Статьи о сдаче и приеме исполнительной документации, цифровизации строительства, полезном софте, решениях для ПТО и многом другом — контент, который может пригодиться.

Исполнительный директор ООО «Апсайд инжиниринг» Дмитрий Мазуров поделился задачами и бизнес процессами, которые изменились благодаря автоматизации с Экзон:

– сократились сроки проверки документации

– повысилось качество документации

Появились: 

1.  Прозрачная история создания согласования и рассмотрения документации

2. Уведомления и напоминания для сотрудников по задачам

3.  Версионность документов с историей замечаний

4. Выдача документации в производство работ с помощью ЭЦП 

5. Архивация документации и перечень работ

Также как руководитель технического заказчика Дмитрий отметил возможности, которые упрощают его работу: Доступ к необходимой информации в любое время и возможность видеть все изменения по процессу согласования помогают быстро принимать управленческие решения

Контроль качества строительных работ — неотъемлемая часть строительства. От уровня проведенного контроля во многом зависит безопасность, функциональность и надежность объекта. Как стройконтроль работает в классическом режиме, и как эффективно управлять процессами строительного контроля сегодня — рассмотрим в статье.

Строительный контроль до автоматизации документа обмена

Строительный контроль направлен на обеспечение качества и соблюдение сроков строительного проекта. Ответственные за стройконтроль следят, соответствуют ли проводимые строительно-монтажные работы (СМР) нормативным требованиям, а также актуальной рабочей и проектной документации. В обязанности входит проверка качества материалов, правильного применения строительных технологий и технических требований. Во время СМР и перед вводом в эксплуатацию нужно убедиться, что объект соответствует принятым проектным решениям и нормативам.

На этапе СМР контролю подлежат многие факторы, поэтому без автоматизации процессов участники проекта сталкиваются с рядом трудностей:

1. Много рутинной работы с бумагами и человеческий фактор. Бумажный документооборот предполагает большой пласт работы с документацией, которую необходимо правильно хранить, сортировать и заполнять. Сотрудник стройконтроля вынужден постоянно носить с собой огромное количество документов, а работа с ними требует много времени и крайней внимательности.
2. Отсутствие системы связи. Коммуникация между подрядчиком и представителем стройконтроля заказчика нередко осложняется отсутствием четкой системы связи. Не  оперативное оповещение о проверке приводит к задержкам в проведении освидетельствования, а долгая передача замечаний и предписаний в бумажном виде затрудняет быстрое устранение ошибок. История замечаний и подтверждение их устранения часто не сохраняются, теряются, как результат — сложно разобраться, что происходило, и нет возможность подтвердить устранение ошибок.
3. Разрозненность и устаревание данных. Например, проектная и рабочая документация может измениться во время СМР, кроме того документы зачастую хранятся разрозненно. Это приводит к неудобству работы с документами, дополнительным временным затратам и невозможности выявить недочеты.
4. Отсутствие многопользовательского доступа. Для всех участников процесса крайне важно понимать ход согласования, отслеживать и исправлять замечания. Без прозрачности сложно отслеживать процесс и невозможно вести его параллельно для сокращения времени.

Бумажный документооборот представляет собой неконтролируемый, зачастую запутанный процесс. Улучшить систему контроля, добавить прозрачности и упростить работу с документацией помогает внедрение платформы Exon.

Модуль Exon.Стройконтроль: какие возможности

Для осуществления строительного контроля в электронном формате предусмотрен специальный модуль — Exon.Стройконтроль. Он разработан для коммуникации между подрядными организациями и стройконтролем заказчика или генподрядчика. Благодаря функционалу в единой среде данных можно создавать вызовы на освидетельствование работ, формировать замечания по результатам проверки и подписывать предписания, замечания или их отсутствие с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Вся коммуникация между участниками проекта происходит в режиме реального времени.

В модуле подрядчик создает вызов на освидетельствование работ, указывая ответственного участника, работу, требующую освидетельствования, и сроки проведения проверки. Уведомление с запросом отправляется представителю строительного контроля заказчика, которое можно принять или отклонить, например, в случае неподходящих времени и даты. Доступ к данным об инспекции выдается на основании роли. По факту проведения выставляется статус с результатами инспекции: замечаний нет или они есть. Во втором случае замечания регистрируются и подписываются УКЭП, а затем отправляются подрядчику на устранение. По факту замечания или устранения можно прикреплять фотографии или PDF-файлы. После устранения замечаний заказчику направляется вызов на повторную инспекцию. Если новых комментариев не возникло, то замечанию выставляется статус «закрыто». Вся информация и действия по инспекциям подтверждаются и подписываются УКЭП.

