Статьи о сдаче и приеме исполнительной документации, цифровизации строительства, полезном софте, решениях для ПТО и многом другом — контент, который может пригодиться.

С трендом на цифровизацию работа всех участников строительства становится проще и прозрачнее. Вопреки мнению, что цифровизация обходится дорого, этот инструмент помогает сократить временные и финансовые расходы — в итоге стоимость цифровых инструментов быстро окупается.

С 2023 года переход на электронный документооборот становится обязательным, и все больше компаний оперативно внедряют новые технологии: так, в строительной отрасли в начале 2023 года стало на 24% больше пользователей ЭДО среди частных компаний по сравнению с прошлым годом. При этом уже есть реальные примеры экономии времени и денег среди крупных компаний, перешедших на ЭДО. Обсудим стоимость цифровизации и возможность сэкономить в процессе перехода на цифровые рельсы.

Экономия времени

Одна из задач цифровизации строительства — это внедрение цифровой вертикали. Благодаря системам, которые входят в цифровую вертикаль упрощается и ускоряется взаимодействие с государственными структурами и партнерами: для составления запроса не понадобится заполнять и отправлять пакет документов, а ответ приходит в быстрые сроки — все этапы согласуются быстрее на 15% и строительный проект завершается в более короткие сроки.

Есть хорошие примеры: после перехода на ЭДО в «Авентин Инжиниринг» на доставку документов тратят секунды вместо недель, группа «ПИК» сократила согласование бухгалтерских документов до трех дней.

Экономия бюджета

На печать документации выделяется огромный бюджет: использование принтера, покупка тонера, работа курьеров, пересылка, бумага, конверты. Всё это обходится компании примерно по 10 рублей за лист. Комплектов нужно много — для каждого участника строительства, а всего на один объект нужно до полумиллиона листов. С ЭДО стоимость листа сокращается в пять раз — до 2 рублей.

Расчет простой: исходя из самых недорогих материалов и печати, на оформление документации требуется до 5 миллионов рублей. С электронным оборотом этот объем сокращается до одного миллиона рублей и даже меньше — за счет оптимизации документации, которая просто копируется и не требует вложений. В результате стоимость внедрения ЭДО и обучение сотрудников с максимальными затратами выйдет дешевле, чем стоимость бумажной документации только на один крупный объект — а их, как правило, строится несколько.

Чтобы рассчитать примерную экономию ФНС разработала калькулятор, который даже учитывает ожидаемый рост компании — можно наглядно увидеть, сколько удастся сэкономить.

Кроме того, оптимизация процессов повышает производительность труда в целом в рамках того же бюджета — исследователи из Высшей школы экономики считают, что благодаря цифровизации производительность труда к 2030 году вырастет на 13%.

Приведем примеры практических путей экономии с помощью цифровизации:

1. Так как коммуникацию по проекту и согласование документации ведется через платформу или электронную почту, отпадает надобность в выделении бюджета на канцелярию.
2. Чем крупнее компания, тем больше места и средств потребуется, чтобы разместить всю документацию. С ЭДО не нужно отводить специальное пространство под архив. 
3. Электронные документы, загруженные на платформу, нельзя испортить или потерять: не потребуется тратить средства и время на перевыпуск.
4. Внедрение ЭДО позволяет сэкономить на найме сотрудников, которые занимались бы учетом и сортировкой документов. Например, функционал Exon сокращает до 2-х недель рабочего времени — это позволяет нанимать на 25% меньше сотрудников.

Еще один важный нюанс, о котором не принято говорить — кассовый разрыв. Частая ситуация, когда время между фактической датой окончания работ и подписанием исполнительной документации затягивается и оплата поступает значительно позже, строительные организации вынуждены закрывать расходы своими силами. ЭДО направлен на сокращение сроков согласования, и, соответственно, ускорение оплат.

