Ведение проектной и рабочей документации в электронном формате: что получает строительство

Сергей Валюк |

13.02.2024 ·

Проектная и рабочая документация — основа для управления строительством и дальнейшего формирования исполнительной документации, а любая работа с документами подразумевает большие временные и ресурсные затраты. В статье рассмотрим, как внедрение модуля Экзон.ПИР автоматизирует и упрощает эти процессы.

Этап проектирования без цифровизации

Чтобы начать строительно-монтажные работы (СМР), сначала подготавливается проектная и рабочая документация. Проектная документация (ПД) содержит широкий спектр данных об объекте без подробностей и формируется для прохождения экспертизы на соответствие строительным нормам. В свою очередь рабочая документация более детализирована и включает в себя информацию, на основании которой подрядчики выполняют СМР. Комплект ПД и РД состоит из рабочих чертежей и схем, описаний решений, спецификации материалов и изделий. Правильно составленный пакет документов облегчает работу строительных бригад и сокращает шанс возникновения ошибок на объекте. В бумажном виде документы часто доходят до стройплощадки в неактуальном виде, что приводит к ошибкам уже на этапе работ на стройплощадке. Автоматизация решает этот вопрос.

Мир стремится к удобству и простоте получения информации — например, технологии облачного хранения уже стали нормой. Вести процессы в строительстве привычным способом неудобно по ряду причин:

Недостаточная эффективность коммуникации. Если каналы взаимодействия между участниками проекта не отлажены, оперативная передача данных и документов затрудняется. До сотрудников не дозвонились, письмо попало в спам, долгая доставка — все это приводит к задержкам, ошибкам и несоответствиям в документации. Согласование и подписание занимает много времени и откладывает начало стройки.
Сложности в координации сотрудников. Участники строительного проекта, как правило, находятся в разных локациях, что усложняет отслеживание объема выполненной работы. Опрос сотрудников и выяснение статуса задачи занимает дополнительное время. Руководителю сложнее оценить нагрузку и оперативно перераспределить задачи, что приводит к несогласованности действий и потере времени.
Неактуальные данные. На этапе проектирования документы подвергаются множеству изменений: от бюджета до материалов. Во время строительно-монтажных работ также может возникнуть необходимость во внесении правок в рабочую и проектную документацию. В случае бумажного документооборота сотрудники обрабатывают новую информацию вручную, что тормозит проверку и обновление данных. Отсутствие актуальных данных у подрядчиков приводит к ошибкам, проект отличается от реальности. Результатом могут стать не только замечания на этапе стройконтроля и дополнительные временные и денежные затраты, но и снижение качества готовых зданий, что влечет серьёзные риски.
Выделение крупных бюджетов на печать и пересылку. Чтобы согласовать и подписать документацию, комплект направляется каждому участнику проекта. Печать и пересылка целых томов документов в нескольких экземплярах приводит к немалым расходам — объем бумаги доходит до 4-5 миллионов листов, стоимость — десятки миллионов рублей.
Риск утраты или повреждения документов. Проектная и рабочая документация может потеряться или повредиться в результате пересылки или неправильного хранения. Приходится вручную восстанавливать информацию и переподписывать документы, что сдвигает дату начала стройки.

Решить эти трудности и начать строительно-монтажные работы в установленный срок помогает использование «Экзон».

Строительство с модулем Экзон.ПИР: преимущества

Модуль проектно-изыскательских работ (ПИР) разработан для согласования проектной и рабочей документации с выпуском ее в производство. Хранение, формирование, внесение правок, проверка, согласование и подписание — все действия осуществляются в рамках модуля, поэтому дополнительное ПО не требуются. В реальном времени участники выполняют задачи и работают над документацией в едином цифровом пространстве в режиме онлайн. Все участники могут подключиться к работе одновременно. В результате, использование «Экзон» дает ряд возможностей:

Ускоренное согласование и подписание. Функционал модуля упрощает и автоматизирует работу с ПД и РД. В «Экзон» предусмотрена система комментариев и замечаний, что ускоряет согласование и внесение правок. Время согласования сокращается на 15%. При обмене документами автоматически формируется накладная, подписанная электронной подписью. Если возникли замечания, получатель может отклонить прием с помощью функции отказа, и документы оперативно вернутся на доработку.
Быстрая проверка. Все версии документов хранятся в модуле в соответствии со структурой проекта. С помощью режимов сравнения и наложения сопоставляется текстовая и графическая информация. Изменившиеся данные выделяются цветом: не нужно искать исправления вручную. Функционал Экзон экономит до 2 недель рабочего времени сотрудников.

Участники проекта могут сравнить не только файлы из модуля ИТД, но и документы из других модулей или загруженные из внешних источников. Все исправления отображаются в истории: процессы проверки и согласования ускоряются и становятся прозрачнее.