Результаты инспекций также можно заносить в систему в режиме оффлайн в приложении Exon. Внесенные данные и прикрепленные файлы сохраняются в кэше, и при подключении к Интернету внесенные офлайн замечания автоматически добавляются в веб-версию приложения. В смартфон можно сохранить любые детали, необходимые инспекции и замечания.

Кроме того, у пользователей системы есть доступ к решению через мобильные устройства: можно проводить аудит прямо со смартфона, сразу записывая туда все замечания и загружая фото. По сравнению с необходимостью вести множество повторяющейся бумажной документации ранее, время работы сокращается в несколько раз.

Замечания не удаляются из системы — вся история замечаний хранится в Exon. А для  отправленных по ошибке или неактуальных запросов можно установить статус «удалено».

По замечаниям формируются предписания на основе ранее выданных замечаний в загруженном в Exon шаблона организации. Предписания подписываются УКЭП.

Строительный контроль с Exon: дополнительные преимущества

Помимо удобного контроля и проведения инспекций, с внедрением модуля Exon.Стройконтроль строительные организации получают следующие возможности:

1. Ведение стройконтроля в соответствии с требованиями законодательства. Документация согласовывается и подписывается КЭП или УКЭП, подтвержденной машиночитаемой доверенностью в соответствии с “Градостроительным кодексом Российской Федерации” от 29.12.2004 N 190-ФЗ и Постановлением Правительства РФ от 21.06.2010 N 468.
2. Заполнение разделов ОЖР и журнала авторского надзора с минимальной ручной работой. 4 раздел ОЖР, а также журнал авторского надзора заполняются на основе инспекций и замечаний из системы.
3. Ускоренное формирование предписаний. Срок согласования сокращается до 1-2 рабочих дней, а формирование возможно за один клик.
4. Сокращение бумажного документооборота. Так как вся документация хранится, согласовывается и подписывается в электронном виде, документооборот сокращается до 2 раз.
5. Экспорт файлов. Для ведения отчетности документы можно выгружать из системы в формате PDF, а реестры — в формате Excel.
6. Подробная аналитика. В модуле по замечаниям и инспекциям отображается подробная аналитика в разрезе различных требований: информацию можно настроить по автору, типу работ, статусу или организации ответственного за проведение инспекции. Как результат — максимально наглядное отображение аналитики. Все данные можно экспортировать из системы.

Модуль Стройконтроль автоматизирует и упрощает ведение строительного контроля. Возможность коммуникации стройконтроля заказчика и подрядных организаций в режиме онлайн ускоряет проведение инспекций и устранение замечаний, а как результат — ускоряет процесс освидетельствования и оплату работ. На сегодняшний день модуль эффективно используется на 500 объектах, упрощая переход строительных компаний в «цифру». Сократить количество трудностей на этапе строительного контроля и качественно выполнить работы в срок помогает Exon.Стройконтроль

Проектная и рабочая документация — основа для управления строительством и дальнейшего формирования исполнительной документации, а любая работа с документами подразумевает большие временные и ресурсные затраты. В статье рассмотрим, как внедрение модуля Экзон.ПИР автоматизирует и упрощает эти процессы.

Этап проектирования без цифровизации

Чтобы начать строительно-монтажные работы (СМР), сначала подготавливается проектная и рабочая документация. Проектная документация (ПД) содержит широкий спектр данных об объекте без подробностей и формируется для прохождения экспертизы на соответствие строительным нормам. В свою очередь рабочая документация более детализирована и включает в себя информацию, на основании которой подрядчики выполняют СМР. Комплект ПД и РД состоит из рабочих чертежей и схем, описаний решений, спецификации материалов и изделий. Правильно составленный пакет документов облегчает работу строительных бригад и сокращает шанс возникновения ошибок на объекте. В бумажном виде документы часто доходят до стройплощадки в неактуальном виде, что приводит к ошибкам уже на этапе работ на стройплощадке. Автоматизация решает этот вопрос.

