Управление строительством
Внедрение ИТД в электронном виде: новые возможности с Exon
Внедрение ИТД в электронном виде: новые возможности с Exon
Формирование и согласование исполнительной документации в бумажном виде — это долго. Ускорить процессы поможет подключение к платформе Exon и внедрение модуля исполнительно-технической документации (ИТД). В статье расскажем о модуле подробнее и рассмотрим, чем он полезен для цифровизации строительства.
Строительство без модуля ИТД
Любой рабочий процесс на этапе строительно-монтажных работ сопровождается соответствующей исполнительной документацией (ИД). Ведение ИД выполняется подрядчиком, где он отображает всю информацию о стройке: от входного контроля материалов до учета выполнения и качества работ. На основе этих данных проводится косметический и капитальный ремонт или реконструкция здания, а исполнитель несет ответственность в соответствии с ними.
Состав исполнительной документации нормируется в соответствие с приказом Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации от 16.05.2023 № 344/пр. Перечень необходимых документов обширен: несколько форм актов, комплект рабочих чертежей, исполнительные схемы, результаты лабораторных экспертиз и испытаний, общие журналы, включая реестр замечаний, специальные журналы и другие документы. Документы обязательны к заполнению, а форма и порядок ведения регулируются законодательством.
До выбора курса на цифровизацию вся исполнительная документация велась в бумажном виде. Такой подход приводил к ряду неудобств:
- Временной разрыв между фактической датой окончания работ и подписанием документации. Чтобы утвердить акт или журнал, ИД должны согласовать и подписать участники строительного проекта: заказчик, генподрядчик, уполномоченный сотрудник контрольных и надзорных структур и другие. Для сбора подписей пакет документов пересылается из организации в организацию, а на это требуется время. Если в последний момент возникнут замечания и потребуются правки — дата утверждения ИД сдвигается на неопределенный срок.Из-за этого документы часто сдаются постфактум. Заказчик теряет контроль над происходящим на объекте, а подрядчик не получает выплаты вовремя.
- Большие затраты на печать и пересылку. Для каждого участника проекта подготавливается комплект документов, а это тысячи и сотни тысяч листов бумаги, документация буквально исчисляется коробками и машинами. Средства на принтер, тонер, доставку — все вместе требует немалых расходов. Если рассчитывать, что потребуется 5 комплектов, а изменения в среднем вносятся дважды, то на печать исполнительной документации по многоквартирному дому уйдет более 4 млн. листов.
- Отсутствие многопользовательского доступа. При проверке ИД сотрудникам ПТО приходится собирать информацию со всех участников стройки. Поиск нужной информации у соответствующего специалиста тормозит проверку документации.
- Долгое внесение правок. В процессе строительства может возникнуть необходимость редактирования уже подписанных документов. При работе с бумажными носителями проверять и сопоставлять версии приходится вручную. Сотрудники ПТО часами сидят за документами и отслеживают, все ли замечания учтены и внесены, каждый вносит свою версию. После внесения правок придется снова проходить круг отправки, согласования, подписания и возвращения документации, как результат — потеря времени.
- Неудобное хранение. Для размещения тысяч документов иногда требуются отдельные помещения. Для хранения, сортировки, ведения учета, содержания архива нанимаются сотрудники, что приводит к дополнительным затратам. Получить доступ к документам в любой момент времени не получится. А при неправильном хранении поиск нужной документации может превратиться в квест.
- Отсутствие многопользовательского доступа. При проверке ИД сотрудникам ПТО приходится собирать информацию со всех участников стройки. Поиск нужной информации у соответствующего специалиста тормозит проверку документации.
- Долгое внесение правок. В процессе строительства может возникнуть необходимость редактирования уже подписанных документов. При работе с бумажными носителями проверять и сопоставлять версии приходится вручную. Сотрудники ПТО часами сидят за документами и отслеживают, все ли замечания учтены и внесены, каждый вносит свою версию. После внесения правок придется снова проходить круг отправки, согласования, подписания и возвращения документации, как результат — потеря времени.
- Неудобное хранение. Для размещения тысяч документов иногда требуются отдельные помещения. Для хранения, сортировки, ведения учета, содержания архива нанимаются сотрудники, что приводит к дополнительным затратам. Получить доступ к документам в любой момент времени не получится. А при неправильном хранении поиск нужной документации может превратиться в квест.
