Управление строительством
Сколько стоит цифровизация строительства: выгоды и способы сэкономить
С трендом на цифровизацию работа всех участников строительства становится проще и прозрачнее. Вопреки мнению, что цифровизация обходится дорого, этот инструмент помогает сократить временные и финансовые расходы — в итоге стоимость цифровых инструментов быстро окупается.
С 2023 года переход на электронный документооборот становится обязательным, и все больше компаний оперативно внедряют новые технологии: так, в строительной отрасли в начале 2023 года стало на 24% больше пользователей ЭДО среди частных компаний по сравнению с прошлым годом. При этом уже есть реальные примеры экономии времени и денег среди крупных компаний, перешедших на ЭДО. Обсудим стоимость цифровизации и возможность сэкономить в процессе перехода на цифровые рельсы.
Экономия времени
Одна из задач цифровизации строительства — это внедрение цифровой вертикали. Благодаря системам, которые входят в цифровую вертикаль упрощается и ускоряется взаимодействие с государственными структурами и партнерами: для составления запроса не понадобится заполнять и отправлять пакет документов, а ответ приходит в быстрые сроки — все этапы согласуются быстрее на 15% и строительный проект завершается в более короткие сроки.
Есть хорошие примеры: после перехода на ЭДО в «Авентин Инжиниринг» на доставку документов тратят секунды вместо недель, группа «ПИК» сократила согласование бухгалтерских документов до трех дней.
Экономия бюджета
На печать документации выделяется огромный бюджет: использование принтера, покупка тонера, работа курьеров, пересылка, бумага, конверты. Всё это обходится компании примерно по 10 рублей за лист. Комплектов нужно много — для каждого участника строительства, а всего на один объект нужно до полумиллиона листов. С ЭДО стоимость листа сокращается в пять раз — до 2 рублей.
Расчет простой: исходя из самых недорогих материалов и печати, на оформление документации требуется до 5 миллионов рублей. С электронным оборотом этот объем сокращается до одного миллиона рублей и даже меньше — за счет оптимизации документации, которая просто копируется и не требует вложений. В результате стоимость внедрения ЭДО и обучение сотрудников с максимальными затратами выйдет дешевле, чем стоимость бумажной документации только на один крупный объект — а их, как правило, строится несколько.
Чтобы рассчитать примерную экономию ФНС разработала калькулятор, который даже учитывает ожидаемый рост компании — можно наглядно увидеть, сколько удастся сэкономить.
Кроме того, оптимизация процессов повышает производительность труда в целом в рамках того же бюджета — исследователи из Высшей школы экономики считают, что благодаря цифровизации производительность труда к 2030 году вырастет на 13%.
Приведем примеры практических путей экономии с помощью цифровизации:
- Так как коммуникацию по проекту и согласование документации ведется через платформу или электронную почту, отпадает надобность в выделении бюджета на канцелярию.
- Чем крупнее компания, тем больше места и средств потребуется, чтобы разместить всю документацию. С ЭДО не нужно отводить специальное пространство под архив.
- Электронные документы, загруженные на платформу, нельзя испортить или потерять: не потребуется тратить средства и время на перевыпуск.
- Внедрение ЭДО позволяет сэкономить на найме сотрудников, которые занимались бы учетом и сортировкой документов. Например, функционал Exon сокращает до 2-х недель рабочего времени — это позволяет нанимать на 25% меньше сотрудников.
Еще один важный нюанс, о котором не принято говорить — кассовый разрыв. Частая ситуация, когда время между фактической датой окончания работ и подписанием исполнительной документации затягивается и оплата поступает значительно позже, строительные организации вынуждены закрывать расходы своими силами. ЭДО направлен на сокращение сроков согласования, и, соответственно, ускорение оплат.
Внедрение внешних информационных систем — на примере Exon
С цифровизацией отпадает необходимость пересылать бумажные документы по почте или доставлять их лично: они подписываются с использованием электронной цифровой подписи и машиночитаемых доверенностей. Если у компании есть электронные подписи и готовность подключиться к цифровой вертикали — самое время задуматься о внедрении собственных информационных систем.
Одна из внешних информационных систем, идеально подходящая для ведения собственной документации и передачи в ИСУП (информационная система управления проектами) — Exon. Разберем, что может Exon и какой функционал будет полезен компаниям, переходящим на ЭДО.
