Статьи о сдаче и приеме исполнительной документации, цифровизации строительства, полезном софте, решениях для ПТО и многом другом — контент, который может пригодиться.

Строительные компании поддерживают цифровизацию и стремятся к оптимизации процессов. Экосистема Exon — это быстрый и безопасный переход в «цифру». По данным на январь 2024 года Exon внедрили уже более 4600 компаний: в программе реализуют крупные строительные проекты и ведут документацию в соответствии с последними требования Минстроя. Функционал системы охватывает весь жизненный цикл строительного проекта. Благодаря этому подключиться к платформе можно в любой момент. А какую пользу принесет внедрение Exon на каждом этапе — рассмотрим в статье.

Этапы строительного проекта

Жизненный цикл строительного объекта подразделяется на четыре основные стадии:

• предпроектный этап
• этап проектирования
• этап строительно-монтажных работ (СМР)
• этап завершения стройки или ввода в эксплуатацию

Подключить Exon можно на любом этапе, однако чем раньше начнется работа в системе, тем эффективнее будет результат. Платформу можно экологично ввести в работу в любой момент, и начать получать выгоду от перехода в цифру.

Подключение на предпроектном этапе

На этом этапе происходит сбор исходных данных для проектирования: градостроительные планы или схемы размещения объекта. На платформе Exon все документы и схемы хранятся в едином цифровом пространстве. Благодаря этому участники получают необходимую информацию в соответствии с настройками гибкого и безопасного доступа: документацию увидят только назначенные лица.

Централизованное хранение документации — не единственный плюс внедрения Exon. Подключиться к платформе на предпроектном этапе полезно благодаря функционалу двух модулей: ИСР и ERP. Рассказываем про оба модуля.

Модуль Иерархической структуры работ (ИСР) нацелен на календарно-сетевое планирование. Здесь разрабатывают план и составляют график проведения работ, что делает работы по проекту прозрачными и наглядными и облегчает управление. Устанавливают и отображают перечни, сроки, объемы и стоимость работ. Также можно назначать и отслеживать ответственных за выполнение задач. График представлен в виде диаграммы Ганта онлайн, а формировать планы и работать можно в многопользовательском режиме.

Функционал модуля предоставляет подробную аналитику на основе внесенных данных, что помогает отслеживать отставание или опережение плана. При необходимости информацию можно выгрузить в формате PDF или Excel. Внедрение модуля на ранних этапах помогает оптимизировать и упростить контроль за работами.

Модуль планирования ресурсов предприятия (ERP) обеспечивает управление финансами строительства объекта. В разделе формируется бюджет движения денежных средств, отслеживаются цепочки поставок и все финансовые взаимодействия, — вы сможете контролировать план-факт по доходам и все расходы, централизованно хранить договоры с поставщиками и подрядчиками и планировать своевременное получение авансов. Функционал позволяет формировать реестр платежей. Внесенную информацию можно связать с данными из ИСР и в результате получить график, наглядно отображающий все сроки выполнения работ и их оплат. При желании каждая организация участников строительного проекта может вести свой бюджет, учет договоров и платежей. Доступ к информации не смогут получить сторонние сотрудники.

Подключение к Exon на предпроектном этапе строительства облегчит формирование четкого плана и упростит соблюдение всех сроков и бюджетов. Аналитика помогает корректно двигаться по плану и управлять скоростью работ, а благодаря точному контролю финансов вы сможете контролировать все доходы и расходы, точнее планировать предстоящие работы. Несмотря на максимальную пользу в самом начале, подключить и использовать модули ИСР и ERP можно на любом этапе жизненного цикла проекта.

Модуль ПИР: внедрение на этапе проектирования

Во время этапа проектирования формируется ключевая проектная и рабочая документация. Внедрять Exon на этом этапе удобно благодаря специально разработанному модулю Проектно-изыскательских работ (ПИР). Разделы проектной документации можно формировать в соответствии с 87 ПП, а также создавать и редактировать вручную. Функционал платформы включает в себя комментарии и замечания, в решении доступна загрузка версий и изменений проектной и рабочей документации. С помощью режима сравнения можно соотнести все версии документов, хранящиеся на платформе. Для отчетности предусмотрена выгрузка реестров загруженных документов и замечаний. В истории сохраняется маршрут согласования документов: можно отследить участников процесса согласования и статус документа на каждом этапе.