Мир стремится к удобству и простоте получения информации — например, технологии облачного хранения уже стали нормой. Вести процессы в строительстве привычным способом неудобно по ряду причин:

1. Недостаточная эффективность коммуникации. Если каналы взаимодействия между участниками проекта не отлажены, оперативная передача данных и документов затрудняется. До сотрудников не дозвонились, письмо попало в спам, долгая доставка — все это приводит к задержкам, ошибкам и несоответствиям в документации. Согласование и подписание занимает много времени и откладывает начало стройки.
2. Сложности в координации сотрудников. Участники строительного проекта, как правило, находятся в разных локациях, что усложняет отслеживание объема выполненной работы. Опрос сотрудников и выяснение статуса задачи занимает дополнительное время. Руководителю сложнее оценить нагрузку и оперативно перераспределить задачи, что приводит к несогласованности действий и потере времени.
3. Неактуальные данные. На этапе проектирования документы подвергаются множеству изменений: от бюджета до материалов. Во время строительно-монтажных работ также может возникнуть необходимость во внесении правок в рабочую и проектную документацию. В случае бумажного документооборота сотрудники обрабатывают новую информацию вручную, что тормозит проверку и обновление данных. Отсутствие актуальных данных у подрядчиков приводит к ошибкам, проект отличается от реальности. Результатом могут стать не только замечания на этапе стройконтроля и дополнительные временные и денежные затраты, но и снижение качества готовых зданий, что влечет серьёзные риски.
4. Выделение крупных бюджетов на печать и пересылку. Чтобы согласовать и подписать документацию, комплект направляется каждому участнику проекта. Печать и пересылка целых томов документов в нескольких экземплярах приводит к немалым расходам — объем бумаги доходит до 4-5 миллионов листов, стоимость — десятки миллионов рублей.
5. Риск утраты или повреждения документов. Проектная и рабочая документация может потеряться или повредиться в результате пересылки или неправильного хранения. Приходится вручную восстанавливать информацию и переподписывать документы, что сдвигает дату начала стройки.

Решить эти трудности и начать строительно-монтажные работы в установленный срок помогает использование «Экзон».

Строительство с модулем Экзон.ПИР: преимущества

Модуль проектно-изыскательских работ (ПИР) разработан для согласования проектной и рабочей документации с выпуском ее в производство. Хранение, формирование, внесение правок, проверка, согласование и подписание — все действия осуществляются в рамках модуля, поэтому дополнительное ПО не требуются. В реальном времени участники выполняют задачи и работают над документацией в едином цифровом пространстве в режиме онлайн. Все участники могут подключиться к работе одновременно. В результате, использование «Экзон» дает ряд возможностей:

• Ускоренное согласование и подписание. Функционал модуля упрощает и автоматизирует работу с ПД и РД. В «Экзон» предусмотрена система комментариев и замечаний, что ускоряет согласование и внесение правок. Время согласования сокращается на 15%. При обмене документами автоматически формируется накладная, подписанная электронной подписью. Если возникли замечания, получатель может отклонить прием с помощью функции отказа, и документы оперативно вернутся на доработку.
• Быстрая проверка. Все версии документов хранятся в модуле в соответствии со структурой проекта. С помощью режимов сравнения и наложения сопоставляется текстовая и графическая информация. Изменившиеся данные выделяются цветом: не нужно искать исправления вручную. Функционал Экзон экономит до 2 недель рабочего времени сотрудников.

Участники проекта могут сравнить не только файлы из модуля ИТД, но и документы из других модулей или загруженные из внешних источников. Все исправления отображаются в истории: процессы проверки и согласования ускоряются и становятся прозрачнее. 

• Соответствие требования законодательства. Проектная документация формируется в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 87.
• Доступ к актуальной информации. Актуальные версии документов отслеживаются по QR-коду в реальном времени. Доступ к информации можно всегда получить с любого устройства.
• Отслеживание статуса. В модуле участники проекта могут отслеживать, на каком этапе находится рабочая документация: на согласовании, согласована, на доработке или выпущена в производство. Как результат — заказчику проще контролировать процесс и сроки ведения работ.
• Эффективное управление проектом. Раздел «Сборщик задач» предусмотрен для ведения и управления данными по участникам проекта. Руководители могут выставлять дедлайны и приоритеты, отслеживать загруженность каждого сотрудника и перераспределять задачи в реальном времени. Список задач отображается в виде диаграммы Ганта, которая наглядно демонстрирует ход выполнения работ. Информация в диаграмме настраивается и группируется по всем сотрудникам или отдельно по каждому.
• Удобная аналитика. Помимо статуса руководители могут отслеживать количество документов, которое сдали или просрочили. Информация представлена в количественном и процентном соотношении. Наглядно данные отображаются в виде круговой диаграммы. Отчеты и реестры по загруженным документам формируются автоматически в MS Excel.
• Массовые действия. Из нескольких документов формируется пакет и по гибким маршрутам отправляется на согласование, подписание, доработку или выпускается в производство. При необходимости комплекты готовых и подписанных документов можно быстро загрузить из внешних источников. Всего за 2 минуты на платформу загрузится документация в форматах PDF или DWG.