В Exon можно аккумулировать и хранить всю информацию по проекту — от данных по материалам до актов. В несколько кликов можно найти необходимую информацию: не нужно перерывать десятки бумажных документов. Это позволяет сэкономить до 2-х недель рабочего времени сотрудников.
Так как все детали проекта хранятся в одном месте, акты и реестры исполнительной документации можно составлять автоматически. Платформа автоматизирует формирование ИД, подгружая данные в унифицированную форму документов на основе внесенной информации. Благодаря этому функционалу скорость составления документации возрастает в 2 раза. Если есть необходимость загрузить информации со сторонних ресурсов, то интеграция данных займет всего 1 минуту.
В Exon предусмотрена система комментариев для ускорения согласования. Пользователь с необходимым уровнем доступа оставляет замечания к документам на платформе, отклоняет и подтверждает их. Больше не нужно тратить время на печать и пересылку нескольких версий: измененные документы с ЭЦП быстро подгружаются на платформу. А система оперативно информирует пользователей об изменениях.
Кроме того, на платформе хранятся старые и обновленные версии документов: проще отслеживать внесенные правки. Это сокращает количество рутинных операций, и скорость проверки документации возрастает в 5 раз.
Exon помогает сократить затрачиваемое время на контроль и координацию сотрудников. Просроченные задачи будут отображаться в модулях и их можно выявить за 2 минуты. Платформа предоставляет доступ безлимитному количеству пользователей: удобно отслеживать работу всех участников строительного проекта. А актуальную информацию о ходе работ можно отслеживать по QR-коду. Также автоматизация ведения ИД сокращает количество ошибок и влияние человеческого фактора в 5 раз.Внедрить решение и обучить сотрудников пользоваться им можно за пару недель.
Переход на ЭДО — это удобно и выгодно, цифровизация в строительстве началась естественным путем еще до вступления государственных приказов в силу. Переход на цифровую документацию помогает компаниям серьезно экономить с небольшими начальными вложениями ресурсов — все что нужно, это оформить нужную документацию и внедрить ВИС. А это значит — чем быстрее компании сформируют цифровые подписи и внедрят внешние информационные системы как Exon — тем быстрее они начнут расти и экономить. Похоже, самое время начать.
С трендом на цифровизацию работа всех участников строительства становится проще и прозрачнее. Вопреки мнению, что цифровизация обходится дорого, этот инструмент помогает сократить временные и финансовые расходы — в итоге стоимость цифровых инструментов быстро окупается.
С 2023 года переход на электронный документооборот становится обязательным, и все больше компаний оперативно внедряют новые технологии: так, в строительной отрасли в начале 2023 года стало на 24% больше пользователей ЭДО среди частных компаний по сравнению с прошлым годом. При этом уже есть реальные примеры экономии времени и денег среди крупных компаний, перешедших на ЭДО. Обсудим стоимость цифровизации и возможность сэкономить в процессе перехода на цифровые рельсы.
Экономия времени
Одна из задач цифровизации строительства — это внедрение цифровой вертикали. Благодаря системам, которые входят в цифровую вертикаль упрощается и ускоряется взаимодействие с государственными структурами и партнерами: для составления запроса не понадобится заполнять и отправлять пакет документов, а ответ приходит в быстрые сроки — все этапы согласуются быстрее на 15% и строительный проект завершается в более короткие сроки.
Есть хорошие примеры: после перехода на ЭДО в «Авентин Инжиниринг» на доставку документов тратят секунды вместо недель, группа «ПИК» сократила согласование бухгалтерских документов до трех дней.
Экономия бюджета
На печать документации выделяется огромный бюджет: использование принтера, покупка тонера, работа курьеров, пересылка, бумага, конверты. Всё это обходится компании примерно по 10 рублей за лист. Комплектов нужно много — для каждого участника строительства, а всего на один объект нужно до полумиллиона листов. С ЭДО стоимость листа сокращается в пять раз — до 2 рублей.
Расчет простой: исходя из самых недорогих материалов и печати, на оформление документации требуется до 5 миллионов рублей. С электронным оборотом этот объем сокращается до одного миллиона рублей и даже меньше — за счет оптимизации документации, которая просто копируется и не требует вложений. В результате стоимость внедрения ЭДО и обучение сотрудников с максимальными затратами выйдет дешевле, чем стоимость бумажной документации только на один крупный объект — а их, как правило, строится несколько.