Через инструмент Задачи руководители могут переназначать исполнителей и отслеживать объем загруженной документации в реальном времени. 

Введение Exon на этапе проектирования позволит создавать документы в цифровом формате, что ускорит согласование, подписание и получение документов — процесс можно будет отследить на всех этапах. Параллельно с формированием документации на этом этапе также можно подключить модули ERP и ИСР.

Внедрение на этапе строительно-монтажных работ

Даже если на объекте уже начались строительно-монтажные работы, подключить Exon можно и нужно. На этом этапе можно также внедрить модуль ПИР и массово подгрузить готовую рабочую и проектную документацию. В дальнейшем эти данные можно интегрировать при заполнении общего журнала работ (ОЖР), внести в ПИР и модуль Исполнительно-технической документации (ИТД). На этом этапе к платформе можно подключить подрядчиков и настроить ролевой доступ к данным на основании должности и зоны ответственности.

В модуле ИТД формируется, согласовывается и подписывается исполнительная документация. Можно вносить информацию о регистрации в реестрах НОСТРОЙ и НОПРИЗ и приказах на право подписи. В разделе Материалы ведется журнал входного контроля с привязкой к сертификатам качества, а также производится расчет остатка и его контроль. В модуле можно загружать, согласовывать и подписывать исполнительные схемы. Формируется и ведется общий журнал работ, в частности третий раздел, и спец журналы. Данные из журналов можно интегрировать с модулем ПИР и разделом Материалы. В модуле можно формировать 11 форм актов в формате XML в соответствии с утвержденными схемами Минстроя. Помимо сформированных актов можно загружать более 150 форм готовой исполнительной документации, связывать ее с записями и документами, из системы, формировать комплект и отправлять его по гибким маршрутам. Также доступна интеграция с системами Госстройнадзора: можно пройти регистрацию ОЖР в ГСН и отвечать на запросы, обмениваться документацией.

В Exon предусмотрен модуль Строительный контроль. Здесь можно создавать вызовы на освидетельствование, которые заказчики могут отклонять или принимать. По факту проведения инспекции можно добавить замечания в систему и на основании выставленных замечаний сформировать предписание, которое будет отправлено подрядной организации. К замечаниям можно прикреплять любые виды файлов: аудио, видео или фотографии. Внести сведения можно через браузер или с помощью приложения Exon, которое работает в оффлайн режиме. Результаты проверок и замечания вносятся в четвертый раздел общего журнала работ.

В модуль Актирование можно загрузить интерактивную смету контракта и просмотреть ее в системном виде. Сведения можно вносить вручную или связывать с комплектами исполнительной документации из модуля ИТД. В раздел можно вносить объемы выполненных работ по периодам и отправлять на согласование заказчику. Также можно сформировать акт КС-2 на основании введенных объемов, в настройках указать реквизиты сторон и настроить параметры таких актов. Просмотр актов доступен только участникам договора, в рамках которого загружена смета: заказчика и генподрядчика.

На этапе строительно-монтажных работ Exon упрощает управлением проектом и взаимосвязь между участниками. На всех уровнях взаимодействия — от освидетельствования до выставления финальных актов Exon упрощает работу с документацией безопасно и быстро. Внедрение на этом этапе обеспечит оперативное формирование и согласование исполнительной документации.

Внедрить Exon можно практически на любом этапе жизненного цикла строительного проекта. Раннее подключение к платформе на предпроектном этапе позволит постепенно и своевременно заполнять все модули и интегрировать данные между ними. И хотя вход на более поздних этапах строительства также позволит ускорить, упростить и автоматизировать ряд процессов, наши специалисты рекомендуют внедрять Exon с самого начала строительных работ — именно полноценное использование модулей ПИР, ИСР и ERP на протяжении всего цикла строительства обеспечит максимальный эффект.

АНО РСИ внедрила систему в 2020 году в тестовом формате на 1 объекте. Сейчас электронный документооборот с помощью Exon осуществляется на 80-ти объектах, все подрядные организации также подключены к проектам и сдают документацию в системе Exon. На объектах внедрены и успешно используются модули: ПИР, ИТД, Стройконтроль и Актирование.

Компания АНО РСИ прошла большой путь в рамках цифровизации. На своем опыте Татьяна Пупышева – главный специалист отдела ИТД, поделилась с какими трудностями столкнулись при внедрении и какие задачи были реализованы благодаря Exon. 

