Управление строительством
Акты о приемке выполненных работ в цифровом пространстве: что получают заказчик и подрядчик
Формирование актов о приемке выполненных работ — неотъемлемая часть строительного процесса. Ежемесячное выполнение строительно-монтажных работ (СМР) оформляется пакетом документов, подтверждающих виды и объемы произведенных работ подрядчиком. Именно акт, составляемый по форме КС-2 подтверждает объемы выполненных работ и запускает процесс оплаты работы подрядчиков.
Однако оформление актов может сопровождаться различными проблемами и трудностями, как результат — задержка выплат. В статье рассмотрим, как протекают процессы формирования акта о приемке выполненных работ сейчас и как их можно улучшить с помощью цифровизации.
Формирование актов о приемке выполненных работ без автоматизации
В соответствии с положениями статьи 753 Гражданского кодекса РФ, если подрядчик сообщает о готовности к сдаче результата выполненных работ, то заказчик обязан немедленно приступить к их проверке и приемке. Процесс официально оформляется в письменном виде: акт подписывают обе стороны договора строительного подряда. Составленный подрядчиком документ необходим как для отчетности перед заказчиком, так и для формирования платежных документов. Порядок, сроки приемки работ и подписания актов выполненных работ устанавливаются в договоре по соглашению сторон.
КС-2 и КС-3 — унифицированные формы для акта выполненных работ и справок о стоимости выполненных работ соответственно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. Но многие строительные организации продолжают использовать стандартные формы: удобно заполнять документы, и они соответствуют всем требованиям.
Формирование, согласование и подписание актов в бумажном виде — времязатратный процесс, из-за которого стороны договора строительного подряда сталкиваются с рядом трудностей:
- Ошибки в расчетах. При проведении расчетов вручную возможны непроизвольные ошибки в силу человеческого фактора, что повлечет за собой переделывание акта и дополнительные временные затраты.
- Неизбежные изменения в документации. В процессе строительства не избежать изменений проектной документации, что приводит к изменениям в смете. Это влечет за собой дополнительные трудозатраты для ручного переноса накопительных данных и формирования корректировочного акта.
- Долгие процессы подписания и согласования. Проверкой актов занимается множество подразделений и десятки сотрудников со стороны заказчика. Пересылка и проверка бумажных документов занимает много времени, а если заказчик выявит ошибку, то внесение изменений и пересогласование затягивают процесс подписания акта.
- Задержка выплат по выполненным работам. Так как акты долго согласовываются и подписываются, при отсутствии автоматизации процессов подрядчики могут не получить выплаты вовремя.
Если строительные компании не применяют современные методы ведения документации, то обе стороны — заказчик и подрядчик — тратят дополнительные ресурсы, финансы и время. Внедрение платформы «Экзон» помогает ускорить приемку выполненных работ и минимизировать влияние человеческого фактора при составлении документов.
«Актирование» от «Экзон»: функционал модуля
Модуль «Актирование» от «Экзон» разработан для формирования, согласования и подписания актов о приемке выполненных работ, а также справок о стоимости выполненных работ. Коммуникация и работа над документами происходят в единой облачной платформе, что делает все процессы прозрачнее и ускоряет получение подписанных документов.
Работа с модулем начинается с загрузки сметы контракта, на основе которой в дальнейшем формируются акты. Смета любой структуры и уровня иерархии загружается в формате xls. Загруженный файл можно удалить, передать в работу или отправить на согласование. В последнем случае проверяющему придет уведомление в системе. Данные из загруженной сметы автоматически переносятся в конструктор актов.
Так как модули «Экзон» интегрированы между собой, пользователь может прикрепить комплект исполнительной документации к работе в конструкторе актов модуля Актирование через модуль ИТД. Расчет стоимости выполненных работ за отчетный период и с начала строительства также происходит автоматически на основе заполненных данных. Список выполненных работ можно сортировать по заданным условиям.
Функционалом модуля предусмотрено предварительное согласование конструктора актов за отчетный период. В случае возникновения замечаний, ответственный за проверку может оставить комментарии и вернуть конструктор на доработку.