С помощью модуля ПИР управление проектной и рабочей документацией становится прозрачнее и оперативнее. Руководителям проще следить за процессом, а у проектировщиков и подрядчиков всегда есть доступ к актуальной информации. Без правильно составленной проектной документации невозможно дальнейшее выполнение постановлений по исполнительной документации. Качественное и быстрое формирование ПД и РД, удобное управление проектом и ведение отчетности — все это модуль Экзон.ПИР.

Внедрение ИТД в электронном виде: новые возможности с Exon

Формирование и согласование исполнительной документации в бумажном виде — это долго. Ускорить процессы поможет подключение к платформе Exon и внедрение модуля исполнительно-технической документации (ИТД). В статье расскажем о модуле подробнее и рассмотрим, чем он полезен для цифровизации строительства.

Строительство без модуля ИТД

Любой рабочий процесс на этапе строительно-монтажных работ сопровождается соответствующей исполнительной документацией (ИД). Ведение ИД выполняется подрядчиком, где он отображает всю информацию о стройке: от входного контроля материалов до учета выполнения и качества работ. На основе этих данных проводится косметический и капитальный ремонт или реконструкция здания, а исполнитель несет ответственность в соответствии с ними.

Состав исполнительной документации нормируется в соответствие с приказом Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации от 16.05.2023 № 344/пр. Перечень необходимых документов обширен: несколько форм актов, комплект рабочих чертежей, исполнительные схемы, результаты лабораторных экспертиз и испытаний, общие журналы, включая реестр замечаний, специальные журналы и другие документы. Документы обязательны к заполнению, а форма и порядок ведения регулируются законодательством.

До выбора курса на цифровизацию вся исполнительная документация велась в бумажном виде. Такой подход приводил к ряду неудобств:

1. Временной разрыв между фактической датой окончания работ и подписанием документации. Чтобы утвердить акт или журнал, ИД должны согласовать и подписать участники строительного проекта: заказчик, генподрядчик, уполномоченный сотрудник контрольных и надзорных структур и другие. Для сбора подписей пакет документов пересылается из организации в организацию, а на это требуется время. Если в последний момент возникнут замечания и потребуются правки — дата утверждения ИД сдвигается на неопределенный срок.Из-за этого документы часто сдаются постфактум. Заказчик теряет контроль над происходящим на объекте, а подрядчик не получает выплаты вовремя.
2. Большие затраты на печать и пересылку. Для каждого участника проекта подготавливается комплект документов, а это тысячи и сотни тысяч листов бумаги, документация буквально исчисляется коробками и машинами. Средства на принтер, тонер, доставку — все вместе требует немалых расходов. Если рассчитывать, что потребуется 5 комплектов, а изменения в среднем вносятся дважды, то на печать исполнительной документации по многоквартирному дому уйдет более 4 млн. листов.
3. Отсутствие многопользовательского доступа. При проверке ИД сотрудникам ПТО приходится собирать информацию со всех участников стройки. Поиск нужной информации у соответствующего специалиста тормозит проверку документации.
4. Долгое внесение правок. В процессе строительства может возникнуть необходимость редактирования уже подписанных документов. При работе с бумажными носителями проверять и сопоставлять версии приходится вручную. Сотрудники ПТО часами сидят за документами и отслеживают, все ли замечания учтены и внесены, каждый вносит свою версию. После внесения правок придется снова проходить круг отправки, согласования, подписания и возвращения документации, как результат — потеря времени.
5. Неудобное хранение. Для размещения тысяч документов иногда требуются отдельные помещения. Для хранения, сортировки, ведения учета, содержания архива нанимаются сотрудники, что приводит к дополнительным затратам. Получить доступ к документам в любой момент времени не получится. А при неправильном хранении поиск нужной документации может превратиться в квест.
6. Отсутствие многопользовательского доступа. При проверке ИД сотрудникам ПТО приходится собирать информацию со всех участников стройки. Поиск нужной информации у соответствующего специалиста тормозит проверку документации.
7. Долгое внесение правок. В процессе строительства может возникнуть необходимость редактирования уже подписанных документов. При работе с бумажными носителями проверять и сопоставлять версии приходится вручную. Сотрудники ПТО часами сидят за документами и отслеживают, все ли замечания учтены и внесены, каждый вносит свою версию. После внесения правок придется снова проходить круг отправки, согласования, подписания и возвращения документации, как результат — потеря времени.
8. Неудобное хранение. Для размещения тысяч документов иногда требуются отдельные помещения. Для хранения, сортировки, ведения учета, содержания архива нанимаются сотрудники, что приводит к дополнительным затратам. Получить доступ к документам в любой момент времени не получится. А при неправильном хранении поиск нужной документации может превратиться в квест.