Перечисленные трудности тормозят формирование и согласование исполнительной документации и приводят к дополнительным расходам. На помощь приходит Exon.
Ведение исполнительной документации с модулем ИТД: преимущества
Сложности ведения исполнительной документации решаются с помощью единой системы управления строительными проектами Exon. Для работы с ИД в системе предусмотрен специальный модуль исполнительно-технический документации (ИТД). Он направлен на формирование, хранение и согласование ИД в электронном формате.
С Exon вся необходимая исполнительная документация хранится в едином цифровом пространстве: реестры, приказы, исполнительные схемы, журнал входного контроля, ОЖР, спецжурналы и акты. В модуле акты можно связывать между собой и объединять в комплекты. Права на формирование ИД участники получают в соответствии с настройками гибкого доступа: сотрудники вносят информацию на основании должности и зоны ответственности.
В модуле ИТД документы согласовываются и подписываются с помощью ЭЦП в режиме онлайн. Статус документации отображается в системе: согласован или отправлен на доработку. Для оперативного получения информации предусмотрена система уведомлений с возможностью привязки к электронной почте. Участники проекта могут оставлять к документам замечания, которые отображаются на платформе, все ранее внесенные замечания к документу остаются в системе и можно к ним обратиться при необходимости. На основании замечаний вносятся правки, а для повторного подписания документация отправляется по гибким маршрутам. С помощью функции наложения процесс сравнения и проверки версий документов ускоряется. Обе версии: текущая и предыдущая — хранятся в модуле ИТД, и по каждому документу фиксируется история изменений.
Функционал модуля предусматривает автоматическое формирование титульного листа и разделов ОЖР, при формировании которых требуется минимум заполнения вручную, а также актов исполнительной документации (АОСР и АООК) в соответствии с Приказом Минстроя России N344. В конструкторе можно сформировать дополнительные акты с использованием внесенной информации и унифицированных шаблонов. Реестры из выбранных актов формируются автоматически и выгружается в формате Excel: снижается нагрузка на сотрудников отдела ПТО, так как не приходится вносить информацию вручную. Акты и реестр ИД с замечаниями можно экспортировать по отдельности в формате XLS, также акты доступны в PDF, Zip и в отдельных случаях в XML.
Какие еще процессы становятся проще с модулем Exon ИТД?
Раздел «Материалы» выступает аналогом бумажного журнала входного контроля. Сюда вносится информация о материалах с привязкой документов и паспортов, подтверждающих качество. На основе информации о поставках и количестве материалов, списанных в производство, ведется контроль остатка.
Модуль ИТД интегрируется с системами Госстройнадзора: доступна регистрация ОЖР, заполнение раздела 6 представителем ГСН, а также обмен документацией с ГСН.
Можно настраивать аналитику по всему проекту или по необходимым критериям. Например, по автору, организации, дате или другому атрибуту. Аналитика продемонстрирует состояние процесса согласования ИД
В модуль можно загружать уже готовые акты с рабочего стола или из внешних систем.
Модуль ИТД интегрируется с другими модулями Exon. К ОЖР, актам и исполнительным схемам можно привязать рабочую и проектную документацию из модуля ПИР. Результаты инспекций и замечания из модуля Стройконтроль также отображаются в общем журнале работ. Комплекты ИД можно привязать к форме актов КС-2 и КС-3 из модуля Актирование.
При внедрении модуля ИТД необходимость печатать документацию отпадает — она хранится в электронном формате, по окончании проекта экономия на бумаге составит около 10 млн. рублей.
Благодаря функционалу модуля ИТД исполнительная документация формируется быстрее: акты создаются за 1 день, а титульный лист ОЖР формируется всего в 1 клик. Срок согласования ИД снижается в 4 раза благодаря возможности обмениваться документами онлайн и отсутствию необходимости отправления почтой.
Модуль ИТД от Exon — инструмент быстрого и безопасного перехода на ЭДО. Внедрение системы и обучение сотрудников займет всего около недели. Организации активно подключаются к платформе, а клиенты Exon эффективно используют модуль ИТД для ведения проектов уже на 1185 объектах. Выбор Exon.ИТД — это возможность обеспечить качественное формирование исполнительной документации в короткие сроки.