Внедрение внешних информационных систем — на примере Exon

С цифровизацией отпадает необходимость пересылать бумажные документы по почте или доставлять их лично: они подписываются с использованием электронной цифровой подписи и машиночитаемых доверенностей. Если у компании есть электронные подписи и готовность подключиться к цифровой вертикали — самое время задуматься о внедрении собственных информационных систем.

Одна из внешних информационных систем, идеально подходящая для ведения собственной документации и передачи в ИСУП (информационная система управления проектами) — Exon. Разберем, что может Exon и какой функционал будет полезен компаниям, переходящим на ЭДО. 

В Exon можно аккумулировать и хранить всю информацию по проекту — от данных по материалам до актов. В несколько кликов можно найти необходимую информацию: не нужно перерывать десятки бумажных документов. Это позволяет сэкономить до 2-х недель рабочего времени сотрудников.

Так как все детали проекта хранятся в одном месте, акты и реестры исполнительной документации можно составлять автоматически. Платформа автоматизирует формирование ИД, подгружая данные в унифицированную форму документов на основе внесенной информации. Благодаря этому функционалу скорость составления документации возрастает в 2 раза. Если есть необходимость загрузить информации со сторонних ресурсов, то интеграция данных займет всего 1 минуту.

В Exon предусмотрена система комментариев для ускорения согласования. Пользователь с необходимым уровнем доступа оставляет замечания к документам на платформе, отклоняет и подтверждает их. Больше не нужно тратить время на печать и пересылку нескольких версий: измененные документы с ЭЦП быстро подгружаются на платформу. А система оперативно информирует пользователей об изменениях.

Кроме того, на платформе хранятся старые и обновленные версии документов: проще отслеживать внесенные правки. Это сокращает количество рутинных операций, и скорость проверки документации возрастает в 5 раз.

Exon помогает сократить затрачиваемое время на контроль и координацию сотрудников. Просроченные задачи будут отображаться в модулях и их можно выявить за 2 минуты. Платформа предоставляет доступ безлимитному количеству пользователей: удобно отслеживать работу всех участников строительного проекта. А актуальную информацию о ходе работ можно отслеживать по QR-коду. Также автоматизация ведения ИД сокращает количество ошибок и влияние человеческого фактора в 5 раз.Внедрить решение и обучить сотрудников пользоваться им можно за пару недель.

Переход на ЭДО — это удобно и выгодно, цифровизация в строительстве началась естественным путем еще до вступления государственных приказов в силу. Переход на цифровую документацию помогает компаниям серьезно экономить с небольшими начальными вложениями ресурсов — все что нужно, это оформить нужную документацию и внедрить ВИС. А это значит — чем быстрее компании сформируют цифровые подписи и внедрят внешние информационные системы как Exon — тем быстрее они начнут расти и экономить. Похоже, самое время начать.

Строительная отрасль уверенно движется к цифровизации. Этому способствуют не только подписанные региональные НПА, но и разработка Минстроем РФ Цифровой вертикали. О том, как успешно перейти на электронный документооборот, и что нужно предпринять, расскажем в статье.

Зачем нужно переходить на «цифру»?

Приказ Минстроя N 1026/пр, вступивший в силу 1 сентября, позволяет перенести бумажный журнал работ в электронный формат. Хранить документы в бумажном виде больше не нужно, а в ряде регионов уже нельзя — например, в Москве с 1 июля 2023 года вести исполнительную документацию можно только в электронной форме.

На текущий момент большинство регионов уже подписали НПА о переносе исполнительной документации при строительстве и реконструкции объектов капитального строительства в электронный вид или находятся в процессе выпуска такого НПА. А к 2030 году весь госконтроль строительства планируют перенести в электронный формат. Региональным строителям также предстоит предоставлять документацию через цифровые системы. Следовательно, подрядные организации также должны адаптироваться к новым реалиям. 

Кроме грядущей необходимости соответствовать государственным требованиям переход на электронную документацию значительно облегчает все процессы для самого подрядчика: все этапы, от составления документов до проверки и согласования, проходят онлайн, данные структурировано хранятся, вся работа становится существенно прозрачнее. Дополнительный плюс — сокращение расходов на печать и пересылку документов.