• Ускорили процесс согласования документации
• Сократили время на выдачу замечаний
• Сократили время на сканирование документов 
• Обеспечили доступ 24/7 к ИТД для всех сотрудников 

Справка 

“АНО РСИ” – Разработка концепций и технологий для реализации городских социальных объектов, осуществление отраслевого анализа и прорабатывание методики, а также выполнение функций технического заказчика, поставщика оборудования и строительного контроля.

Сайт https://ano-rsi.ru/ Телеграмм канал https://t.me/ano_rsi

Цифровизация — это одна из главных современных целей и практических задач по развитию России. Государство активно стимулирует регионы и компании переходить на цифровые рельсы, процесс затрагивает все сферы — от образования до строительства. В 2020 году курс на цифровизацию закрепили на законодательном уровне Указом Президента № 474 “О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года”. Согласно Минцифре РФ Россия вошла в ТОП-10 стран по цифровизации на ноябрь 2022 года. На сегодняшний день можно выделить 4 сферы, которые активно и успешно внедряют цифровые решения: образование, бизнес, банковская сфера и строительство. В статье — о том, как цифровизация проходит в этих отраслях, и чего ожидать в будущем.

Цифровизация образования

В новой реальности растет спрос на специалистов из цифровой сферы — поэтому все силы в образовании направлены на реформирование и улучшение систем обучения. Кроме внедрения цифровых инструментов проводятся всероссийские и международные мероприятия, нацеленные на развитие цифровых навыков учащихся и учителей — например, соревнования по программированию дронов и управлению ими.

На сентябрь 2023 года 100% школ перешли на российское ПО, а ИТ-инфраструктура заработала более чем в 9 тысячах школ.

Отличный пример — разработана и внедрена федеральная ГИС «Моя школа». В пилотном тестировании участвовало только 15 регионов, а уже с января 2023 года все школы страны подключились к системе.

В Иркутской области одновременно с федеральной также была введена региональная ГИС «Цифровая образовательная платформа Иркутской области», предназначенная для автоматизации работы образовательных учреждений.

Также активно внедряется использование информационно-коммуникационной образовательной платформы «Сферум». Учителя и ученики, в том числе из разных регионов, могут взаимодействовать друг с другом с помощью ресурса, а родители — посещать собрания в удаленном формате. Около 82% российских школ пользуются платформой.

Бизнес

Почти 90% российских коммерческих компаний малого бизнеса также заинтересованы в цифровизации и уже замечают пользу от внедрения цифровых инструментов. В рамках федерального проекта «Цифровые технологии» Минцифры России запустило специальную программу поддержки цифровизации малого и среднего бизнеса. Программа предлагает поддержку при внедрении нового ПО от российских производителей и льготные условия для его приобретения.

Регионы также не отстают и разрабатывают собственные решения для поддержки бизнеса. Например, в Белгородской области был разработан и протестирован специальный портал mb31.ru, ставший единым навигатором услуг для субъектов малого и среднего предпринимательства.

Банки

По итогам 2022 года банковская система подверглась большим изменениям в результате событий 2022 года: отключение от SWIFT, уход платежных систем Visa и Mastercard — все эти решения потребовали отечественной замены. Импортозамещение и переход на надежное Российское ПО для банков стали главными целями развития банков в новых реалиях.

Банки приобретают и разрабатывают собственное ПО по нескольким направлениям: для оптимизации работы сотрудников, улучшения клиентского опыта, борьбы с мошенничеством, дистанционным услугам и так далее.

В 2023 году почти 70% клиентов банков пользуются мобильным приложением, и уже 43% (в отличие от 17% в 2018  году) — обращаются к цифровому банкингу.

Все больше банков переходят на цифровые модели ведения работы «без офисов» — полностью электронные услуги доступны в «Тинькофф», «Альфабанке» и других крупных банках. Финансовые организации продолжают активно инвестировать в цифровизацию и импортозамещение физического оборудования и софта.

Строительство

Строительству, как и другим сферам, свойственна неоднородность цифровизации в разных регионах. Однако, в рамках национального проекта «Цифровая экономика» Минстрой РФ нацелен повысить уровень цифровизации во всех 89 регионах. На текущий момент подписали или подписывают НПА уже более 80 регионов, часть из них — внедрили ИСУП (информационную систему управления проектами) и подключились к Цифровой вертикали.