На основе согласованного конструктора автоматически создаются акты по форме КС-2 и справки по форме КС-3. Все версии актов хранятся в реестре, откуда их можно выгрузить в формате xls или PDF. В системе предусмотрена функция параллельного согласования, что ускоряет процессы согласования и подписания актов. Каждый акт сопровождается листом согласования, в котором фиксируются все действия с документом. В интерфейсе просмотра также можно ознакомиться с историей согласования.
В случае изменения сметы контракта в процессе строительства в системе можно создать корректировочный акт. Данные из предыдущей и актуальной версии сметы автоматически сопоставляются, переносятся и пересчитываются, что сокращает время проверки акта, а также снижает шанс возникновения ошибок и влияние человеческого фактора. Старая смета и конструктор актов переносятся в архив, поэтому к ним можно вернуться при необходимости.
Модуль «Актирование» от «Экзон»: новые возможности
Внедряя модуль «Актирование» в строительный процесс, заказчик получает:
- Ускоренную проверку, согласование и подписание документов: сроки согласования актов сокращаются в 3 раза;
- Прозрачный процесс сдачи и согласования выполненных работ: каждое действие с актом отображается в листе согласования и в системе хранится история согласования документа;
- Хранение всех версий смет и выполнений в едином цифровом пространстве: все данные хранятся в системе, они не потеряются и к ним всегда можно вернуться.
Подрядчики в свою очередь получают:
- Быстрое и автоматическое формирование актов по форме КС-2 и справок по форме КС-3: формирование и выгрузка займет всего 30 секунд;
- Ускоренную проверку, приемку и оплату выполненных работ: сроки оплаты сокращаются в 3 раза;
- Минимизация ошибок и человеческого фактора: данные вносятся и пересчитываются автоматически;
- Быстрое обновление документа в случае изменение сметы: корректировочный акт формируется автоматически с сопоставлением и перерасчетом данных.
Внедрение системы и обучение сотрудников занимает всего неделю, поэтому все участники строительного проекта смогут быстро воспользоваться преимуществами, предоставляемыми платформой.
Модуль «Актирование» помогает быстро формировать акты по форме КС-2 и справки по форме КС-3 и согласовывать их в режиме онлайн. Автоматизация процессов ускоряет проверку и исправление документов, а также снижает количество ошибок. Прозрачная приемка выполненных работ и проведение оплат вовремя — «Актирование» от «Экзон».
Формирование актов о приемке выполненных работ — неотъемлемая часть строительного процесса. Ежемесячное выполнение строительно-монтажных работ (СМР) оформляется пакетом документов, подтверждающих виды и объемы произведенных работ подрядчиком. Именно акт, составляемый по форме КС-2 подтверждает объемы выполненных работ и запускает процесс оплаты работы подрядчиков.
Однако оформление актов может сопровождаться различными проблемами и трудностями, как результат — задержка выплат. В статье рассмотрим, как протекают процессы формирования акта о приемке выполненных работ сейчас и как их можно улучшить с помощью цифровизации.
Формирование актов о приемке выполненных работ без автоматизации
В соответствии с положениями статьи 753 Гражданского кодекса РФ, если подрядчик сообщает о готовности к сдаче результата выполненных работ, то заказчик обязан немедленно приступить к их проверке и приемке. Процесс официально оформляется в письменном виде: акт подписывают обе стороны договора строительного подряда. Составленный подрядчиком документ необходим как для отчетности перед заказчиком, так и для формирования платежных документов. Порядок, сроки приемки работ и подписания актов выполненных работ устанавливаются в договоре по соглашению сторон.
КС-2 и КС-3 — унифицированные формы для акта выполненных работ и справок о стоимости выполненных работ соответственно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. Но многие строительные организации продолжают использовать стандартные формы: удобно заполнять документы, и они соответствуют всем требованиям.
Формирование, согласование и подписание актов в бумажном виде — времязатратный процесс, из-за которого стороны договора строительного подряда сталкиваются с рядом трудностей:
- Ошибки в расчетах. При проведении расчетов вручную возможны непроизвольные ошибки в силу человеческого фактора, что повлечет за собой переделывание акта и дополнительные временные затраты.
- Неизбежные изменения в документации. В процессе строительства не избежать изменений проектной документации, что приводит к изменениям в смете. Это влечет за собой дополнительные трудозатраты для ручного переноса накопительных данных и формирования корректировочного акта.