Что подготовить заранее?

Для перехода на ЭДО в первую очередь стоит озаботиться оформлением квалифицированной электронной подписи (КЭП). Выдает такую подпись ФНС, сначала необходимо сделать подпись для руководителя, затем — для сотрудников, которым понадобится доверенность для выполнения важных поручений.

Следующее необходимое действие — получение машиночитаемой доверенности (МЧД) на сотрудника — официального представителя руководителя. Доверенность также оформляется на сайте ФНС или в других удостоверяющих организациях (например, Астрал). В МЧД важно указать соответствующие полномочия, без которых сотрудник не сможет управлять документами в полной мере.

При наличии двух этих обязательных документов сотрудники и руководство подрядной / исполнительной организации смогут беспрепятственно загружать документы во внешние информационные системы, направлять их в ИСУП (информационную систему управления проектами) и совершать другие необходимые действия.

Как перейти на ЭДО быстрее: пошаговое руководство.

Для оперативного перехода на электронный документооборот строительной организации важно пройти несколько простых шагов:

1. Заявить о переходе на ЭДО всем партнерам и контрагентам. Для этого достаточно подготовить письма о переходе на ЭДО в произвольной форме.
2. Получить необходимые электронные цифровые подписи и доверенности в ФНС. Обратите внимание, что с сентября 2023 года квалифицированная электронная подпись обязательна для всех сотрудников, на которых будет оформляться доверенность.
3. Выбрать оператора ЭДО — полный список представлен на сайте ФНС России. Важно, чтобы оператор предоставлял достаточно широкие возможности для всех потребностей компании.
4. Установить необходимое программное обеспечение и сформировать регламенты.
5. Обучить сотрудников работе в системе ЭДО, вместе с обучением работе в ВИС (внешней информационной системе) или отдельно.
6. Отправить приглашения всем актуальным подрядчикам, а также подключиться к ключевым системам Цифровой вертикали, в первую очередь — собственной ВИС и ИСУП.

При подключении к внешней информационной системе, например, Exon, важно убедиться, что силы электронных подписей достаточно, чтобы начать ведение документации в электронном виде

Работа с Exon и ускорение перехода на «цифру».

Exon — ВИС, разработанная в полном соответствии со всеми требованиями Минстроя РФ. Многие подрядные организации активно переходят на Exon, а ряд регионов (например, республика Дагестан) внедряют именно Exon для пилотного запуска ВИС у подрядчиков в регионе.

Использование Exon в том числе упрощает обмен документацией с государственными системами (например, ИСУП, ГСН и т.д.). Система объединяет всех участников строительного проекта с разным уровнем доступа и делает взаимодействие между ними проще и прозрачнее. Регионам это позволит сократить процессы согласования до 3-х дней и преодолеть «цифровое неравенство» в сфере строительства. Для подрядных/исполнительных организаций — это возможность оптимизировать все процессы и сразу начать работать в соответствии с требованиями Цифровой вертикали.

Для работы с Exon также необходимы КЭП и МЧД, решение существенно ускоряет переход на ЭДО и упрощает цифровизацию всех процессов компании. После загрузки ЭЦП и МЧД можно переносить проектную и исполнительную документацию в систему путем загрузки файлов в PDF, DWG, SIG и Excel-форматах.

При выборе Exon важно учесть, какие данные в МЧД проверяет система, соответствие требованиям значительно ускорит процесс подключения к ЭДО:

• Доверенность должна быть в формате XML.
• КЭП подписывающего лица должна быть идентична данным в доверенности.
• МЧД должна быть уникальной, с особым номером и наименованием.
• В документах должны содержаться полные данные о доверителе и представителе.
• Подписи должны содержать всю информацию о создании КЭП и МЧД от ФНС.

Если все требования соблюдены, перейти на электронный документооборот с Exon будет просто.

Переход на «цифру» меньше чем за месяц.