Внедрение ИТД в электронном виде: новые возможности с Exon
Формирование и согласование исполнительной документации в бумажном виде — это долго. Ускорить процессы поможет подключение к платформе Exon и внедрение модуля исполнительно-технической документации (ИТД). В статье расскажем о модуле подробнее и рассмотрим, чем он полезен для цифровизации строительства.
Строительство без модуля ИТД
Любой рабочий процесс на этапе строительно-монтажных работ сопровождается соответствующей исполнительной документацией (ИД). Ведение ИД выполняется подрядчиком, где он отображает всю информацию о стройке: от входного контроля материалов до учета выполнения и качества работ. На основе этих данных проводится косметический и капитальный ремонт или реконструкция здания, а исполнитель несет ответственность в соответствии с ними.
Состав исполнительной документации нормируется в соответствие с приказом Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации от 16.05.2023 № 344/пр. Перечень необходимых документов обширен: несколько форм актов, комплект рабочих чертежей, исполнительные схемы, результаты лабораторных экспертиз и испытаний, общие журналы, включая реестр замечаний, специальные журналы и другие документы. Документы обязательны к заполнению, а форма и порядок ведения регулируются законодательством.
До выбора курса на цифровизацию вся исполнительная документация велась в бумажном виде. Такой подход приводил к ряду неудобств:
- Временной разрыв между фактической датой окончания работ и подписанием документации. Чтобы утвердить акт или журнал, ИД должны согласовать и подписать участники строительного проекта: заказчик, генподрядчик, уполномоченный сотрудник контрольных и надзорных структур и другие. Для сбора подписей пакет документов пересылается из организации в организацию, а на это требуется время. Если в последний момент возникнут замечания и потребуются правки — дата утверждения ИД сдвигается на неопределенный срок.Из-за этого документы часто сдаются постфактум. Заказчик теряет контроль над происходящим на объекте, а подрядчик не получает выплаты вовремя.
- Большие затраты на печать и пересылку. Для каждого участника проекта подготавливается комплект документов, а это тысячи и сотни тысяч листов бумаги, документация буквально исчисляется коробками и машинами. Средства на принтер, тонер, доставку — все вместе требует немалых расходов. Если рассчитывать, что потребуется 5 комплектов, а изменения в среднем вносятся дважды, то на печать исполнительной документации по многоквартирному дому уйдет более 4 млн. листов.
- Отсутствие многопользовательского доступа. При проверке ИД сотрудникам ПТО приходится собирать информацию со всех участников стройки. Поиск нужной информации у соответствующего специалиста тормозит проверку документации.
- Долгое внесение правок. В процессе строительства может возникнуть необходимость редактирования уже подписанных документов. При работе с бумажными носителями проверять и сопоставлять версии приходится вручную. Сотрудники ПТО часами сидят за документами и отслеживают, все ли замечания учтены и внесены, каждый вносит свою версию. После внесения правок придется снова проходить круг отправки, согласования, подписания и возвращения документации, как результат — потеря времени.
- Неудобное хранение. Для размещения тысяч документов иногда требуются отдельные помещения. Для хранения, сортировки, ведения учета, содержания архива нанимаются сотрудники, что приводит к дополнительным затратам. Получить доступ к документам в любой момент времени не получится. А при неправильном хранении поиск нужной документации может превратиться в квест.
- Отсутствие многопользовательского доступа. При проверке ИД сотрудникам ПТО приходится собирать информацию со всех участников стройки. Поиск нужной информации у соответствующего специалиста тормозит проверку документации.
- Долгое внесение правок. В процессе строительства может возникнуть необходимость редактирования уже подписанных документов. При работе с бумажными носителями проверять и сопоставлять версии приходится вручную. Сотрудники ПТО часами сидят за документами и отслеживают, все ли замечания учтены и внесены, каждый вносит свою версию. После внесения правок придется снова проходить круг отправки, согласования, подписания и возвращения документации, как результат — потеря времени.
- Неудобное хранение. Для размещения тысяч документов иногда требуются отдельные помещения. Для хранения, сортировки, ведения учета, содержания архива нанимаются сотрудники, что приводит к дополнительным затратам. Получить доступ к документам в любой момент времени не получится. А при неправильном хранении поиск нужной документации может превратиться в квест.