В реализации строительных проектов участвуют специалисты из разных структур. Цифровая вертикаль позволяет ускорить и автоматизировать процесс обмена документацией и ее согласования. Ключевым элементом вертикали выступает ГИСОГД РФ (государственная информационная система для обеспечения градостроительной деятельности) — единое хранилище всей строительной информации по России. В ИСУП хранится и обрабатывается информация о строительных объектах, что позволяет осуществлять контроль за реализацией проекта. В ИСУП документация попадает из ВИС — внешних информационных систем, где проектные/подрядные организации ведут документацию в электронном виде. Exon — ВИС, разработанная специально в соответствии со всеми требованиями Минстроя РФ.

Exon в данных процессах выступает в ВИС, где подрядная организация создает, обрабатывает и аккумулирует документацию по проекту. Система поделена на несколько модулей, каждый из которых отвечает за определенный функционал, и позволяет решить комплекс задач. На платформе удобно формировать, хранить и согласовывать документы — исполнительную и проектную документацию, лицензии и разрешения. документы по материалам и многое другое.

На сегодня Exon пользуются более чем 4000 компаний. Например, «Алабуга Девелопмент» уже успешно прошли пилотный этап и разворачивают в системе крупные строительные объекты в Нижнем Новгороде и Татарстане, на текущий момент в системе 21 000 пользователей. Другой пример — успешное использование Exon на крупном проекте в республике Дагестан. Там решение успешно показало себя в формировании корректной документации и передаче ее в ИСУП. Решение распространяется по всей стране — кроме активных пользователей компании из десятков других регионов внедряют Exon как пилотный проект и планируют в ближайшее время полностью перейти на решение.

План Минстроя РФ — в ближайшие годы перевести все регионы на Цифровую вертикаль, поэтому важно уже сейчас перейти на электронный документооборот. Exon — пожалуй, самый быстрый способ перехода на «цифру» — решение полностью соответствует требованиям Минстроя РФ и постоянно развивается. Разработчики оперативно реагируют на обратную связь пользователей и обновления от правительства, и выпускают обновления. Внедрить систему и обучить сотрудников можно всего за пару недель.

На текущий момент цифровизация во всех сферах охватывает от 70% до 100% участников — региональных представителей, бюджетных организаций и частных компаний. К 2030 году цифровизация достигнет почти 100%, а в ближайшие 7 лет быстрее и успешнее развиваться будут те, кто подключится к этому процессу первым.

С трендом на цифровизацию работа всех участников строительства становится проще и прозрачнее. Вопреки мнению, что цифровизация обходится дорого, этот инструмент помогает сократить временные и финансовые расходы — в итоге стоимость цифровых инструментов быстро окупается.

С 2023 года переход на электронный документооборот становится обязательным, и все больше компаний оперативно внедряют новые технологии: так, в строительной отрасли в начале 2023 года стало на 24% больше пользователей ЭДО среди частных компаний по сравнению с прошлым годом. При этом уже есть реальные примеры экономии времени и денег среди крупных компаний, перешедших на ЭДО. Обсудим стоимость цифровизации и возможность сэкономить в процессе перехода на цифровые рельсы.

Экономия времени

Одна из задач цифровизации строительства — это внедрение цифровой вертикали. Благодаря системам, которые входят в цифровую вертикаль упрощается и ускоряется взаимодействие с государственными структурами и партнерами: для составления запроса не понадобится заполнять и отправлять пакет документов, а ответ приходит в быстрые сроки — все этапы согласуются быстрее на 15% и строительный проект завершается в более короткие сроки.

Есть хорошие примеры: после перехода на ЭДО в «Авентин Инжиниринг» на доставку документов тратят секунды вместо недель, группа «ПИК» сократила согласование бухгалтерских документов до трех дней.

Экономия бюджета

На печать документации выделяется огромный бюджет: использование принтера, покупка тонера, работа курьеров, пересылка, бумага, конверты. Всё это обходится компании примерно по 10 рублей за лист. Комплектов нужно много — для каждого участника строительства, а всего на один объект нужно до полумиллиона листов. С ЭДО стоимость листа сокращается в пять раз — до 2 рублей.

Расчет простой: исходя из самых недорогих материалов и печати, на оформление документации требуется до 5 миллионов рублей. С электронным оборотом этот объем сокращается до одного миллиона рублей и даже меньше — за счет оптимизации документации, которая просто копируется и не требует вложений. В результате стоимость внедрения ЭДО и обучение сотрудников с максимальными затратами выйдет дешевле, чем стоимость бумажной документации только на один крупный объект — а их, как правило, строится несколько.