Главная задача компании при переходе на ЭДО — правильно спланировать свои действия. Если заранее подготовить электронные подписи (занимает примерно один рабочий день), доверенности (несколько дней), то переход на ЭДО с подрядчиком и переход на ВИС займет около месяца — например, Exon разворачивается и настраивается около трех недель, а сотрудники полностью проходят подготовку еще на этапе внедрения.

Кроме того, при подключении системы Exon на начальных этапах, обучение сотрудников работе с системой ЭДО и с Exon можно объединить, — на текущий момент через систему можно передавать в Цифровую вертикаль все документы, требуемые Минстроем РФ.

Строительная отрасль стремительно движется к цифровизации — более 82 регионов уже заняты внедрением цифровых решений на уровне субъекта. Поэтому подрядным и исполнительным организациям требуется быстрое решение задачи цифровизации. Exon предоставляет возможность не только сделать переход быстрым, но и получить весь важный функционал и начать работу по-новому буквально в течение нескольких дней.

С переходом на цифровой документооборот ведение строительного проекта полностью переходит в электронный формат и становится эффективнее и удобнее. Однако подрядные строительные организации часто беспокоит вопрос безопасности и конфиденциальности данных и документации. Почему цифровизация безопасна, как данные защищены сейчас, и что необходимо предпринять компаниям, — рассмотрим в статье.

Строительный проект включает в себя конфиденциальную информацию об участниках проекта, ЭЦП, BIM-модели, проектную и исполнительную документацию. Строительные компании заинтересованы, чтобы эти данные не попали в третьи руки. Для этого требуются специальные меры, которые обеспечат надежность и безопасность информации.

Кибербезопасность

Прежде всего, защита цифровой системы управления строительной документацией основывается на использовании современных методов шифрования. Это позволяет обезопасить данные во время их передачи, хранения и обработки. Шифрование информации гарантирует, что только авторизованные пользователи имеют доступ к данным, предотвращая несанкционированный доступ.

Все участники цифровой вертикали надежно защищены, — данные, которые передаются в ИСУП, а затем в хранятся в ГИСОГД, передаются по защищенным каналам. На уровне проектных и строительных организаций используются ВИС — внешние информационные системы. При выборе ВИС главное убедиться, что она соответствует государственным требованиям по безопасности, — в этом случае и на уровне организаций данные будут храниться максимально безопасно.

Контроль доступа

Важным аспектом цифровой безопасности данных является контроль доступа. Учетная система, основанная на строгих политиках доступа, позволяет определить права и привилегии пользователей в зависимости от их роли и ответственности. Это гарантирует, что каждый пользователь имеет доступ только к той информации, которая ему необходима для выполнения своих задач.

Так, в ИСУП могут работать только подтвержденные сотрудники от государственных организаций — заказчиков. Внешние информационные системы также предполагают ролевой доступ к информации на уровне организации.

Резервное копирование данных

Переход на ЭДО исключает факт потери и повреждения бумажной документации, не требует периодического обновления и особых условий хранения. Однако электронный формат не гарантирует сохранность данных без правильного подхода — обязательной настройки резервного копирования данных на защищенные сервера.

Такой подход позволяет предотвратить потерю документов в случае сбоев в работе системы или в других непредвиденных ситуациях. Регулярные резервные копии обеспечивают сохранность информации и минимизируют риски потери данных. Многие современные платформы по управлению ЭДО предусматривают хранение всех версий документов: от самых актуальных до первоначальных, еще до внесения правок. К ним можно получить доступ, отследить историю изменений, и, при необходимости, оперативно восстановить.

Минимизация ошибок

Автоматизация управления строительным проектом уменьшает влияние человеческого фактора на всех этапах, — большинством процессов управляют четкие алгоритмы, а сотрудники на оставшихся задачах могут уделять максимум внимания своей зоне ответственности.

