Статьи о сдаче и приеме исполнительной документации, цифровизации строительства, полезном софте, решениях для ПТО и многом другом — контент, который может пригодиться.

Хороший инженер ПТО, как хороший адвокат, может защитить самого дьявола и даже весь его дьявольский участок, а еще вовремя закрыть всю исполниловку и получить деньги за все, что было, а порой и чего не было.

При этом такому человеку нужны для работы инструменты, с помощью которых он может автоматизировать все операционные процессы, ведь скорость и своевременное ведение исполнительной документации — одна из основных его задач. И здесь важную роль может сыграть цифровизация и ее современные дары.

• Электронный общий журнал работ
• Структурированное хранение данных
• Онлайн-согласование исполнительной технической документации
• Электронная цифровая подпись
• Единая среда

Электронный ОЖР

Электронный общий журнал работ может закрыть целый комплекс задач. Во-первых, вести общий журнал работ нужно в любом случае (это летопись, без которой не обходится ни одна стройка). Во-вторых, все хотят отчетность: заказчик, генподрядчик, технадзор, главный офис — при адекватном ведении ОЖР большую часть информации можно брать именно из него. В-третьих, львиную долю времени отдела ПТО занимает сбор информации от мастеров, прорабов, геодезистов, субподрядчиков и т.д., если все они будут заполнять свою часть в одной среде это значительно ускорит процесс. В-четвертых, ОЖР связан практически со всей документацией, так, например, нельзя проставить на акте дату, если журнал не заполнен, а если журнал заполнен в электронном виде — это уже дело двух кликов.

Структурированное хранение данных

Массиву отчетов, который собирается от мастера до главного механика и скапливается в отделе ПТО — свойственна неразбериха, но допускать этого нельзя. И чем быстрее структурировать абсолютно все, тем меньше будет проблем в дальнейшем, а они будут, ведь информация от руководителя работ, часто если и будет фактически верной, то в большинстве своем может сильно отличаться от объемов проекта — и, скорее всего, придется не раз возвращаться, чтобы подбить очередные цифры. Очередной раз придется возвращаться и к накапливающимся схемам, журналам и прочей исполнительной документации. Поэтому структурирование информации — важный ключ к успеху. Самый элементарный реестр спасет не один десяток трудовых часов, а хранение информации на внешних серверах защитит от случайной потери данных.

Онлайн-согласование ИТД

Кто никогда не согласовывал исполнительную, тот не нюхал настоящего пороха. Визуально этот процесс можно представить кадрами из фильма «Спасти рядового Райана», где любая оплошность ведет к не согласованию. Подводных камней и шальных пуль на этом этапе не счесть. Но онлайн-согласование исполнительной документации может значительно разрядить и сгладить эту работу. Оставление комментариев, сохраненная история согласования, формирование актов и комплектов актов, уведомления для ответственных лиц, инструмент сравнение чертежей — все эти средства существенно ускоряют согласование.

ЭЦП

Подделка инженером ПТО «своих» подписей (геодезиста, начальника участка) — практика практически узаконенная, которая появилась из-за того, что редкий акт согласуется с первого раза и распечатывается в нескольких экземплярах. Обычно инспекция смотрит на более авторитетные подписи и ничего страшного это за собой не влечет, однако в случае какого-нибудь серьезного ЧП все может всплыть. Электронная цифровая подпись не только несет в себе полную юридическую силу, но и в то же время освобождает от «догонялок» за подписями.

Единая среда

Максимальную отдачу от всех этих инструментов можно получить, находясь в единой экосистеме, которая соберет в себе не только весь функционал, но и всех участников строительства. И такие системы уже есть, одна из них — облачная платформа Exon. В ней созданы модуль для ведения проектно-изыскательских работ и модуль исполнительной документации, проверки контроля качества, модуль планирования работ и объемов материалов. Все это усилит отдел ПТО, а следовательно, и компанию. И пока цифровизация строительства — это лишь локальные моменты, к ним стоит присмотреться, чтобы быть готовыми к глобализации.