Соответствие требования законодательства. Проектная документация формируется в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 87.
Доступ к актуальной информации. Актуальные версии документов отслеживаются по QR-коду в реальном времени. Доступ к информации можно всегда получить с любого устройства.
Отслеживание статуса. В модуле участники проекта могут отслеживать, на каком этапе находится рабочая документация: на согласовании, согласована, на доработке или выпущена в производство. Как результат — заказчику проще контролировать процесс и сроки ведения работ.
Эффективное управление проектом. Раздел «Сборщик задач» предусмотрен для ведения и управления данными по участникам проекта. Руководители могут выставлять дедлайны и приоритеты, отслеживать загруженность каждого сотрудника и перераспределять задачи в реальном времени. Список задач отображается в виде диаграммы Ганта, которая наглядно демонстрирует ход выполнения работ. Информация в диаграмме настраивается и группируется по всем сотрудникам или отдельно по каждому.
Удобная аналитика. Помимо статуса руководители могут отслеживать количество документов, которое сдали или просрочили. Информация представлена в количественном и процентном соотношении. Наглядно данные отображаются в виде круговой диаграммы. Отчеты и реестры по загруженным документам формируются автоматически в MS Excel.
Массовые действия. Из нескольких документов формируется пакет и по гибким маршрутам отправляется на согласование, подписание, доработку или выпускается в производство. При необходимости комплекты готовых и подписанных документов можно быстро загрузить из внешних источников. Всего за 2 минуты на платформу загрузится документация в форматах PDF или DWG.

С помощью модуля ПИР управление проектной и рабочей документацией становится прозрачнее и оперативнее. Руководителям проще следить за процессом, а у проектировщиков и подрядчиков всегда есть доступ к актуальной информации. Без правильно составленной проектной документации невозможно дальнейшее выполнение постановлений по исполнительной документации. Качественное и быстрое формирование ПД и РД, удобное управление проектом и ведение отчетности — все это модуль Экзон.ПИР.

Этап проектирования без цифровизации

Недостаточная эффективность коммуникации. Если каналы взаимодействия между участниками проекта не отлажены, оперативная передача данных и документов затрудняется. До сотрудников не дозвонились, письмо попало в спам, долгая доставка — все это приводит к задержкам, ошибкам и несоответствиям в документации. Согласование и подписание занимает много времени и откладывает начало стройки.
Сложности в координации сотрудников. Участники строительного проекта, как правило, находятся в разных локациях, что усложняет отслеживание объема выполненной работы. Опрос сотрудников и выяснение статуса задачи занимает дополнительное время. Руководителю сложнее оценить нагрузку и оперативно перераспределить задачи, что приводит к несогласованности действий и потере времени.
Неактуальные данные. На этапе проектирования документы подвергаются множеству изменений: от бюджета до материалов. Во время строительно-монтажных работ также может возникнуть необходимость во внесении правок в рабочую и проектную документацию. В случае бумажного документооборота сотрудники обрабатывают новую информацию вручную, что тормозит проверку и обновление данных. Отсутствие актуальных данных у подрядчиков приводит к ошибкам, проект отличается от реальности. Результатом могут стать не только замечания на этапе стройконтроля и дополнительные временные и денежные затраты, но и снижение качества готовых зданий, что влечет серьёзные риски.
Выделение крупных бюджетов на печать и пересылку. Чтобы согласовать и подписать документацию, комплект направляется каждому участнику проекта. Печать и пересылка целых томов документов в нескольких экземплярах приводит к немалым расходам — объем бумаги доходит до 4-5 миллионов листов, стоимость — десятки миллионов рублей.
Риск утраты или повреждения документов. Проектная и рабочая документация может потеряться или повредиться в результате пересылки или неправильного хранения. Приходится вручную восстанавливать информацию и переподписывать документы, что сдвигает дату начала стройки.

Строительство с модулем Экзон.ПИР: преимущества

Ускоренное согласование и подписание. Функционал модуля упрощает и автоматизирует работу с ПД и РД. В «Экзон» предусмотрена система комментариев и замечаний, что ускоряет согласование и внесение правок. Время согласования сокращается на 15%. При обмене документами автоматически формируется накладная, подписанная электронной подписью. Если возникли замечания, получатель может отклонить прием с помощью функции отказа, и документы оперативно вернутся на доработку.
Быстрая проверка. Все версии документов хранятся в модуле в соответствии со структурой проекта. С помощью режимов сравнения и наложения сопоставляется текстовая и графическая информация. Изменившиеся данные выделяются цветом: не нужно искать исправления вручную. Функционал Экзон экономит до 2 недель рабочего времени сотрудников.

Соответствие требования законодательства. Проектная документация формируется в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 87.
Доступ к актуальной информации. Актуальные версии документов отслеживаются по QR-коду в реальном времени. Доступ к информации можно всегда получить с любого устройства.
Отслеживание статуса. В модуле участники проекта могут отслеживать, на каком этапе находится рабочая документация: на согласовании, согласована, на доработке или выпущена в производство. Как результат — заказчику проще контролировать процесс и сроки ведения работ.
Эффективное управление проектом. Раздел «Сборщик задач» предусмотрен для ведения и управления данными по участникам проекта. Руководители могут выставлять дедлайны и приоритеты, отслеживать загруженность каждого сотрудника и перераспределять задачи в реальном времени. Список задач отображается в виде диаграммы Ганта, которая наглядно демонстрирует ход выполнения работ. Информация в диаграмме настраивается и группируется по всем сотрудникам или отдельно по каждому.
Удобная аналитика. Помимо статуса руководители могут отслеживать количество документов, которое сдали или просрочили. Информация представлена в количественном и процентном соотношении. Наглядно данные отображаются в виде круговой диаграммы. Отчеты и реестры по загруженным документам формируются автоматически в MS Excel.
Массовые действия. Из нескольких документов формируется пакет и по гибким маршрутам отправляется на согласование, подписание, доработку или выпускается в производство. При необходимости комплекты готовых и подписанных документов можно быстро загрузить из внешних источников. Всего за 2 минуты на платформу загрузится документация в форматах PDF или DWG.