Перечисленные трудности тормозят формирование и согласование исполнительной документации и приводят к дополнительным расходам. На помощь приходит Exon.

Ведение исполнительной документации с модулем ИТД: преимущества

Сложности ведения исполнительной документации решаются с помощью единой системы управления строительными проектами Exon. Для работы с ИД в системе предусмотрен специальный модуль исполнительно-технический документации (ИТД). Он направлен на формирование, хранение и согласование ИД в электронном формате.

С Exon вся необходимая исполнительная документация хранится в едином цифровом пространстве: реестры, приказы, исполнительные схемы, журнал входного контроля, ОЖР, спецжурналы и акты. В модуле акты можно связывать между собой и объединять в комплекты. Права на формирование ИД участники получают в соответствии с настройками гибкого доступа: сотрудники вносят информацию на основании должности и зоны ответственности.

В модуле ИТД документы согласовываются и подписываются с помощью ЭЦП в режиме онлайн. Статус документации отображается в системе: согласован или отправлен на доработку. Для оперативного получения информации предусмотрена система уведомлений с возможностью привязки к электронной почте. Участники проекта могут оставлять к документам замечания, которые отображаются на платформе, все ранее внесенные замечания к документу остаются в системе и можно к ним обратиться при необходимости. На основании замечаний вносятся правки, а для повторного подписания документация отправляется по гибким маршрутам. С помощью функции наложения процесс сравнения и проверки версий документов ускоряется. Обе версии: текущая и предыдущая — хранятся в модуле ИТД, и по каждому документу фиксируется история изменений.

Функционал модуля предусматривает автоматическое формирование титульного листа и разделов ОЖР, при формировании которых требуется минимум заполнения вручную, а также актов исполнительной документации (АОСР и АООК) в соответствии с Приказом Минстроя России N344. В конструкторе можно сформировать дополнительные акты с использованием внесенной информации и унифицированных шаблонов. Реестры из выбранных актов формируются автоматически и выгружается в формате Excel: снижается нагрузка на сотрудников отдела ПТО, так как не приходится вносить информацию вручную. Акты и реестр ИД с замечаниями можно экспортировать по отдельности в формате XLS, также акты доступны в PDF, Zip и в отдельных случаях в XML.

Какие еще процессы становятся проще с модулем Exon ИТД?

Раздел «Материалы» выступает аналогом бумажного журнала входного контроля. Сюда вносится информация о материалах с привязкой документов и паспортов, подтверждающих качество. На основе информации о поставках и количестве материалов, списанных в производство, ведется контроль остатка.

Модуль ИТД интегрируется с системами Госстройнадзора: доступна регистрация ОЖР, заполнение раздела 6 представителем ГСН, а также обмен документацией с ГСН.

Можно настраивать аналитику по всему проекту или по необходимым критериям. Например, по автору, организации, дате или другому атрибуту. Аналитика продемонстрирует состояние процесса согласования ИД

В модуль можно загружать уже готовые акты с рабочего стола или из внешних систем.

Модуль ИТД интегрируется с другими модулями Exon. К ОЖР, актам и исполнительным схемам можно привязать рабочую и проектную документацию из модуля ПИР. Результаты инспекций и замечания из модуля Стройконтроль также отображаются в общем журнале работ. Комплекты ИД можно привязать к форме актов КС-2 и КС-3 из модуля Актирование.

При внедрении модуля ИТД необходимость печатать документацию отпадает — она хранится в электронном формате, по окончании проекта экономия на бумаге составит около 10 млн. рублей.

Благодаря функционалу модуля ИТД исполнительная документация формируется быстрее: акты создаются за 1 день, а титульный лист ОЖР формируется всего в 1 клик. Срок согласования ИД снижается в 4 раза благодаря возможности обмениваться документами онлайн и отсутствию необходимости отправления почтой.

Модуль ИТД от Exon — инструмент быстрого и безопасного перехода на ЭДО. Внедрение системы и обучение сотрудников займет всего около недели. Организации активно подключаются к платформе, а клиенты Exon эффективно используют модуль ИТД для ведения проектов уже на 1185 объектах. Выбор Exon.ИТД — это возможность обеспечить качественное формирование исполнительной документации в короткие сроки.