Вроде бы все понимают, что цифровое ведение строительной документации — это хорошо, онлайн-встречи — удобно, а digital — очень круто. Но порой этого не хватает, чтобы убедить коллег перейти на электронный документооборот в строительстве, логистике или любой другой сфере, ведь бумага крепко закрепилась везде.

Как раз поэтому мы собрали аргументы, чтобы вы могли пролоббировать электронное ведение документации и доказать, что цифра — это нужно, а дальше возможно и внедрение СЭД (в строительстве это была большая победа, например).

Экономия ресурсов

Для статьи журнала The Village было опрошено 10 крупных компаний (Билайн, Райффайзенбанк, Связной и др.), чтобы узнать, сколько товаров они заказывают для ежемесячного содержания офиса. По результатам опроса, в среднем на одного сотрудника уходит 1,5 пачки бумаги А4 в месяц. Если средняя цена пачки 300 рублей, а в компании работает 100 человек, то ежемесячные траты на бумагу составят 45 000 рублей.

Также к этому можно добавить затраты на пересылку документов. Отправить 1 лист А4 из Москвы в Санкт-Петербург с помощью обычной доставки Почты России стоит 24 рубля, но есть и курьерская доставка в 450 рублей.

Вопрос на засыпку: сколько стоит email-сообщение? Его значение стремится практически к нулю и чем это не повод экономить и освоить новый блок бюджета практически из воздуха.

Скорость работы с ЭДО

Снова возвращаясь к Почте России: на доставку 1 листа формата А4 из Москвы в Санкт-Петербург закладывается 6 дней, а на курьерскую доставку — 1 день. Довольно быстро, но снова вопрос на засыпку: сколько идет сообщение в Telegram? Меньше секунды.

При этом даже далекие от слова «прогрессивный» компании используют Telegram, как внутрикорпоративный мессенджер, а сотрудники с радостью ведут в нем деловую переписку с партнерами.

Командная работа

Случаи, когда в одном документе должно работать несколько человек встречаются часто, это может быть ежемесячный отчет отдела или презентация какого-либо проекта.

Олдскульный процесс выглядит так: 10 сотрудников открывают на своих компьютерах PowerPoint/Word/Excel и каждый заполняет свою часть. Но уже в ближайшее время начинается путаница: новые правки, десятки предыдущих версий, появление двух финальных документов, разный дизайн страниц, круговая пересылка и пересохранение. В итоге руководитель собирает все воедино, попутно отрабатывая новые правки, что занимает не один час.

Для примера, в соответствии с международными рекомендациями, непрерывное время работы синхронного переводчика не должно превышать 40 минут. Это связано с концентрацией внимания, то же самое с вычиткой и обработкой презентации — через 40 минут глаз замыливается и в разношерстную презентацию просачиваются различного рода недочеты.

Все эти сложности можно аннигилировать простым переходом на финансовый, технический, строительный электронный документооборот или облачный сервис. Здесь все находятся в одной среде, ведут параллельную работу, комментируют и исправляют в реальном времени, при этом сохраняется история изменений и при необходимости любую часть документа можно восстановить.

Всегда под рукой

Облачные сервисы дают возможность работать с документом из любого места и с любого устройства. Это эффективно влияет на скорость обратной связи и помогает быстро добраться до нужных данных даже вне офиса, что значительно проще, чем объяснять: «На моем столе, в левом ящике, в синей папке…».

Резервные копии

Потерять флешку, узнать, что компьютер больше ее не видит, или случайно выяснить, что у жесткого диска сгорело несколько кластеров — риск всего этого минимален, но он есть. Однако даже его можно исключить переходом на облачное хранилище.

Тот же Google предоставляет бесплатные облачные диски до 15 Гб и, например, параллельно с этим компания, почти уже 10 лет на законодательном уровне США использует беспилотные автомобили в городской среде и очень щепетильно относится к своей репутации. Если не доверить пару гигабайт инноваторам этого мира, то кому же их доверить?

