однако, в рамках национального проекта «Цифровая экономика» Минстрой РФ нацелен повысить уровень цифровизации во всех 89 регионах. На текущий момент подписали или подписывают НПА уже более 80 регионов, часть из них — внедрили ИСУП (информационную систему управления проектами) и подключились к Цифровой вертикали.

В реализации строительных проектов участвуют специалисты из разных структур. Цифровая вертикаль позволяет ускорить и автоматизировать процесс обмена документацией и ее согласования. Ключевым элементом вертикали выступает ГИСОГД РФ (государственная информационная система для обеспечения градостроительной деятельности) — единое хранилище всей строительной информации по России. В ИСУП хранится и обрабатывается информация о строительных объектах, что позволяет осуществлять контроль за реализацией проекта. В ИСУП документация попадает из ВИС — внешних информационных систем, где проектные/подрядные организации ведут документацию в электронном виде. Exon — ВИС, разработанная специально в соответствии со всеми требованиями Минстроя РФ.

Exon в данных процессах выступает в ВИС, где подрядная организация создает, обрабатывает и аккумулирует документацию по проекту. Система поделена на несколько модулей, каждый из которых отвечает за определенный функционал, и позволяет решить комплекс задач. На платформе удобно формировать, хранить и согласовывать документы — исполнительную и проектную документацию, лицензии и разрешения. документы по материалам и многое другое.

На сегодня Exon пользуются более чем 4000 компаний. Например, «Алабуга Девелопмент» уже успешно прошли пилотный этап и разворачивают в системе крупные строительные объекты в Нижнем Новгороде и Татарстане, на текущий момент в системе 21 000 пользователей. Другой пример — успешное использование Exon на крупном проекте в республике Дагестан. Там решение успешно показало себя в формировании корректной документации и передаче ее в ИСУП. Решение распространяется по всей стране — кроме активных пользователей компании из десятков других регионов внедряют Exon как пилотный проект и планируют в ближайшее время полностью перейти на решение.

План Минстроя РФ — в ближайшие годы перевести все регионы на Цифровую вертикаль, поэтому важно уже сейчас перейти на электронный документооборот. Exon — пожалуй, самый быстрый способ перехода на «цифру» — решение полностью соответствует требованиям Минстроя РФ и постоянно развивается. Разработчики оперативно реагируют на обратную связь пользователей и обновления от правительства, и выпускают обновления. Внедрить систему и обучить сотрудников можно всего за пару недель.

На текущий момент цифровизация во всех сферах охватывает от 70% до 100% участников — региональных представителей, бюджетных организаций и частных компаний. К 2030 году цифровизация достигнет почти 100%, а в ближайшие 7 лет быстрее и успешнее развиваться будут те, кто подключится к этому процессу первым.