Чтобы минимизировать человеческий фактор проводится тщательное обучение всех сотрудников, у которых есть доступ к данным. Все участники проекта должны быть осведомлены о принципах безопасности и конфиденциальности и понимать, какие действия могут привести к уязвимостям системы. Регулярное обучение и контроль помогают предотвратить ошибки и недопустимые действия пользователей.

Кроме того, сотрудники должны постоянно развивать свои компетенции и изучать обновления систем. Улучшение навыков по эксплуатации и реагированию на непредвиденные ситуации у специалистов существенно повышает уровень безопасности. Оперативное реагирование на возникающие угрозы и сбои уменьшает шансы потери или утечки информации.  С помощью автоматизации сотрудникам становится проще выполнять важнейшие для сохранения безопасности действия: отслеживать взаимодействие команды с системой, подтверждать или отклонять запросы, отслеживать подозрительные действия и оперативно уведомлять сотрудников безопасности для быстрого принятия решения.

Соответствие федеральным стандартам безопасности: пример Exon

Каждая информационная система, в которой содержатся персональные данные, конфиденциальная информация, коммерческая или государственная тайна, должна соответствовать государственным требованиям безопасности. Федеральная служба по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК России) оценивает софт и следит за соответствием этим требованиям. Проверяется не только документация платформы, но и эффективность защиты в условиях эксплуатации.

Exon прошел данную аттестацию и полностью соответствует требованиям, что гарантирует полную безопасность информации о строительном проекте. Собственная служба безопасности платформы регулярно проводит аудиты системы и всех бизнес-процессов. Техническая поддержка Exon помогает пользователям в настройке и эксплуатации системы. На основе обратной связи также ведется отчетность и отслеживается статистика. Исходя из собранной информации разрабатываются новые решения и варианты модернизации платформы.

Другой фактор, который оценивает ФСТЭК, — уровень навыков сотрудников, ответственных за обеспечение безопасности. Благодаря предусмотренной системе обучения, принятой в компании, специалисты Exon постоянно расширяют свои знания. Это позволяет поддерживать необходимый уровень безопасности в постоянно развивающемся мире цифровых технологий. Кроме того, в соответствии с принятыми в компании организационными мерами, все сотрудники несут ответственность за сохранение конфиденциальности информации.

Все сервера Exon находятся на территории России, что гарантирует сохранность загруженных данных. Компания тщательно следит за обновлением законодательства в сфере строительства и на основе этого регулярно обновляет платформу. Таким образом вся документация, сформированная и загруженная в Exon, соответствует актуальным требованиям Минстроя РФ.

Еще одна полезная функция — ролевой доступ. Exon предусматривает доступ к данным на основании должности, зоны ответственности и так далее. Каждый участник может взаимодействовать с данными и вносить изменения строго в соответствии со своими полномочиями и уровнем доступа. Таким образом, пользователи получают только необходимую информацию. Разработка процессов по обеспечению безопасности и сохранности данных — неотъемлемый этап цифровизации. Использование современных методов шифрования, контроль доступа, резервное копирование и обучение пользователей позволяют обеспечить надежность и безопасность информации. Это минимизирует риски несанкционированного доступа и потери данных. При соблюдении всех государственных требований и выборе надежной внешней информационной системы риски практически полностью отсутствуют, а документация находится в большей безопасности, чем хранилась бы в бумажном виде.

Михаил Владимирович Волковский поделился своим опытом работы в системе Exon: “Документация в электронном виде – это прорыв! Exon является одним из лидеров рынка IT продуктов, который закрывает все потребности как заказчика так и генерального подрядчика”

Сейчас Exon используется на 8 объектах в “СУ 555” для сдачи документации. Система помогла выстроить быструю коммуникацию Генерального подрядчика с Заказчиком, тем самым ускорила процесс согласования и подписания проектной и исполнительной документации.

Михаил Владимирович отметил главные плюсы модулей ПИР и ИТД:

• грамотно выстроен маршрут подписания документации;
• быстрое формирование АОСР;
• возможность загрузки в модуль ИТД паспорта, сертификатов качества и тд документации;
• возможность добавлять замечания к документации.