Вывод

Порой нам не хватает лишь пары аргументов в пользу цифровизации строительных процессов, чтобы убедить коллег или партнеров. Используйте примеры из нашей подборки, и мы вместе сделаем мир лучше!

Документооборот в строительной компании напрямую влияет на ее производительность. Отлаженный процесс обмена документами сокращает сроки сдачи работ и, как следствие, ускоряет денежные выплаты.

Все участники строительного рынка несут значительные издержки, связанные с бумажной документацией. Переход на ЭДО избавляет от большинства этих проблем. Но для начала важно понять главное — любому действию в строительстве сопутствуют ведение многостраничной документации. За 1-2 месяца при строительстве крупного завода легко может набраться 100 литровая бочка бумажных черновиков и 10 килограммов принятой и текущей документации.

Введение. Почему все так сложно

Даже самая простая работа в строительстве сопровождается пулом документации. Например, у подрядчика стоит заправленный бульдозер, чтобы приступить к земляным работам и снять верхний слой грунта. Почему стоит (а не работает)? Потому что есть определенный порядок сдачи исполнительной документации. Чтобы приступить к одному виду работ, сначала надо закрыть предыдущий. Предыдущим была вырубка деревьев и выкорчевка пней. Чтобы создать акт выполнения этой работы нужно: иметь уже согласованный проект, отрисовать план, далее заказчику необходимо зафиксировать количество выкорчеванных пней (поштучно), здесь же эти работы должен освидетельствовать технадзор, не исключен список и еще ряда ответственных лиц. Когда документ будет создан, требуется собрать все необходимые подписи и создать несколько подписанных копий этого акта. Если повезет, все нужные люди окажутся в одном месте, если всех участников удовлетворит работа и если документальная составляющая будет верна — когда все «если» сойдутся, наконец-то можно вывезти выкорчеванные пни с места и приступать к следующим работам.

Притом это лишь один акт строительной эпопеи и один пункт исполнительной документации. В это же время ведутся: общий журнал работ, журнал производства работ, журнал геодезических работ, табель, путевые листы и все это далеко не полный список, который даже не касается бухгалтерии, и все еще не предлагает удобных решений для управления строительством.

Проблемы ведения документации в строительстве

Сейчас документация ведется в бумажном виде, топорно, с множеством изменений в текущих документах из-за правок и версионности. И чаще всего большая часть документации сдается постфактум — задолго после выполнения работ. Все это приводит к высокой загрузке и тратам на отдел ПТО. Заказчик теряет реальное представление о происходящем на объекте, а подрядчик не успевает сдать закрывающую документацию и получить деньги за выполненные работы.

Документооборот сейчас

На небольших строительных объектах с одним заказчиком и подрядчиком процесс ведения документации относительно прозрачен. Для типовых задач есть стандартная документация: форма КС-2, АОСР и т.д. Но даже несмотря на это, найти общий язык не всегда просто, а если строительство предполагает множество участников — волей-неволей начинает формироваться хаос .

Лучше всего большие стройки проиллюстрирует один из самых первых примеров незаконченных объектов — Вавилонская башня. Процесс строительства величайшего строения полностью остановился из-за одного фактора: строители стали говорить на разных языках и перестали понимать друг друга.

В нашем мире это как ведение исполнительной документации: различные формы и «хотелки», множество субподрядчиков и отсутствие автоматизированной системы управления в строительстве. А отсутствие системы ведет к увеличению сроков сдачи или полной остановки строительства из-за выхода какого-нибудь важного участника проекта.

Однако, если с документацией все так долго, почему от нее нельзя отказаться? Ответить можно риторическим вопросом: «Вы бы хотели находиться в месте, которое не отвечает и половине современных требований, а на каждом этапе строительства сэкономлена значительная сумма?».

Решение: электронная документация в строительстве (ЭДО)

Единая система управления строительными проектами — программное обеспечение для мониторинга работ всех участников проекта, постановки задач, контроля временных сроков и бюджета.