Чтобы рассчитать примерную экономию ФНС разработала калькулятор, который даже учитывает ожидаемый рост компании — можно наглядно увидеть, сколько удастся сэкономить.

Кроме того, оптимизация процессов повышает производительность труда в целом в рамках того же бюджета — исследователи из Высшей школы экономики считают, что благодаря цифровизации производительность труда к 2030 году вырастет на 13%.

Приведем примеры практических путей экономии с помощью цифровизации:

1. Так как коммуникацию по проекту и согласование документации ведется через платформу или электронную почту, отпадает надобность в выделении бюджета на канцелярию.
2. Чем крупнее компания, тем больше места и средств потребуется, чтобы разместить всю документацию. С ЭДО не нужно отводить специальное пространство под архив. 
3. Электронные документы, загруженные на платформу, нельзя испортить или потерять: не потребуется тратить средства и время на перевыпуск.
4. Внедрение ЭДО позволяет сэкономить на найме сотрудников, которые занимались бы учетом и сортировкой документов. Например, функционал Exon сокращает до 2-х недель рабочего времени — это позволяет нанимать на 25% меньше сотрудников.

Еще один важный нюанс, о котором не принято говорить — кассовый разрыв. Частая ситуация, когда время между фактической датой окончания работ и подписанием исполнительной документации затягивается и оплата поступает значительно позже, строительные организации вынуждены закрывать расходы своими силами. ЭДО направлен на сокращение сроков согласования, и, соответственно, ускорение оплат.

Внедрение внешних информационных систем — на примере Exon

С цифровизацией отпадает необходимость пересылать бумажные документы по почте или доставлять их лично: они подписываются с использованием электронной цифровой подписи и машиночитаемых доверенностей. Если у компании есть электронные подписи и готовность подключиться к цифровой вертикали — самое время задуматься о внедрении собственных информационных систем.

Одна из внешних информационных систем, идеально подходящая для ведения собственной документации и передачи в ИСУП (информационная система управления проектами) — Exon. Разберем, что может Exon и какой функционал будет полезен компаниям, переходящим на ЭДО. 

В Exon можно аккумулировать и хранить всю информацию по проекту — от данных по материалам до актов. В несколько кликов можно найти необходимую информацию: не нужно перерывать десятки бумажных документов. Это позволяет сэкономить до 2-х недель рабочего времени сотрудников.

Так как все детали проекта хранятся в одном месте, акты и реестры исполнительной документации можно составлять автоматически. Платформа автоматизирует формирование ИД, подгружая данные в унифицированную форму документов на основе внесенной информации. Благодаря этому функционалу скорость составления документации возрастает в 2 раза. Если есть необходимость загрузить информации со сторонних ресурсов, то интеграция данных займет всего 1 минуту.

В Exon предусмотрена система комментариев для ускорения согласования. Пользователь с необходимым уровнем доступа оставляет замечания к документам на платформе, отклоняет и подтверждает их. Больше не нужно тратить время на печать и пересылку нескольких версий: измененные документы с ЭЦП быстро подгружаются на платформу. А система оперативно информирует пользователей об изменениях.

Кроме того, на платформе хранятся старые и обновленные версии документов: проще отслеживать внесенные правки. Это сокращает количество рутинных операций, и скорость проверки документации возрастает в 5 раз.

Exon помогает сократить затрачиваемое время на контроль и координацию сотрудников. Просроченные задачи будут отображаться в модулях и их можно выявить за 2 минуты. Платформа предоставляет доступ безлимитному количеству пользователей: удобно отслеживать работу всех участников строительного проекта. А актуальную информацию о ходе работ можно отслеживать по QR-коду. Также автоматизация ведения ИД сокращает количество ошибок и влияние человеческого фактора в 5 раз.Внедрить решение и обучить сотрудников пользоваться им можно за пару недель.

Переход на ЭДО — это удобно и выгодно, цифровизация в строительстве началась естественным путем еще до вступления государственных приказов в силу. Переход на цифровую документацию помогает компаниям серьезно экономить с небольшими начальными вложениями ресурсов — все что нужно, это оформить нужную документацию и внедрить ВИС. А это значит — чем быстрее компании сформируют цифровые подписи и внедрят внешние информационные системы как Exon — тем быстрее они начнут расти и экономить. Похоже, самое время начать.