- Долгие процессы подписания и согласования. Проверкой актов занимается множество подразделений и десятки сотрудников со стороны заказчика. Пересылка и проверка бумажных документов занимает много времени, а если заказчик выявит ошибку, то внесение изменений и пересогласование затягивают процесс подписания акта.
- Задержка выплат по выполненным работам. Так как акты долго согласовываются и подписываются, при отсутствии автоматизации процессов подрядчики могут не получить выплаты вовремя.
Если строительные компании не применяют современные методы ведения документации, то обе стороны — заказчик и подрядчик — тратят дополнительные ресурсы, финансы и время. Внедрение платформы «Экзон» помогает ускорить приемку выполненных работ и минимизировать влияние человеческого фактора при составлении документов.
«Актирование» от «Экзон»: функционал модуля
Модуль «Актирование» от «Экзон» разработан для формирования, согласования и подписания актов о приемке выполненных работ, а также справок о стоимости выполненных работ. Коммуникация и работа над документами происходят в единой облачной платформе, что делает все процессы прозрачнее и ускоряет получение подписанных документов.
Работа с модулем начинается с загрузки сметы контракта, на основе которой в дальнейшем формируются акты. Смета любой структуры и уровня иерархии загружается в формате xls. Загруженный файл можно удалить, передать в работу или отправить на согласование. В последнем случае проверяющему придет уведомление в системе. Данные из загруженной сметы автоматически переносятся в конструктор актов.
Так как модули «Экзон» интегрированы между собой, пользователь может прикрепить комплект исполнительной документации к работе в конструкторе актов модуля Актирование через модуль ИТД. Расчет стоимости выполненных работ за отчетный период и с начала строительства также происходит автоматически на основе заполненных данных. Список выполненных работ можно сортировать по заданным условиям.
Функционалом модуля предусмотрено предварительное согласование конструктора актов за отчетный период. В случае возникновения замечаний, ответственный за проверку может оставить комментарии и вернуть конструктор на доработку.
На основе согласованного конструктора автоматически создаются акты по форме КС-2 и справки по форме КС-3. Все версии актов хранятся в реестре, откуда их можно выгрузить в формате xls или PDF. В системе предусмотрена функция параллельного согласования, что ускоряет процессы согласования и подписания актов. Каждый акт сопровождается листом согласования, в котором фиксируются все действия с документом. В интерфейсе просмотра также можно ознакомиться с историей согласования.
В случае изменения сметы контракта в процессе строительства в системе можно создать корректировочный акт. Данные из предыдущей и актуальной версии сметы автоматически сопоставляются, переносятся и пересчитываются, что сокращает время проверки акта, а также снижает шанс возникновения ошибок и влияние человеческого фактора. Старая смета и конструктор актов переносятся в архив, поэтому к ним можно вернуться при необходимости.
Модуль «Актирование» от «Экзон»: новые возможности
Внедряя модуль «Актирование» в строительный процесс, заказчик получает:
- Ускоренную проверку, согласование и подписание документов: сроки согласования актов сокращаются в 3 раза;
- Прозрачный процесс сдачи и согласования выполненных работ: каждое действие с актом отображается в листе согласования и в системе хранится история согласования документа;
- Хранение всех версий смет и выполнений в едином цифровом пространстве: все данные хранятся в системе, они не потеряются и к ним всегда можно вернуться.
Подрядчики в свою очередь получают:
- Быстрое и автоматическое формирование актов по форме КС-2 и справок по форме КС-3: формирование и выгрузка займет всего 30 секунд;
- Ускоренную проверку, приемку и оплату выполненных работ: сроки оплаты сокращаются в 3 раза;
- Минимизация ошибок и человеческого фактора: данные вносятся и пересчитываются автоматически;
- Быстрое обновление документа в случае изменение сметы: корректировочный акт формируется автоматически с сопоставлением и перерасчетом данных.
Внедрение системы и обучение сотрудников занимает всего неделю, поэтому все участники строительного проекта смогут быстро воспользоваться преимуществами, предоставляемыми платформой.
Модуль «Актирование» помогает быстро формировать акты по форме КС-2 и справки по форме КС-3 и согласовывать их в режиме онлайн. Автоматизация процессов ускоряет проверку и исправление документов, а также снижает количество ошибок. Прозрачная приемка выполненных работ и проведение оплат вовремя — «Актирование» от «Экзон».