Электронная подпись — если ответственное лицо «в полях» или в другом городе, он все равно сможет согласовать последнюю версию документа юридически законным способом.

Ведение строительной документации в электронном виде — сразу решает большой пласт проблем: приводит все формы документации к единому виду для всех организаций, позволяет быстро редактировать, исправлять и согласовывать, делает всю процедуру прозрачной (в любой момент можно увидеть, на ком остановился процесс, оставить комментарий или сравнить версию документа с предыдущей).

На самом деле таких условно простых функций уже достаточно, чтобы решить большее количество тяжб с документооборотом в строительстве, единственный нюанс — к этой системе должны прийти все.

Готовое решение

На рынке строительных сервисов уже есть платформы быстрого перехода для приема и сдачи документации в электронном виде. Одна из них — Exon.

Exon — это целый комплекс модулей, которые закрывают все первостепенные задачи, связанные с документооборотом:

• согласование проектно-исполнительной документации
• ведение исполнительной документации
• управление процессами стройконтроля
• планирование задач и объемов материалов

Благодаря единому сервису и объединению участников в одной среде, все работы становятся прозрачными, а согласование и ведение документации своевременным.

Мы собрали список сервисов, чьи идеи уже выросли в рабочие решения и могут стать полезными инструментами для всех, кто полностью погружен в строительную сферу или даже отдаленно связан с ней.

• Проектирование, архитектура и демонстрация
• Оптовая покупка материалов
• Управление и контроль проектов
• Мониторинг за рабочими

Проектирование, архитектура и демонстрация

1. Autodesk — разработчик и бесспорный лидер в создании ПО для проектирования, анимации и графики (AutoCAD, Revit, 3ds Max).
2. HoloLens — сервис для рынка строительного проектирования и архитектуры может вывести трехмерные модели в VR, что позволит создать новые способы визуализации.
3. Naumen Smart Expertise — сервис предназначен для цифровизации процесса проектной документации и данных по инженерным изысканиям.
4. Renga — российская BIM-система комплексного проектирования, а также ПО для визуализации и обработки лазерного сканирования.
5. Simple Noise — сервис для проектирования и визуализации проектов: сценарное моделирование, конфигураторы продуктов, интерактивные решения.
6. Mnogomir — платформа для создания концепта, прототипирования и 3D-визуализации масштабных проектов в реальном времени.

Оптовая покупка материалов

7. Supl.biz — сайт для оптовых покупателей и продавцов из малого и среднего бизнеса России и СНГ.
8. Где материал — интернет-магазин закупки и продажи строительных материалов от крупных поставщиков.

Управление и контроль проектов

9. Exon — единый сервис для всех участников строительства. Закрывает задачи по ведению исполнительной документации, сдаче проектной документации, мониторингу контроля качества и планированию работ.
10. Build Visor — планировщик задач для строительных проектов и объединения всех участников строительства.
11. Адепт — платформа для планирования, организации и мониторинга строительства: сметы, исполнительная документация, стройконтроль.
12. Мобильные решения для строительства — программный комплекс автоматизации механизма проверки требований, предъявляемых к выполненным работам на объекте и оценки их качества.
13. HardRoller — платформа для ведения исполнительной документации автоматически.
14. Gintaro — платформа управления строительством и ремонтом. Помогает контролировать сметы, график работ, снабжение, документы и отчеты.
15. Traceair — сервис для контроля строительства в реальном времени с помощью дронов.
16. Skyeer — платформа для мониторинга и аналитики с помощью БПЛА.
17. HIVE — дронопорты для автоматического обслуживания дрона 24/7 с возможностью моментального вылета. И сервис со всеми видами съемки, которые необходимы строительному объекту.

Мониторинг рабочих

18. CPS Business Solutions — датчики для сбора и анализа актуальной информации по персоналу и инвентарю.
19. SOLUT — биометрическая система учета рабочего времени на больших объектах строительства.
20. Exon Smart Watch — система мониторинга за сотрудниками с помощью смарт-часов и функцией распознавания лица предоставляет аналитику по рабочему времени и геолокации.