Перечисленные трудности тормозят формирование и согласование исполнительной документации и приводят к дополнительным расходам. На помощь приходит Exon.
Ведение исполнительной документации с модулем ИТД: преимущества
Сложности ведения исполнительной документации решаются с помощью единой системы управления строительными проектами Exon. Для работы с ИД в системе предусмотрен специальный модуль исполнительно-технический документации (ИТД). Он направлен на формирование, хранение и согласование ИД в электронном формате.
С Exon вся необходимая исполнительная документация хранится в едином цифровом пространстве: реестры, приказы, исполнительные схемы, журнал входного контроля, ОЖР, спецжурналы и акты. В модуле акты можно связывать между собой и объединять в комплекты. Права на формирование ИД участники получают в соответствии с настройками гибкого доступа: сотрудники вносят информацию на основании должности и зоны ответственности.
В модуле ИТД документы согласовываются и подписываются с помощью ЭЦП в режиме онлайн. Статус документации отображается в системе: согласован или отправлен на доработку. Для оперативного получения информации предусмотрена система уведомлений с возможностью привязки к электронной почте. Участники проекта могут оставлять к документам замечания, которые отображаются на платформе, все ранее внесенные замечания к документу остаются в системе и можно к ним обратиться при необходимости. На основании замечаний вносятся правки, а для повторного подписания документация отправляется по гибким маршрутам. С помощью функции наложения процесс сравнения и проверки версий документов ускоряется. Обе версии: текущая и предыдущая — хранятся в модуле ИТД, и по каждому документу фиксируется история изменений.
Функционал модуля предусматривает автоматическое формирование титульного листа и разделов ОЖР, при формировании которых требуется минимум заполнения вручную, а также актов исполнительной документации (АОСР и АООК) в соответствии с Приказом Минстроя России N344. В конструкторе можно сформировать дополнительные акты с использованием внесенной информации и унифицированных шаблонов. Реестры из выбранных актов формируются автоматически и выгружается в формате Excel: снижается нагрузка на сотрудников отдела ПТО, так как не приходится вносить информацию вручную. Акты и реестр ИД с замечаниями можно экспортировать по отдельности в формате XLS, также акты доступны в PDF, Zip и в отдельных случаях в XML.
Какие еще процессы становятся проще с модулем Exon ИТД?
Раздел «Материалы» выступает аналогом бумажного журнала входного контроля. Сюда вносится информация о материалах с привязкой документов и паспортов, подтверждающих качество. На основе информации о поставках и количестве материалов, списанных в производство, ведется контроль остатка.
Модуль ИТД интегрируется с системами Госстройнадзора: доступна регистрация ОЖР, заполнение раздела 6 представителем ГСН, а также обмен документацией с ГСН.
Можно настраивать аналитику по всему проекту или по необходимым критериям. Например, по автору, организации, дате или другому атрибуту. Аналитика продемонстрирует состояние процесса согласования ИД
В модуль можно загружать уже готовые акты с рабочего стола или из внешних систем.
Модуль ИТД интегрируется с другими модулями Exon. К ОЖР, актам и исполнительным схемам можно привязать рабочую и проектную документацию из модуля ПИР. Результаты инспекций и замечания из модуля Стройконтроль также отображаются в общем журнале работ. Комплекты ИД можно привязать к форме актов КС-2 и КС-3 из модуля Актирование.
При внедрении модуля ИТД необходимость печатать документацию отпадает — она хранится в электронном формате, по окончании проекта экономия на бумаге составит около 10 млн. рублей.
Благодаря функционалу модуля ИТД исполнительная документация формируется быстрее: акты создаются за 1 день, а титульный лист ОЖР формируется всего в 1 клик. Срок согласования ИД снижается в 4 раза благодаря возможности обмениваться документами онлайн и отсутствию необходимости отправления почтой.
Модуль ИТД от Exon — инструмент быстрого и безопасного перехода на ЭДО. Внедрение системы и обучение сотрудников займет всего около недели. Организации активно подключаются к платформе, а клиенты Exon эффективно используют модуль ИТД для ведения проектов уже на 1185 объектах. Выбор Exon.ИТД — это возможность обеспечить качественное формирование исполнительной документации в короткие сроки.