Чтобы рассчитать примерную экономию ФНС разработала калькулятор, который даже учитывает ожидаемый рост компании — можно наглядно увидеть, сколько удастся сэкономить.
Кроме того, оптимизация процессов повышает производительность труда в целом в рамках того же бюджета — исследователи из Высшей школы экономики считают, что благодаря цифровизации производительность труда к 2030 году вырастет на 13%.
Приведем примеры практических путей экономии с помощью цифровизации:
- Так как коммуникацию по проекту и согласование документации ведется через платформу или электронную почту, отпадает надобность в выделении бюджета на канцелярию.
- Чем крупнее компания, тем больше места и средств потребуется, чтобы разместить всю документацию. С ЭДО не нужно отводить специальное пространство под архив.
- Электронные документы, загруженные на платформу, нельзя испортить или потерять: не потребуется тратить средства и время на перевыпуск.
- Внедрение ЭДО позволяет сэкономить на найме сотрудников, которые занимались бы учетом и сортировкой документов. Например, функционал Exon сокращает до 2-х недель рабочего времени — это позволяет нанимать на 25% меньше сотрудников.
Еще один важный нюанс, о котором не принято говорить — кассовый разрыв. Частая ситуация, когда время между фактической датой окончания работ и подписанием исполнительной документации затягивается и оплата поступает значительно позже, строительные организации вынуждены закрывать расходы своими силами. ЭДО направлен на сокращение сроков согласования, и, соответственно, ускорение оплат.
Внедрение внешних информационных систем — на примере Exon
С цифровизацией отпадает необходимость пересылать бумажные документы по почте или доставлять их лично: они подписываются с использованием электронной цифровой подписи и машиночитаемых доверенностей. Если у компании есть электронные подписи и готовность подключиться к цифровой вертикали — самое время задуматься о внедрении собственных информационных систем.
Одна из внешних информационных систем, идеально подходящая для ведения собственной документации и передачи в ИСУП (информационная система управления проектами) — Exon. Разберем, что может Exon и какой функционал будет полезен компаниям, переходящим на ЭДО.
В Exon можно аккумулировать и хранить всю информацию по проекту — от данных по материалам до актов. В несколько кликов можно найти необходимую информацию: не нужно перерывать десятки бумажных документов. Это позволяет сэкономить до 2-х недель рабочего времени сотрудников.
Так как все детали проекта хранятся в одном месте, акты и реестры исполнительной документации можно составлять автоматически. Платформа автоматизирует формирование ИД, подгружая данные в унифицированную форму документов на основе внесенной информации. Благодаря этому функционалу скорость составления документации возрастает в 2 раза. Если есть необходимость загрузить информации со сторонних ресурсов, то интеграция данных займет всего 1 минуту.
В Exon предусмотрена система комментариев для ускорения согласования. Пользователь с необходимым уровнем доступа оставляет замечания к документам на платформе, отклоняет и подтверждает их. Больше не нужно тратить время на печать и пересылку нескольких версий: измененные документы с ЭЦП быстро подгружаются на платформу. А система оперативно информирует пользователей об изменениях.
Кроме того, на платформе хранятся старые и обновленные версии документов: проще отслеживать внесенные правки. Это сокращает количество рутинных операций, и скорость проверки документации возрастает в 5 раз.
Exon помогает сократить затрачиваемое время на контроль и координацию сотрудников. Просроченные задачи будут отображаться в модулях и их можно выявить за 2 минуты. Платформа предоставляет доступ безлимитному количеству пользователей: удобно отслеживать работу всех участников строительного проекта. А актуальную информацию о ходе работ можно отслеживать по QR-коду. Также автоматизация ведения ИД сокращает количество ошибок и влияние человеческого фактора в 5 раз.Внедрить решение и обучить сотрудников пользоваться им можно за пару недель.
Переход на ЭДО — это удобно и выгодно, цифровизация в строительстве началась естественным путем еще до вступления государственных приказов в силу. Переход на цифровую документацию помогает компаниям серьезно экономить с небольшими начальными вложениями ресурсов — все что нужно, это оформить нужную документацию и внедрить ВИС. А это значит — чем быстрее компании сформируют цифровые подписи и внедрят внешние информационные системы как Exon — тем быстрее они начнут расти и экономить. Похоже, самое время начать.